Заключение. 
Основные направления использования современных информационных технологий в ДОУ и архивном деле

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечении управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа. Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное хранение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Внедрение информационных систем в архивном деле позволяет перевести документы в электронную форму, оцифровать архивные документы, повысить сохранность документов, увеличить перечень платных услуг и повысить эффективность работы с архивом.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности документов. Разработанные и функционирующие в архивах автоматизированные информационные системы предназначены для хранения, поиска, учета документов, служат научно-справочным аппаратом к ним, способствуют созданию различных справочников, указателей, электронных картотек и предусматривают различные формы печати выходных документов.

При использовании информационных систем, уменьшаются общие затраты на управление архивом, его использования, увеличивается надежность за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня. ороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Информатизация в архивном деле все более усовершенствуется и разрастается, постепенно проникает во все направления работы архивов, являясь неотъемлемой частью повседневного труда работников, а это, в свою очередь, самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику работы архивов Новосибирской области автоматизированных архивных технологий.

Обеспечение общедоступности различных архивных баз данных в будущем позволит популяризировать документальное богатство архивов, легкость доступа исследователей, ученых и студентов к документам, сохранность документов на бумажной основе.

Подводя итог вышесказанному, отмечу, что необходимость внедрения автоматизированных технологий в практику работы архивных учреждений, обусловлена необходимостью удовлетворения возрастающих потребностей общества в ретроспективной информации. Активное использование документов Архивного фонда области, повышение роли архивов в решении вопросов защиты законных прав граждан, в том числе по исполнению социально-правовых запросов, требуют повышения эффективности работы архивов, что в определенной мере достигается за счет внедрения новейших информационных технологий в архивной отрасли.