Учёт наличия и движения основных средств

Документальное оформление операций по движению основных средств, организация их аналитического учёта

Поступление, перемещение, выбытие и ликвидация основных средств оформляется типовыми первичными учетными документами. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 декабря 2003 г. № 19.8 (10 449) «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов», утверждены типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь разработаны и утверждены для сельскохозяйственных организаций специализированные формы.

Оприходование объектов основных средств построенных подрядным или хозяйственным способом производят на основании актов. Акты составляет приемочная комиссия, основываясь на Положения о порядке приемки объектов в эксплуатацию, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.11.1991 г. № 452 (с изменениями и дополнениями). Объект основных средств принимается в эксплуатацию на дату подписания акта приемочной комиссией.

Акт о приеме в эксплуатацию объекта составляется в 5 экземплярах, из них два экземпляра передаются в орган управления и юридическому лицу, назначившим приемочную комиссию, два — заказчику и один — подрядчику. Подписанный акт, членами приемочной комиссии, утверждает юридическое лицо, назначившее комиссию.

Приобретение и постановка на учет (тракторов, комбайнов, автомобилей) осуществляется на основании товарно-транспортной накладной (ф. ТТН-1), товарных накладных (ф. № ТН-2), счетов фактур, а также паспортов.

В паспортах отражаются основные технические характеристики машины, время ввода их в действие, норма амортизации (износа), в дальнейшем в них отражают все производимые ремонты за время эксплуатации.

Сельскохозяйственную технику и оборудование, прибывающее железнодорожным или водным транспортом, принимает работник хозяйства в присутствии представителя транспортной организации. Если при приемке установлена недостача, не укомплектованность или порча (поломка) техники в пути, ее оформляют коммерческим актом, который служит основанием для предъявления претензии к поставщику или транспортной организации. При приемке поступившей техники комиссия тщательно сверяет поступившие средства со счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными поставщиков.

Приобретенные основные средства в райагросервисах представители сельскохозяйственных организаций получают доверенности.

Типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств подлежат применению организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. В случае, если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации с дополнительными реквизитами, не содержащимися в данных формах, то организация может внести их, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ (распоряжение, приказ).

Для бухгалтерского учета поступления и выбытия основных средств предусмотрена следующая первичная учетная документация:

• · Акт о приеме-передаче объектов основных средств (ф. № ОС-1).
• · Акт о приеме-передаче групп объектов основных средства (ф. ОС-1а).
• · Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2).
• · Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС-3).
• · Акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14).
• · Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).
• · Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4).
• · Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15).
• · Акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4а).
• · Акт о списании группы объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4б).

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (ф. № ОС-1), акт о приеме передаче групп объектов основных средств (ф. № ОС-1а) применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения; для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (лизинга) (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и другим предусмотренным законодательством способом;

путем приобретения за плату, изготовление для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений);

выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и прочем) другой организации.

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному (ым) объекту (ам).

Реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость» заполняется в случаях, когда недвижимое имущество подлежит государственной регистрации.

В (ф. № ОС-1) раздел 1 имеет информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика).

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации» указывается сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.

В акте данные об объекте основных средств, находящиеся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности.

При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств балы выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату совершения операции.

Данные приема и исключения объектов из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (ф. № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка) в другое.

Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (ф. № ОС-6, ОС-6а, № ОС-6б).

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на прием объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, после чего сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (ф. № ОС-6).

Акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14) применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств.

Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В случае невозможности проведения качественного приема оборудования при его поступлении на склад, акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя, лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (ф. ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля составляется акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по (ф. № ОС-1).

Выбытие основных средств имеет место в случаях физического износа, реализации, безвозмездной передачи, частичной или полной ликвидации, при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, повлекших невозможность дальнейшего использования или нецелесообразность восстановления. Стоимость выбывших основных средств подлежит списанию с баланса организации.

Для определения целесообразности и непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности его восстановления, а также для оформления документации на списание указанных объектов в организации (если наличие основных средств является существенным) приказом руководителя создается постоянно действующая комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица; главный инженер (механик), главный агроном, главный зоотехник, инженер-строитель (прораб), а также главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств. Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители соответствующих инспекций. Комиссия производит:

• · осмотр объекта, подлежащего списанию, с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета, устанавливает непригодность объекта к восстановлению и дальнейшему использованию;
• · устанавливает причины списания объекта (физический износ, реконструкция, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное не использование объекта для производства продукции, выполнения работ и услуг либо для других хозяйственных нужд);
• · выявляет лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объектов основных средств из эксплуатации, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной действующим законодательством.
• · определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и оценку исходя из цен возможного использования;
• · осуществляет контроль за изъятием из списываемых объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определением их количества, веса.

Результаты принятого комиссией решения о списании пришедших в негодность основных средств оформляются актами характеризующие о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств (ф. № ОС-4), о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4а), о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных) (ф. № ОС-4б).

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной автомобильной инспекции Министерства внутренних дел Республики Беларусь.

В показателях граф первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость" указываются:

по объектам основных средств, проходившим переоценку, — восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;

по объектам, не проходившим переоценку, — первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации» сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации.

Затраты на списание объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:

в разделе 3 «Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» (ф. № ОС-4);

в разделе 5 «Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания (ф. ОС-4а);

в разделе 2 «Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств» (ф. № ОС-4б).

Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов, объектов и группового учета объектов основных средств (ф. ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).

Детали, узлы и агрегаты разработанного и демонтированного оборудования, пригодные для ремонта других объектов основных средств, а также другие материалы приходуются в бухгалтерском учете по ценам возможного использования. Непригодные детали и материалы приходуются как вторичное сырье и отражаются по дебету счета учета материалов в корреспонденции со счетом учета операционных доходов и расходов.

Сельскохозяйственные организации для отражения поступления и выбытия основных средств применяют следующие специализированные формы документов, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь:

«Акт приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию»;

«Акт на перевод животных»;

«Акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада»;

«Акт на выбраковку рабочих лошадей из основного стада»; «Акт на списание многолетних насаждений».

Приемку молодых насаждений и зачисление их в группу «Молодые насаждения», а также перевод в группу «Насаждения в эксплуатации» (после поступления полного плодоношения или смыкания кроны) оформляют актом приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию. На плодовые сады, заложенные силами хозяйства, акт составляется комиссией в одном экземпляре, а затем утверждается руководителем организации и вместе с технической документацией передается в бухгалтерию и служит основанием для внесения записей в карточку учета многолетних насаждений. При закладке сада специализированной организацией акт оформляется в 2 экземплярах, один из которых остается у подрядчика, а второй передается заказчику.

Перевод молодняка продуктивного и рабочего скота в основное стадо оформляют актом на перевод животных, который составляет заведующий фермой или бригадир в день перевода животных. При переводе в основное стадо их в обязательном порядке взвешивают. Если переводят крупный рогатый скот, свиноматок, кобыл, жеребцов, в акт записывают каждое животное отдельно с указанием его инвентарного номера, времени рождения, пола, класса и других признаков. Молодняк овец, коз и других мелких животных записывают общим количеством с указанием признаков, характерных для всех животных (порода, пол).

Акт наряду с зоотехником и руководителем подразделения подписывает лицо, передающее животное, и лицо, принимающее его на ответственное хранение и обслуживание.

Приобретенный взрослый скот от поставщиков приходуют в таком же порядке, как и другие основные средства. Вместе с документами на оприходование животных поставщик прилагает племенные свидетельства.

Данные, отраженные в акте заносят в книгу учета движения животных и птицы, а затем в сроки определенные графиком документооборота их вместе с актом о движении скота и птицы на ферме сдают в бухгалтерию хозяйства.

Продуктивный, рабочий скот и другие виды животных могут быть выбракованы из основного стада при утрате ими хозяйственно полезных качеств вследствие значительного понижения продуктивности, способности к воспроизводству, работоспособности, а также неизлечимых болезней, травматических повреждений, пороков, старости и др. Для проведения выбраковки приказом руководителя назначается комиссия в составе: ветврача, зоотехника, руководителя внутрихозяйственного подразделения. При выбраковке животных комиссия руководствуется заключениями со стороны здоровья и назначении животных по данным бонитировки.

После принятия решения о выбраковки животных из основного стада составляются акты в 1 экземпляре следующих форм: «Акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада»; «Акт на выбраковку рабочих лошадей из основного стада». В актах указывают возраст, пол, породу, живую массу. Составленные комиссией акты передаются на утверждение руководителю организации.

Списание многолетних насаждений допускается по истечении биологического периода плодоношения или изреженности насаждений свыше 70%, нормы посадки на один гектар, стихийными бедствиями или другими причинами, обусловившими утрату производственного назначения. При этом составляется в одном экземпляре акт на списание многолетних насаждений, в котором указывают все виды насаждений, списываемых полностью или частично. Полученные дрова, от раскорчевки многолетних насаждений, оприходуют и сдают на склад. Погибшие в результате стихийных бедствий молодые многолетние насаждения списывают по их стоимости на начало года с добавлением затрат на выращивание текущего года до момента гибели.

Безвозмездная передача объектов основных средств в собственность другого юридического или физического лица в обмен на другой товар и в других случаях совершается на основании договора и оформляется актом приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1).

На основании оформленных актов на списание основных средств, на списание автотранспортных средств, выбраковку животных бухгалтерия организации производит отметку о выбытии основных средств в инвентарной карточке.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств, независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации присваивается отдельный инвентарный номер. Инвентарные номера присваиваются бухгалтерией организации в момент принятия объектов к бухгалтерскому учету.

Присвоенный инвентарному объекту номер должен быть на нем обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской, клеймением и другими способами.

В тех случаях, когда объекту, состоящему из нескольких частей, присвоен общий для объекта нормативный срок службы, указанный объект числится под одним инвентарным номером.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера выбывших объектов не могут присваиваться другим, вновь принятым к учету основным средствам в течение пяти лет, начиная с года следующего за годом списания.

Арендуемые основные средства, полученные в аренду, у арендатора могут числиться под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем. Они учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Для осуществления забалансового учета указанных объектов в бухгалтерии арендатора рекомендуется также открывать инвентарные карточки.

Аналитический по объектный учет основных средств (зданий, сооружений, машин, оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря) ведется бухгалтерией организации на инвентарных карточках учета основных средств.

Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект. Если инвентарный объект включает отдельные приспособления и принадлежности, составляющие с ним одно целое, то в этой же карточке приводится перечень таких частей.

В организациях, имеющих небольшое количество основных средств, пообъективный учет может осуществляться в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения, а при наличии большого количества основных средств учет может осуществляться в инвентарном списке.

В инвентарном списке содержаться сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Заполнение инвентарных карточек производится на основе первичной документации: актов приема-передачи, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, изготовление, перемещение и выбытие объектов основных средств. В инвентарных карточках должны быть проведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования; данные о нормативном сроке службы; способ и методы начисления амортизации; о содержащихся в нем драгоценных металлах; индивидуальная характеристика объекта. Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии организации.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца, находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств. Техническая документация, относящаяся к инвентарному объекту, в отдельных случаях передается по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке.

Все основные средства, находящиеся в эксплуатации, закрепляются за соответствующими подразделениями, в которых они находятся и отражаются в инвентаризационных описях: основных средств (ф. № инв.1), инвентаризационных описях рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей (ф. № инв. 2).

Инвентаризационные описи составляются при проведении инвентаризации основных средств, либо полной инвентаризации. Они составляются в двух экземплярах, один из которых остается у руководителя подразделения, а другой — передается в бухгалтерию.

Инвентарный учет основных средств осуществляется на основании следующих документов: инвентарной карточки учета объекта основных средств (ф. № ОС-6), инвентарной карточки группового учета объектов основных средств (ф. № ОС-6а), инвентарной книги учета объектов основных средств (ф. № ОС-6б).

Вышеназванные инвентарные карточки применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.

Инвентарная карточка группового учёта объектов основных средств (ф. № ОС-6б) применяется только для учёта наличия производственного и хозяйственного инвентаря и принадлежностей. При необходимости для учёта наличия, а также учёта движения внутри организации производственного и хозяйственного инвентаря и принадлежностей можно применять инвентарную карточку учёта объекта основных средств (ф. № ОС-6б). Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект — по ф.№ ОС-6б, на группу объектов — по ф.№ ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий — по ф.№ ОС-6б.

Записи при приёме-передаче производятся на основании актов о приёме-передаче объектов основных средств (ф. №ОС-1, №ОС-1а) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других). Приём, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации» указывается сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации.

Инвентарный учёт животных основного стада может вестись в книге учёта движения животных и птицы, или в инвентарных карточках (ф. №ОС-6), (ф. №ОС-6а).

Все инвентарные карточки хранятся в картотеке основных средств. В ней их расставляют по классификационным группам основных средств и местам нахождения объекта.

На выбывшие основные средства (реализованные, переданные безвозмездно, списанные из-за их непригодности и т. д.) инвентарные карточки с отметкой причины их выбытия помещают в картотеку выбывших основных средств и хранят в течении 3−5 лет, по истечении этого срока их уничтожают.

Карточки по основным средствам, переданным в аренду хранят в отдельной карточке до окончания срока их аренды.

Инвентарный учёт многолетних насаждений (плодовых, декоративных, полезащитных и др.) ведётся в инвентарной карточке учёта многолетних насаждений. После приёма насаждений в эксплуатацию в ней указывают срок полезного использования и производят расчёт нормы амортизации.

При списании многолетних насаждений, в связи с их непригодностью к дальнейшей эксплуатации карточки изымаются из картотеки и прилагаются к акту на списание многолетних насаждений.

Если многолетние насаждения передаются безвозмездно или реализуются другим организациям, то копия карточки вместе со 2-м экземпляром акта приёма-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию передаётся покупателю или организации, принимающей насаждения безвозмездно.

Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях инвентарных карточек по учёту основных средств (ф. №ОС-10). Описи инвентарных карточек ведут в бухгалтерии в одном экземпляре по классификационным группам (видам) объектов основных средств. Она составляется один раз в 5 лет. В ней записывают число, месяц, год поступления и первоначальную стоимость объекта. При выбытии учитываемого объекта в описи делают отметку (число, месяц, год выбытия и стоимость), а соответствующая карточка закрывается.