Учет расходов по загранкомандировкам

Заключение

контрактов и их выполнение связано с большой подготовительной и последующей работой. Это неизбежно вызывает необходимость в загранкомандировках и как следствие командировочные расходы. Время пребывания работника в заграничной командировке устанавливается по отметкам в загранпаспорте. Командировочное удостоверение при этом не требуется (кроме командировок в страны СНГ).

Организация-резидент дает поручение уполномоченному банку на снятие валюты со своего специального транзитного валютного счета на указанные цели. Данное поручение оформляется в виде заявки. Купленная иностранная валюта зачисляется на счет 52 «Валютный счет», субсчет 2 «Специальный транзитный валютный счет». Кроме того, на данный специальный транзитный валютный счет зачисляется в пользу резидента иностранная валюта, ранее списанная с указанного счета и являющаяся суммами, не использованными для целей оплаты командировочных расходов или полученными от продажи дорожных чеков, не использованных для оплаты на указанные цели.

В дальнейшем снятие этих средств на командировочные расходы допускается путем получения наличными и оприходования в кассу организации на счет 50 «Касса», субсчет 2 «Касса в иностранной валюте» или путем перевода их за границу командируемому лицу на его счет в банк — нерезидент, на счет третьего лица в пользу командируемого, либо на его имя в банк нерезидент в виде перевода до востребования.

В любом случае основанием для снятия наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации в уполномоченном банке и покупки в нем дорожных чеков является заявка клиента по установленной форме. Основанием для ее оформления служит приказ (распоряжение) руководителя с указанием нормы суточных работнику, отбывающему за границу в командировку, страны, срока и цели командировки. В уполномоченный банк представляется оригинал и копия заявки. Этот документ для банка служит основанием для открытия досье «Командировочные расходы». В него помещается оригинал заявки, а копия возвращается владельцу счета с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявки.

Внесение в кассу организации неиспользованной наличной иностранной валюты должно быть осуществлено не позднее даты, указанной уполномоченным банком в графе 12 заявки клиента. В течение трех банковских дней с момента возвращения в кассу организации эти валютные средства должны быть сданы в уполномоченный банк на текущий валютный счет организации.

Погашение задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов принимается к учету по дате утверждения авансового отчета.

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из одной страны в другую (дата определяется по отметке на загранпаспорте) выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую он направляется. Нормы суточных дифференцированы в зависимости от продолжительности командировки: для работников, направляемых в краткосрочные командировки в данную зарубежную страну из России или из других зарубежных стран (категория А), для работников загранучреждений РФ, направляемых на работу в данную зарубежную страну на длительные сроки и получающих в период нахождения за границей заработную плату в иностранной валюте, и направляемых в краткосрочные командировки в пределах этой зарубежной страны (категория Б).

По нормам категории Б производится возмещение расходов работникам на проезд по иностранной территории при следовании к месту работы за рубежом и обратно, а также при следовании в краткосрочную командировку из-за границы в Россию и обратно. Приведенные нормы возмещения командировочных расходов в указанных пределах учитываются в себестоимости продукции (работ, услуг) только в целях налогообложения. При формировании их фактической себестоимости командировочные расходы на оплату командировок связанных с производственной деятельностью, принимаются к учету в полном объеме. Другими словами надо четко разграничивать суммы НДС по возмещению командировочных расходов, относимых на себестоимость продукции (работ, услуг). Суммы НДС подлежат возмещению из бюджета только в пределах норм, установленных законодательством. Сверх установленных норм суммы НДС возмещению из бюджета не подлежат. Они рассматриваются как прочие внереализационные расходы и списываются в учете следующей записью:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Порядок регулирования средств, направляемых на выплату суточных, неоднократно изменялся. В соответствии с письмом Минтруда и социального развития РФ № 1037-ИХ от 17.05.96 г. «О порядке выплаты суточных работникам, направленным в краткосрочные командировки за границу» было определено, что таким работникам выплачивают суточные и за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются в размере, определенном по норме, которая установлена для выплаты в стране, куда направляется работник. При въезде в Россию он получает суточные по норме, действующей на территории РФ. В тоже время, когда командированный за границей получает от принимающей стороны инвалюту на личные нужды, суточные направляющей стороной не выплачиваются.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в пределах установленных норм производится за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни командировки, как по данной стране, так и по другим странам в целом. При командировании работника за границу его расходы по найму жилого помещения возмещаются только при их документальном подтверждении. Неподтвержденные документами расходы по найму жилого помещения могут быть возмещены работнику с разрешения руководства организации. Данная сумма относится на уменьшение ее собственных источников.

Он имеет также право на компенсацию фактически произведенных и документально подтвержденных расходов по проезду на вокзал, аэродром или пристань и с указанных пунктов в местах отправления, назначения и пересадок (кроме случаев, когда средства передвижения предоставляются работнику бесплатно).

Согласно п. 2 постановления Правительства РФ № 661 от 01.07.95 г. (с изменениями от 22.11.96 г.) «О внесении изменений и дополнений в Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли», с 01.01.95 г. в себестоимость продукции включаются затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, расходы по оформлению заграничных паспортов и других выездных документов.

В аналитическом учете текущих издержек следует выделять субсчета «Расходы на командировки в пределах нормативов, установленных законодательством», и «Расходы на командировки сверх нормативов, установленных законодательством».

Суточные свыше норм должны включаться в совокупный облагаемый годовой доход работника. Основанием для применения данной нормы является п. 2 ст.226 части второй НК РФ. Им предусматривается исчисление сумм и уплату налога на доходы физических лиц производить в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является организация, признаваемая в соответствии с налоговым законодательством налоговым агентом. Исключением из данной нормы является исчисление сумм налога индивидуальными предпринимателями и другими лицами, занимающимися частной практикой, а также исчисление данного налога в отношении отдельных видов доходов. Особенности исчисления налога на доходы физических лиц в таких случаях регулируются ст. 227 и 228 части второй НК РФ.

Бухгалтер, обрабатывая первичные документы об израсходованных суммах распределяет эти суммы по источникам возмещения: с включением в текущие издержки или относимые за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Общая сумма расходов по авансовому отчету утверждается руководителем, а отчет о выполненной работе — непосредственно лицом, санкционировавшим командировку.

К авансовому отчету каждого командированного должны быть приложены необходимые документы, подтверждающие фактически произведенные расходы, как в рублях, так и в иностранной валюте. При этом документы за проживание принимаются к оплате в фактически израсходованных суммах с отнесением на издержки производства (обращения) в пределах утвержденных норм в иностранной валюте. А свыше этих норм — за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, т. е. чистой прибыли.

В то же время в аналитическом учете к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо накапливать суммы по авансовым отчетам в части, превышающей действующие нормы, поскольку эти суммы подлежат налогообложению и используются при составлении расчета налога от фактической прибыли.

Когда командированный за границу работник организации представил документы, расходы по которым выше, чем они определены по действующим нормам, суммы превышения должны быть ему компенсированы. Согласно Закону РФ № 3615−1 от 09.10.92 г. «О валютном регулировании и валютном контроле», компенсация должна быть произведена в рублях.

Система налогообложения налогом на доходы физических лиц командировочных расходов при заграничных командировках аналогична командировкам в пределах территории РФ.

В то же время следует иметь в виду, что, согласно п. 3 ст.217 части 2 Налогового Кодекса РФ не подлежат включению в налогооблагаемый доход:

суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;

фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, на провоз багажа;

расходы по найму жилого помещения. При не предоставлении командированным документов, подтверждающих эти расходы, суммы их не подлежат налогообложению в пределах установленных норм по законодательству РФ. Компенсация этих расходов может быть произведена на основании заявления работника с разрешения руководителя организации;

расходы на оплату услуг связи;

сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;

сборы за выдачу (получение) виз;

расходы на обмен наличной валюты или дорожного чека в банке на наличную иностранную валюту.

Приведенные выше расходы не включаются и в состав доходов при исчислении единого социального налога (п. 2 ст. 238 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации).