Понятие и назначение документационного обеспечения управления

Содержание Введение

1. Понятие и назначение документационного обеспечения управления

2. Основные задачи службы документационного обеспечения управления

3. Современные технологии реализации систем электронного документооборота

4. Нормативная регламентация службы документационного обеспечения управления

5. Структура и основные функции служб документационного обеспечения управления Заключение Список использованной литературы Введение Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах — секретари-референты (секретари).

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т. д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звукои видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кинои фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

1. Понятие и назначение документационного обеспечения управления Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документационное обеспечение управления охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной формы службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2. Основные задачи службы документационного обеспечения управления В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

— разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

— обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

— контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

— установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

— экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

— регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

— контроль за исполнением документов;

— систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

— обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

— разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

— методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

— повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

— упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

— разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

— постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3. Современные технологии реализации систем электронного документооборота Экономическое развитие страны, рост объемов товарооборота во внутренних и внешних сделках, рост участников экономической деятельности в стране и на мировом рынке, деятельность органов государственной власти по управлению и регулированию в настоящее время невозможны без широкого применения новейших информационных технологий и Интернета.

Формирование информационно-правового пространства РФ, национального рынка товаров и услуг и его интеграция в международную экономическую систему сегодня невозможны без существенного развития и использования электронного оборота документов во всех сферах государственного управления и контроля, а также в сферах экономической и хозяйственной деятельности субъектов.

Внедрение новых технологий и использование возможностей трансграничного и дистанционного заключения межрегиональных и межгосударственных сделок предполагает некоторое изменение характера взаимодействия субъектов экономической деятельности.

Приоритетным направлением государственной политики и самого государства в решении задачи обеспечения максимально благоприятных условий для управления, ведения предпринимательской деятельности и оказания услуг своим гражданам является легализация в деловом обороте процедур свободного использования и обмена электронных документов между различными субъектами и обеспечение государственных гарантий применения электронных документов в публично-правовых и гражданско-правовых отношениях субъектов, обусловленные их государственной, экономической и иной деятельностью.

Для решения задачи повышения эффективности государственного управления требуются разработка и принятие правового обеспечения, устанавливающего правила электронного документооборота и регулирующего общий порядок применения электронных документов, а также регламентирующего внедрение в деловой оборот простых и понятных процедур использования и оборота электронных документов между различными субъектами, прежде всего, между органами государственной власти (горизонтальные и вертикальные связи), между юридическими лицами, предпринимателями и органами государственной власти (вертикальные связи) и между юридическими лицами (горизонтальные связи), в т. ч. между юридическими лицами и потребителями.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из: устойчивого электропитания; резервного копирования; антивирусной защиты; профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений организации и организации внешних связей.

Устойчивая тенденция существенного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в значительно большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Анализ деловых процессов показал, что порядка 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с типовым бумажным документом необходимо его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает невероятно большое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу. В то же время при работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.

По экспертным оценкам замена бумажного документооборота электронным способствует росту производительности труда сотрудников на 25−50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Классически бизнес, как деловой процесс, поддерживается системой автоматизации всего на 10−20%. Это, как правило, только те задачи, которые удается четко формализовать и структурировать информацию. Сам же процесс формулирования и формализации традиционной автоматизацией не поддерживается.

Система управления документами (СУД) — это платформа, позволяющая вовлечь в организованную коллективную работу те 80−90% деловой активности, которые до недавнего времени оставались за рамками корпоративных информационных систем. В настоящее время системы управления документами начала 90-х годов, получают все большее распространение. Основной задачей СУД становится организация единых корпоративных электронных архивов документов. Они реализуют ввод, хранение и поиск документов как в текстовой, так и в графической форме, т. е. позволяют организовать работу с неструктурированными документами.

В тесной интеграции с СУД работают системы автоматизации документооборота (системы класса workflow — системы маршрутизации работ или системы управления потоками работ), предназначенные для автоматизации деловых процедур обработки документов, в том числе одной из наиболее значимых — процедуры контроля исполнения документов. Эти системы позволяют объединить в рамках исполнения одного поручения несколько документов. Типичным примером того, когда это необходимо, является подготовка исходящего документа в ответ на входящий. Комбинация технологий workflow и управления электронными документами, подкрепленная некоторыми дополнительными компонентами, позволяет сформировать единое, функционально завершенное решение автоматизации работы с документами.

Полнота решения подразумевает поддержку всего жизненного цикла документа, начиная с момента его появления в организации (создания или получения от внешнего корреспондента) до отправки исходящего документа и архивного хранения.

Таким образом, современными информационными технологиями охватываются такие сферы как:

— делопроизводство;

— ведение информационно-справочных и технических архивов;

— фиксированные деловые процедуры;

— офисный документооборот.

Современный рынок средств электронного управления документами насчитывает шесть основных технологических категорий:

1. Business-process EDM — системы ЭУД, ориентированные на бизнеспроцессы, например, Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

2. Enterprise-centric EDM — корпоративные системы ЭУД, например, Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

3. Content management — системы управления контентом, (информацией), например, Adobe, Excalibur.

4. Information Management — системы управления информацией (информационные порталы), например, Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station).

5. Imaging — системы управления образами.

6. Workflow management — системы управления потоками, например, Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

4. Нормативная регламентация службы документационного обеспечения управления информационный документооборот служба делопроизводство Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по документационному обеспечению управления — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

— Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

— ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

— Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов. Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем. Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

5. Структура и основные функции служб документационного обеспечения управления На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

— приемная;

— секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

— секретариат коллегии;

— протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

— предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

— подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

— организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) — это центр совершенствования ДОУ, методический центр;

К его функциям относятся:

— разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

— разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

— разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

— экспедицию;

— бюро переписки;

— бюро учета и регистрации документов;

— компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем;

5. Центральный архив;

6. Инспекция;

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции;

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива;

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений;

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

— подготовка обращений к рассмотрению руководством;

— контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

— извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

— организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы;

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр;

7. Архив организации — осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение;

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

— подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

— анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

— подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

— организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.

Заключение

На мой взгляд, на современном этапе развития технологий можно вести речь только об электронном виде документационного обеспечения управления. С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации о современном обществе. Практически все властвующие и хозяйствующие субъекты в своей работе в той или иной степени используют информационные технологии. Следует ожидать, что в ближайшие годы электронные документы превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления.

Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов. Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:

§ Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов.

§ Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы).

§ Информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т. п.

§ Собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями и материалами, электронные письма, сообщения Интернет-СМИ и т. п.

Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением ЭЦП. Такие документы уже сильно потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в бухгалтерских расчетах, в переписке, в подготовке договоров и распорядительных документов; в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов (в органах власти).

Другая тенденция последних лет: набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму и развитие на этой основе общей информационно-документальной системы поддержки управленческих решений. Причины такой конверсии могут быть разные. Крупные организации, имеющие разветвленную сеть филиалов и отделений, таким образом, стремятся увеличить оперативность информации (хотя бы в справочных целях). Другие организации рассматривают конверсию как средство перевода бумажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расходов. Конверсия здесь — средство оптимизации способов вторичного использования документов.

Таким образом, электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим, они становятся все более ценным информационным ресурсом как для организаций и предприятий, так и для государства в целом.

Нужно отметить, что в США за последние годы объем продаж программного обеспечения, решающего различные вопросы управления документами и информацией, резко возрос. Главные причины этого явления — идущее ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что электронные документы стали не только привычными, но и предпочтительными.

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. — М.: ООО «Управление персоналом», 2005;

2. Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В. И. Андреева. — М.: КНОРУС, 2006;

3. Березина Н. М. Современное делопроизводство, 3-е изд., — СПб.: Питер, 2007;

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. И др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. — М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001;