Документирование результатов аудиторской деятельности

Документирование аудита. Рабочая документация аудитора, ее составление и использование в процессе проведения проверки.

Федеральный аудиторский стандарт «Документирование аудита» устанавливает единые требования к составлению документации в процессе аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Цель принятия ФПСАД № 2 заключается в оптимизации состава и содержания рабочей документации разделов учета и отчетности для повышения «читаемости» аудиторских файлов, а также в обеспечении возможности контроля за обоснованностью аудиторских доказательств на всех уровнях, в том числе и самоконтроля исполнителя.

В задачи ФПСАД № 2 входит установление единых требований для аудиторов фирмы по объему, составу и содержанию рабочих документов, относящихся к разделам учета и отчетности, включаемых в аудиторские файлы.

Аудиторская организация и индивидуальный аудитор (далее именуются — аудитор) должны документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности. Федеральный стандарт аудита № 2. Документирование аудита (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.10.2004 N 532).

Под термином «документация» понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

Рабочие документы используются:

при планировании и проведении аудита;

при осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;

для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

Назначение аудиторских документов:

1) Документация аудита является одним из важных условий его квалификационного проведения:

для внутрифирменного контроля качества; для аттестации;

в случае возникновения претензий со стороны проверяемого экономического субъекта по качеству проведения аудиторской проверки;

• 2) Документация является доказательством того, что аудиторская проверка действительно была проведена, т. е. не идет речь о выдаче заведомо ложного аудиторского заключения.,
• 3)Учитывая, что сфабриковать рабочие документы аудитора с указанием номеров и дат проверяемых документов без реального проведения аудита невозможно, их обязательное наличие в аудиторских фирмах позволит ликвидировать аудиторские фирмы — «однодневки», которые наносят ущерб профессиональному имиджу аудитора.
• 4) Рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена надлежащим образом, а также раскрывать методы аудита, объем проверенных документов и подтверждать полноту и качественность аудиторского заключения.

УФПСАД № 2 не содержит конкретного перечня обязательных рабочих документов аудита и конкретных требований по их оформлению. Вместе с тем в нем сформулированы факторы, влияющие на форму и содержание рабочих документов, а также дан перечень примерной информации, которая должна быть приведена в рабочих документах.

Форма и содержание рабочих документов определяются такими факторами, как:

характер аудиторского задания;

требования, предъявляемые к аудиторскому заключению;

характер и сложность деятельности аудируемого лица;

характер и состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица;

необходимость давать указания работникам аудитора, осуществлять за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу;

конкретные методы и приемы, применяемые в процессе проведения аудита.

Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных моментов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение, вместе с выводами аудитора по ним. В тех случаях, когда аудитор проводил рассмотрение сложных принципиальных вопросов или высказывал по каким-либо важным для аудита вопросам профессиональное суждение, в рабочие документы следует включать факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов, и необходимую аргументацию.

Аудитор вправе определять объем документации по каждой конкретной аудиторской проверке, руководствуясь своим профессиональным мнением. Отражение в составе документации каждого рассмотренного аудитором в ходе проверки документа или вопроса не является необходимым. Вместе с тем, объем документации аудиторской проверки должен быть таков, чтобы в случае, если возникнет необходимость передать работу другому аудитору, не имеющему опыта работы по этому заданию, новый аудитор смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с прежним аудитором) понять проделанную работу и обоснованность решений и выводов прежнего аудитора.

Достаточность объема рабочей документации определяет руководитель проверки, при этом основными критериями являются наличие документов, подтверждающих выполнение аудиторских тестов по существу в соответствии с утвержденными программами аудита, соблюдение принципа целенаправленной проверки, обеспечение возможности сквозного прослеживания (методом перекрестных ссылок), правильности (ошибочности) формирования отчетных данных.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы отвечать обстоятельствам каждой конкретной аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведения. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов рекомендуется разработать в аудиторской организации типовые формы документации (например, стандартную структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т. п.). Такая стандартизация документирования облегчает поручение работы подчиненным и одновременно позволяет надежно контролировать результаты выполняемой ими работы.

Рабочие документы обычно содержат:

информацию, касающуюся организационно-правовой формы и организационной структуры аудируемого лица;

выдержки или копии необходимых юридических документов, соглашений и протоколов;

информацию об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемое лицо осуществляет свою деятельность;

информацию, отражающую процесс планирования, включая программы аудита и любые изменения к ним;

доказательства понимания аудитором систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля;

доказательства, подтверждающие оценку неотъемлемого риска, уровня риска средств контроля и любые корректировки этих оценок;

доказательства, подтверждающие факт анализа аудитором работы аудируемого лица по внутреннему аудиту и сделанные аудитором выводы;

анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;

анализ наиболее важных экономических показателей и тенденций их изменения;

сведения о характере, временных рамках, объеме аудиторских процедур и результатах их выполнения;

доказательства, подтверждающие, что работа, выполненная работниками аудитора, осуществлялась под контролем квалифицированных специалистов и была проверена;

сведения о том, кто выполнял аудиторские процедуры, с указанием времени их выполнения;

подробную информацию о процедурах, примененных в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности подразделений и/или дочерних организаций, проверявшихся другим аудитором;

копии сообщений, направленных другим аудиторам, экспертам и третьим лицам и полученных от них;

копии писем и телеграмм по вопросам аудита, доведенным до сведения руководителей аудируемого лица или обсуждавшимся с ними, включая условия договора о проведении аудита или выявленные существенные недостатки системы внутреннего контроля;

письменные заявления, полученные от аудируемого лица;

выводы, сделанные аудитором по наиболее важным вопросам аудита, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены аудитором в ходе выполнения процедур аудита, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим аудитором;

копии финансовой (бухгалтерской) отчетности и аудиторского заключения. Федеральный стандарт аудита № 2. Документирование аудита (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.10.2004 N 532).

Документы, которые входят в состав рабочей документации аудита и с помощью которых оформляются аудиторские процедуры и аудиторские доказательства (в том числе и документы, не подготовленные самими аудиторами, например ксерокопии документов клиента), должны иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

наименование проверяемого экономического субъекта. Наименование проверяемого экономического субъекта размещается в левом верхнем углу документа. Можно сокращать название проверяемого экономического субъекта при условии, что данное сокращение расшифровано отдельно в рабочей документации и применяется всеми исполнителями (аудиторами), принимающими участие в аудиторской проверке;

период, за который проводится аудит;

указание на тест проверки;

дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа;

личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку;

дату проверки документа;

личную подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровку.

Каждый рабочий документ должен в обязательном порядке содержать две подписи: подпись лица, подготовившего (получившего) документ, и подпись лица, проверившего документ, то есть руководителя аудиторской проверки. Если документ подготовлен (получен) руководителем проверки, то такой документ должен содержать также две подписи: подпись лица, подготовившего (получившего) документ, то есть руководителя аудиторской проверки, и подпись лица, осуществляющего контроль качества аудиторской проверки.

По каждому из клиентов фирмы заполняются следующие папки:

постоянная папка;

ежегодная (текущая папка).

В постоянной папке размещается постоянная и маломеняющаяся информация о клиенте, например:

копии пакета учредительных документов;

информация о главных акционерах (совладельцах);

данные об организационной структуре организации;

копии долгосрочных соглашений (с банками о займах, с собственными клиентами, с поставщиками), которые имеют значение для проведения аудита на протяжении многих лет;

копии нормативных документов, имеющие отношение к функционированию данной организации или организаций некоторой специфической группы, к которой имеет отношение и организация клиента.

В ежегодной (текущей) папке размещаются текущие рабочие документы аудиторской проверки по итогам каждого конкретного финансового года. На каждый год по каждой проверяемой организации заводится отдельная текущая папка или (в случае значительного объема документации) комплект папок. Это рабочие документы, разрабатываемые, составленные и копируемые в ходе аудита: общий план проведения аудита, программа аудита, проверяемая бухгалтерская отчетность.

По окончании работы с клиентом руководитель проверки обязан проверить порядок оформления папки клиента:

правильность размещения документов в папке;

полноту документов, относящихся к выполнению аудиторского задания;

наличие и правильность нумерации страниц;

наличие в необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.

Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее 5 лет.

Рабочие документы являются собственностью аудитора. Хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.