Совершенствование бухгалтерского учета

Автоматизация системы бухгалтерского учета на предприятии ООО «Багульник»

В ООО «Багульник» бухгалтерский учет ведется с использованием вычислительной техники. Однако многие подразделения предприятия, в которых осуществляется основной объем работ, не оснащены персональными компьютерами. Все внутренние документы выписываются в ручную, что значительно увеличивает трудоемкость обработки документов. Кроме этого применяемое программное обеспечение имеет ряд существенных недостатков, не позволяющих полностью автоматизировать ведение оперативного и бухгалтерского учета.

Предприятию необходимо оснастить рабочие места, лиц, ответственных за документальное оформление хозяйственных операций (например, заведующих складов) персональными компьютерами и обратиться в специализированную фирму (например, ООО «Байт», данная фирма находится на рынке уже длительное время и занимается компьютерными системами и технологиями), которая сможет внедрить в ООО «Багульник» программу, учитывающую специфику и позволяющую связывать воедино все участки хозяйственной деятельности.

Компьютерная обработка данных характеризуется рядом особенностей и имеет некоторые отличия от неавтоматизированной:

• 1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
• 2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей.
• 3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей.
• 4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы.
• 5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

На текущий момент рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета. Сравнение программ бухгалтерского учета представлено в таблице 3.1.

Оптимальным для ООО «Багульник» является сетевой программный комплекс 1С: Бухгалтерия 8.0, предназначенный для автоматизации многоцелевых задач бухгалтерского и налогового учета. Комплекс отличается высокой производительностью, надежной и устойчивой работой на большом количестве рабочих мест в единой информационной сети.

Программный комплекс 1С: Бухгалтерия 8.0 предназначен для ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятиях любой формы собственности, с любым объемом финансового документооборота, любого вида деятельности, в том числе и производство, что в наибольшей мере подходит для предприятия ООО «Багульник».

1С: Бухгалтерия 8.0 является сетевым программным комплексом, то есть обеспечивает одновременную, независимую работу в сети большого количества пользователей. Гибко настраиваемый план счетов позволяет адаптировать комплекс к методике учета, принятой на предприятии.

Комплекс представляет собой набор функциональных разделов, тесно интегрированных между собой. Информация, занесенная каждым пользователем, попадает в единую базу данных и находит отражение в соответствующих разделах комплекса.

Эта возможность исключает необходимость объединения информации по разным участкам бухгалтерского учета, от разных пользователей. Например, регистрируемые в программном комплексе первичные документы автоматически порождают проводки по счетам бухгалтерского и налогового учета, а также по сформированным проводкам или группе проводок можно получить соответствующий первичный документ или отчет.

Программный комплекс позволяет вести синтетический учет и аналитический учет операций хозяйственной деятельности предприятия. Две основных (счет/субсчет) и три дополнительных (по видам субконто) уровня аналитики позволяют группировать информацию, относящуюся к определенному объекту учета по произвольному признаку.

По каждому уровню аналитики можно получать оперативные данные по остаткам и оборотам, формировать отчетные документы с произвольным набором и порядком вложенности основных и дополнительных уровней аналитики. Такая возможность позволяет получать отчеты, отображающие информацию в необходимом ракурсе.

Иерархия сотрудников бухгалтерии позволит разграничить права доступа бухгалтеров к информации для просмотра и корректировки. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне доступа к разделам, устанавливается право просмотра и/или редактирования определенных счетов/субсчетов, формирования по ним проводок в определенной корреспонденции, корректировки информации в закрытых периодах, проведения некоторых операций.

Вся необходимая справочная информация заносится в стандартные справочники, входящие в состав комплекса (организации, номенклатура, частные лица, сотрудники и т. д.). При желании пользователи могут также создавать собственные линейные или древовидные справочники произвольного вида.

Комплекс позволяет в полном объеме вести банковские и кассовые операции, формировать первичные и отчетные документы в соответствии с текущим законодательством.

Обширен раздел учета долгосрочных договоров. Он позволяет вести картотеку договоров с указанием краткого содержания, условий взаиморасчетов, исполнителей по договору, а также сканированную копию.

Существует возможность ведения аналитического учета бухгалтерских операций по каждому договору (авансы, оплаты, закрытие договора, списание затрат и прочее), отслеживания задолженностей по оплатам с контрагентами, формирования и выполнения статистических и экономических запросов по картотеке договоров с получением всей необходимой информации по финансовому состоянию договора, а также формирования и печати отчетных документов, различного рода справок, ведомостей по договорам.

Функции складского учета, заложенные в комплексе, позволяют вести учет готовой продукции по видам, местам хранения, материально-ответственным лицам.

Таблица 3.1.

Сравнение программ бухгалтерского учета.

Затраты на приобретение экземпляров Программы нужно учитывать на счете 97 «Расходы будущих периодов». В соответствии с п. 65 Положения по бухгалтерскому учету, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. 34н, расходы будущих периодов подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся. В нашем случае наиболее применим линейный метод, предусматривающий равномерное списание расходов на приобретение экземпляра Программы на себестоимость продукции, исходя из срока их использования.

Установим срок полезного использования программы, равный 5 годам. При этом целесообразно издать приказ или распоряжение, по организации об установлении срока использования экземпляра Программы со ссылкой на договор об обслуживании, либо обоснованием намерения использовать экземпляр. Программы в течение определенного периода времени.

Приобретаем программный комплекс 1С: Бухгалтерия 8.0 полную версию для начала на 4 рабочих места. Стоимость сетевой версии программы на основе базы данных SQL с возможностью управления распределенными базами данных составляет 27 000 руб., с установкой на неограниченное количество мест.

В таблице 3.2 все хозяйственные операции, связанные с приобретением данного программного продукта.

Таблица 3.2.

Бухгалтерские проводки при приобретении программного комплекса 1С: Бухгалтерия 8.0.

*Аналогичные бухгалтерские записи производятся ежемесячно в течение 5 лет использования программы Расходы на текущее обслуживание списываются в затраты конкретного месяца (таблица 3.3), в котором эти услуги оказаны, независимо от факта оплаты (счет 26 «Общехозяйственные расходы»).

Порядок списания в налоговом учете расходов по приобретению экземпляра Программы, согласно правилам, установленным главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В силу требований ст. 318 НК РФ названные расходы являются косвенными и в полном объеме относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода.

Цена на обслуживание программного комплекса 1С: Бухгалтерия 8.0 договорная, для расчета примем среднюю цену обслуживания.

Таблица 3.3.

Бухгалтерские проводки при обслуживании приобретенного программного комплекса.

Для автоматизации бухгалтерского учета ООО «Багульник» и внедрения программного комплекса нужно дополнительно приобрести 2 компьютера и организовать локальную сеть.

ООО «Багульник» приобретает у ООО «Байт» 2 компьютера. Цена каждого компьютера — 29 500 руб. (в том числе НДС — 4500 руб.). ООО «Багульник» учитывает компьютеры в составе основных средств.

В бухгалтерском учете ООО «Багульник» эти операции отразятся следующими проводками:

Дебет 08 Кредит 60.

— 50 000 руб. ((29 500 руб. — 4500 руб.) * 2 шт.) — приняты к учету компьютеры;

Дебет 19 Кредит 60.

— 9 000 руб. (4 500 руб. х 2 шт.) — учтен НДС со стоимости компьютеров;

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 08.

— 50 000 руб. — введены в эксплуатацию компьютеры.

Классификация относит такие объекты к третьей амортизационной группе. Срок их полезного использования организация может установить равным 4 годам (48 мес.).

С 1 числа следующего месяца бухгалтер будет начислять по компьютерам амортизацию. Ее ежемесячная сумма равна 1 042 руб. (50 000 руб.: 48 мес.).

Представленная рекомендация, носит качественный характер, позволят начать автоматизацию всех участков бухгалтерского и оперативного учета, что позволит лучше контролировать хозяйственные процессы, в том числе выпуск и реализацию готовой продукции, дать более точную оценку деятельности ООО «Багульник».