Оптиматизация затрат на содержание автотранспорта. 
Рекомендации

Организация ООО «Грузоперевозчик 18» пользуется услугами организации ООО «ЕНДС-Урал». На всех машинах установлена программа навигационного контроля «Автоконтроль АТ-11», мобильный терминал УТП-M-01−8.004 с антеннами GPS и GSM, бортовой контроллер со встроенным навигационным приемником GPS/Глонасс, антенна.

Целью оказываемых услуг является предоставление ООО «Грузоперевозчик 18» ограниченного правами администратора системы «Навигатор-С» доступа к Серверу Исполнителя для создания и внедрения комплексной автоматизированной системы навигации, мониторинга, контроля и диспетчерского управления движения автотранспорта.

Требования к Системе диспетчеризации, мониторинга, позиционирования:

• — сбор данных о местоположении и состоянии Объекта
• — ведение базы данных Объектов на сервере Исполнителя, учет и архивирование информации об их состоянии и местоположении
• — определение состояния Объекта на основании показаний подключенных датчиков (например, скорость движения Объекта, пробег, уровень ГСМ в топливном баке и т. д.)
• — анализ и статистическую обработку накопленных данных.

Функции программного обеспечения:

• — определение местоположение Объекта
• — отображение Объекта на электронной карте местности Пермского края
• — определение параметром движения Объекта (скорость, направление, точное время, состояние контрольных датчиков
• — возможность разбиения парка по Объектов на группы
• — возможность задания приоритетов при получении информации от Терминального устройства
• — получение справочной информации о любом контролируемом Объекте (номер, координаты, скорость, курс, состояние датчиков)
• — создание контрольных маршрутов на карте для Объекта
• — просмотр сохраненных данных из Базы данных сервера за требуемый промежуток времени с имитацией движения Объекта.

Нужно прекратить оплачивать расходы по некоторым статьям. Для этого надо продумать все пути оптимизации расходов и выяснить возможные последствия. Затраты по значимости делятся на 4 группы:

• 1) Высокоприоритетные расходы — к ним относится покупка сырья, выдача зарплат основным работникам и т. п. Без таких затрат предприятие не сможет функционировать и остановит свою деятельность.
• 2) Приоритетные расходы — это расходы на рекламу, оплату мобильной связи водителям и механикам. Приостановка финансирования этих статей приведет к сбоям и недочетам в работе компании.
• 3) Допустимые расходы — к ним можно отнести санаторное лечение и другие льготы предоставляемые для сотрудников. Такое финансирование желательно, но не обязательно, особенно, если у предприятия нет свободных средств.
• 4) Ненужные расходы — к примеру, оплата отдыха руководителю. На работе предприятия прекращение таких расходов никак не скажется.

Финансирование последней категории ведет за собой ограничение расходов по третьей. Нежелательно сокращать расходы по первым двум категориям.

В рамках проекта по повышению эффективности использования автопарка рассматриваются в первую очередь возможности увеличить экономическую эффективность за счёт внутренних ресурсов автохозяйства. В первую очередь повышение эффективности достигается за счёт оптимизации планирования и осуществления операционной деятельности. Наиболее пристально рассматриваются процессы эксплуатации автопарка, организации снабжения и ремонта, внутреннего учёта и контроля деятельности автопарка.

В результате оптимизации деятельности автопарка удаётся достичь сокращения бюджета на содержание автотранспорта одновременно с повышением основных эксплуатационных показателей использования автотранспорта, таких как надёжность, своевременность и полнота оказания автотранспортных услуг, минимальные эксплуатационные затраты, что в итоге оказывает существенное влияние на повышение показателей эффективности предприятия в целом.

В рамках оптимизации расходования ГСМ предлагается реализовать комплекс мероприятий по организации системы учёта и контроля за расходом ГСМ автотранспортом. Система может включать в себя разнообразные компоненты, отслеживающие различные аспекты автотранспортной деятельности: это и система карточек для получения топлива на АЗС и датчики автотранспорта, отслеживающие динамику расхода топлива, и мониторинг за передвижением автотранспорта средствами глобального позиционирования (Глонас/GPS), а так же данные различных учётных систем (автотранспортной, логистической, складской, бухгалтерской) в которых отражается получение и суть выполняемой транспортной задачи, нормы времени и расходов для её выполнение. В результате интегрирования этих компонентов возникает возможность жёстко и объективно контролировать расход ГСМ и принимать соответствующие управленческие решения для его оптимизации.

Существует множество схем, с помощью которых недобросовестные сотрудники, работающие на автотранспортом предприятии, могут осуществлять махинации с топливом.

Специалисты по внедрению контроля за топливом утверждают, что воровство горючего в России существует почти на каждом предприятии, где за этим не следят. Только на одной единице транспорта компании могут ежемесячно не досчитываться около 15 000 — 30 000 рублей.

Эксперты утверждают, что персонал ворует топливо в компаниях в огромных количествах, и пресечь это можно только при помощи внедрения специальных технологий по расходу за топливом.

По статистике средний объем хищений топлива в России в год растет на 5%.

Способы хищений необычайно разнообразны: начиная с банального слива топлива из бака с целью дальнейшей перепродажи, заканчивая покупкой чеков на автозаправках и подкручиванием показаний одометра или счетчика моточасов. Базу для возможности таких хищений в какой-то степени создает практически полное отсутствие контроля над водителями транспорта и операторами техники после их выезда из гаража.

Кроме того, узкофункциональные системы контроля такие, как тахографы или GPS/ГЛОНАСС-трекеры, против сливов топлива оказываются малоэффективны, ведь при одном и том же пробеге, но разных режимах работы двигателя, расход топлива может различаться в 2−3 раза. А строительную технику, которая работает, не покидая площадку, бесполезно контролировать при помощи навигационных систем.

C другой стороны, рост объема хищений связан и с подорожанием коммерческого топлива и повышением его цены на черном рынке и, как следствие, ценности для расхитителей.

Для успешной борьбы с хищениями топлива требуются специализированные системы контроля его расхода, как самостоятельные — например, для строительной техники, которая не покидает площадку, так и совмещенные с ГЛОНАСС/GPS-трекерами — для грузового транспорта, позволяющие не только отслеживать его положение, но и четко отражать в программе расход топлива и сливы. В основе таких систем лежит высокоточный датчик количества топлива в баке, а также специализированный блок управления, отслеживающий параметры работы двигателя и определяющий реальный расход топлива. Такие системы устанавливаются на самосвалы, экскаваторы, карьерную технику, погрузчики, трубоукладчики, дизельные электростанции, тепловозы, топливозаправщики, буровые установки и другие типы транспортных средств и спецтехники, а также водный транспорт.

Внедрение системы мониторинга и контроля расхода топлива позволяет пресекать:

• 1) воровство топлива и нецелевое использование техники водителями
• 2) эффективно нормировать расходы на ГСМ
• 3) контролировать перемещение транспорта
• 4) контролировать соблюдение маршрута и графика движения

Кроме того, объединение системы контроля расхода топлива в учетную систему компании позволит эффективно пресекать «сложные» схемы хищений, включающие не только водителей, но и менеджмент и бухгалтеров. Также помогает разрешать спорные вопросы по использованию техники в отношениях с клиентами.

Типичные проблемы внешней транспортной логистики:

• 1) Ручное планирование заявок (маршрутов) и схем доставки продукции от поставщиков и до клиентов
• 2) Неэффективное использование собственного и наемного подвижного состава
• 3) Потери от простоя в ожидании погрузки и выгрузки транспортного средства
• 4) Потери от прогулов (невыходов) водителей, неэффективной работы и прочего
• 5) Потери от умышленного хищения ГСМ, «левых рейсах» и прочего

Типичные проблемы внутренней транспортной логистики:

• 1) Ситуация «упорядоченного хаоса» с маршрутами и схемами движения внутреннего электротранспорта производственных компаний
• 2) Длительная процедура загрузки, приемки и выдачи ТМЦ со склада на склад, потери времени при переездах (в случае большого разброса предприятия)
• 3) Ошибочное видение в руководителях транспортного цеха «главного виновного» срывов выполнения производственного плана
• 4) Высокий уровень износа электрокар (электропогрузчиков), финансирование и приобретения запасных частей в последнюю очередь
• 5) Низкая производительность транспортного цеха, из-за слабой системы мотивации и низкой квалификации персонала

Вышеперечисленные десять типичных проблем производства встречаются на 35−40% производственных и торговых российских компаниях.

Основными путями повышения эффективности транспортной логистики являются:

• 1) Организационные улучшения: регламентация, мотивация и перестройка работы транспортного процесса в соответствии с международными стандартами логистики серии MS-9000, MMOG/LE, RCM
• 2) Технико-технологические улучшения: создание ремонтного участка и бригады мобильной помощи при возникновении неисправностей с электротранспортом в пути
• 3) Информационные улучшения: разработка или приобретение автоматизированного программного обеспечения для планирования, маршрутизации и контроля эффективности использования ТС

Существует несколько эффективных способов снижения затрат на топливо до 60%:

· Ежедневный контроль несанкционированного слива топлива Решение: для устранения хищений, слива остатков, искусственного увеличения объема топлива в баке, махинации с одометром нужно установить датчик уровня топлива.

· Оптимизация маршрутизации, результатам чего является сокращение пробега по рейсу Решение: маршрутизация позволяет решить проблемы связанные с определением объемов перевозок грузов во временном и территориальном разрезе, проблемы в расчете количества транспорта, необходимого для обеспечения грузопотоков Построение оптимальных маршрутов позволяет решить такие задачи как:

• 1) Максимальная производительность транспортных средств;
• 2) Минимизация себестоимости транспортировки грузов.

Эффективно формировать маршруты можно например, за счет программы для БИТ. Управление транспортной логистикой. Система предназначена для автоматизации транспортно-логистических процессов компаний, она представляет:

• · Непрерывный контроль параметров транспорта (местоположение транспорта, пробег, скорость, расход топлива)
• · Обеспечить полный контроль параметров транспорта позволяют системы GPS мониторинга/ГЛОНАСС. Благодаря системам мониторинга транспорта водители начинают применять более безопасный стиль вождения, улучшается трудовая дисциплина на 98%, устраняются рейсы на сторону, за счет контроля местоположения транспорта с использованием транспортных терминалов. Эти мероприятия позволяют сэкономить на топливе, уменьшить случаи агрессивного вождения

Руководство компании, начальники транспортных подразделений с помощью ГЛОНАСС/GPS мониторинга могут анализировать работу автотранспорта, оценивать эффективность и принимать меры по ее повышению.

· Соблюдение регламентов технического обслуживания транспорта Если анализировать результаты текущего ТО: контроль, замена масла, замена фильтров и свечей зажигания можно добиться снижения затрат на топливо от 4% до 10%. Модуль «Контроль пробега» системы GPS мониторинга «СКАУТ» позволяет в автоматическом режиме сообщать по электронной почте о необходимости проведения ТО транспортного средства.

Решение: главное не ошибиться при выборе поставщика. Программа должна формировать данные:

• 1) фактический расход на ГСМ
• 2) отработанное водителями время
• 3) фиксировать время выезда машины с территории базы и ее возвращения
• 4) мониторинг нахождения в пути и работы в стационарном режиме на объекте
• 5) контроль времени, места и объема заправки

Кроме того, нужна возможность формирования отчета, где бы указывалось фактически пройденное расстояние и расход горючего ГСМ и контроль резких перепадов топлива в баке (для выявления фактов его слива).

Тестирование приборов должно длится не меньше двух месяцев. Чтобы подрядчик сумел устранить сбой в собственном программном обеспечении.

Также на выбор влияет количество положительных отзывов и рекомендаций, а также оперативность технической поддержки поставщиков.

Контролировать работу, сопоставлять списание топлива по путевым листам и по данным показаниям системы мониторинга нужно назначить сотрудника, специально нанятому для этих целей.

Стоимость систем Компания при проведении тендера получила предложения в диапазоне 250−600 рублей за сопровождение одного прибора в месяц. Ежемесячная абонентская плата начисляется за каждую единицу техники, поэтому некоторые обслуживающие организации устанавливают привлекательно низкие цены на сам прибор ГЛОНАСС и его установку. При этом невозможно приобрести систему у одного поставщика, а обслуживаться у другого — предустановленное программное обеспечение не позволит сменить исполнителя. Кроме того, предлагается множество услуг за дополнительную плату, которыми можно воспользоваться по желанию: активация sim-карт мобильного оператора, контроль скорости передвижения транспорта, составления отчетов силами специалистов подрядчика и т. п.

В случае с ООО «Грузоперевозчик 18» кроме самого блока ГЛОНАСС и модуля GPRS с sim-картой мобильного оператора нужно приобрести датчики уровня топлива, чтобы можно было контролировать перепады в его расходе. В зависимости от модели прибора (количества топливных датчиков) стоимость варьировалась в диапазоне от 24 до 36 тыс. рублей за единицу.

Итоги внедрения системы

После заключения договора и установки оборудования на все машины автопарка компания приступила к наиболее проблемному этапу внедрения системы ГЛОНАСС — первичному мониторингу отклонений списания по путевым листам от показаний приборов. Уже в первый месяц действия программы были выявлены серьезные расхождения «бумажных» и реальных данных: водители приписали время работы машины в путевых листах, списан больший объем горючего, выявлено несколько фактов слива топлива из баков. В итоге, как оказалось, абсолютное большинство (95%) работников пытались ввести руководство в заблуждение.

В случае с приписками километража и т. п. проблема решалась достаточно просто — путевые листы не принимались к учету и возвращались водителям для исправления, то же самое происходило, когда обнаруживалось несоответствие времени выезда и возврата транспорта на базу.

Пресечь слив топлива сложнее. Выявив факт воровства, компания может обратиться в полицию и лишь по результатам расследования и решения суда взыскать с водителя ущерб. Добровольно, конечно, никто хищение за собой не признает. Но когда в парке работает более 200 водителей, трудно завести уголовное дело почти на всех. Да и доказать кражу сложно, ведь топливо сливается на расстоянии 50−350 км от города, без свидетелей. Как вариант, можно проводить профилактику противоправных действий. Показывать, что компания, несмотря на ухищрения своих сотрудников, выявляет каждый случай мошенничества. Кстати, некоторые водители увольняются сами, понимая, что сливать топливо с рабочей машины станет невозможно.

Сопротивление персонала

В первый месяц работы системы ГЛОНАСС водители, не понимая принципов ее действия, продолжали сливать топливо. Во второй — пойманные на кражах стали искать другие способы для своих махинаций. Например, недоливать горючее в бак (остатки сразу сливать в канистры) или вообще заправлять чужой транспорт, а в путевом листе приводить факт заправки и подтверждать его чеком. В третий месяц многие водители пытались вывести приборы, в первую очередь датчики топлива, из строя. С вандализмом боролись с помощью статей 232 и 233 ТК РФ (возмещение ущерба), позволяющих удерживать из зарплаты сотрудников сумму причиненного вреда работодателю в размере, не превышающем среднемесячный заработок. Для этого каждый факт выхода прибора спутникового слежения из строя проверяла комиссия с участием штатных специалистов и представителей обслуживающей приборы организации. За работником оставалось право ознакомиться со всеми материалами служебной проверки и обжаловать решение в порядке, установленном ТК РФ.

В условиях длительных работ на объектах, когда специалисты присутствуют там по несколько недель, сменяя друг друга, не получается закрепить за всеми машинами одного или нескольких конкретных водителей. Поэтому в качестве антивандальных мер компания заключает договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба (ст. 245 ТК РФ). Хотя, как правило, непосредственный виновник, который по закону обязан возместить потери компании, определяется самой бригадой.

В ООО «Грузоперевозчик 18» не только преследуют водителей за противоправные действия, но и работают над предупреждением преступлений. После установки системы мониторинга каждому работнику автопарка выдали памятку. В ней кратко описываются принципы ее действия, перечисляются контролируемые с ее помощью параметры работы транспорта, а также напоминается об административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности за умышленное причинение вреда имуществу предприятия. Такие памятки выдаются и сотрудникам, принимаемым на работу.

Окупаемость проекта По предварительным оценкам, экономия на ГСМ должна была составить около 10%, то есть 4 млн. рублей в год, а срок окупаемости приборов — 1 год. Однако по истечении нескольких месяцев работы системы результаты заметно превзошли ожидания: при абонентской плате 350 рублей за одну машину экономия расхода топлива составляет в среднем 12−15% (5,2 млн руб. в год). А сам проект окупился за шесть месяцев, а не за год.

Следующая проблема, как законно наказать водителя за хищение топлива? Для этого нужны законные обоснования.

Руководители в случае, когда транспортное средство оснащено системой мониторинга и контроля топлива, и система контроля топлива зафиксировала признак слива топлива с автомобиля начинают разбираться: детальный анализ происшествия, консультации со специалистами системы мониторинга, беседы с водителем и, как результат, наказание в виде лишения определенной части заработной платы либо более решительные меры, вплоть до увольнения сотрудника.

В силу достаточно большого ажиотажа вокруг проблемы воровства топлива и доступности информации люди стали более грамотными, многие знают свои права и обязанности. Многие водители «подкованы» и в случае судебного разбирательства могут добиться отмены действий руководителя предприятия, если суд сочтёт их неправомерными. Водитель будет восстановлен в прежней должности, ему выплатят заработную плату за время незаконного увольнения, компенсируют его затраты на адвоката и государственную пошлину, а в некоторых случаях и само предприятие будет привлечено к ответственности. Так же сотрудник вправе потребовать от предприятия компенсацию причиненного морального ущерба. Этот исход событий может произойти тогда, когда отсутствуют доказательная кражи топлива. В случае судебного разбирательства бумага с распечатанными графиками топлива не является достаточным доказательством вины водителя. Из этого выходит, что организация не сможет наказать водителя за хищение топлива и будет вынуждена признать свои действия ошибочными, компенсировать сотруднику издержки.

Уникальный математический алгоритм, реализованный в системе СКАУТ, показывает общий расход топлива, позволяет точно указывать объём, время и место заправок и сливов, определяет средний расход топлива на разных режимах работы двигателя: в движении литр на 100 км., на холостом ходу — количество литров за час, что позволяет сравнивать полученные данные с нормативными, и своевременно обнаруживать повышенный расход.

Деление общего расхода топлива на холостой ход и расход в движении позволяет выявлять ситуации нерационального расхода топлива водителем, который не глушит двигатель на длительных стоянках, после этого привозит путевой лист с повышенными данными о расходе топлива транспортного средства. Программа «СКАУТ» формирует график расхода топлива. Из графика можно сделать выводы.

• · плавное уменьшение уровня соответствует расходу топлива по нормам
• · резкое увеличение уровня показывает заправку
• · резкое снижение уровня указывает на слив топлива

График — формируется в зависимости уровня топлива от пробега, который позволяет более детально просмотреть расход и выявить слив через «обратку». «Обратка» — самый распространенный вид хищения топлива у водителей. В этом случае топливо сливается плавно, при заведённом двигателе, такой метод хищений трудно доказуем. Не менее известный способом хищения топлива — является «капельница» — топливо сливают из бака тонким шлангом продолжительное время.

В программе «СКАУТ» можно увидеть точное количество слила с бака в литрах. Также можно определить по резкому снижению уровня топлива после первой заправки.