Учет командировочных расходов

" Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются" .

В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно статье 168 ТК РФ к расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся:

• — расходы по проезду;
• — расходы по найму жилого помещения;
• — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• — иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), согласно которому к командировочным расходам относятся:

• — проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• — наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• — суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;
• — оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• — консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы" .

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы, командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

В соответствии с пунктом 15 Инструкции № 62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство организации принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

И в бухгалтерском и в налоговом учете суточные включаются в состав командировочных расходов.

В бухгалтерском учете командировочные расходы учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат и представляют собой согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности.

Признание командировочных расходов в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, когда они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления расходов.

Как правило, командировочные расходы осуществляются подотчетными лицами, поэтому признание представительских расходов осуществляется по мере утверждения авансового отчета подотчетного лица.

Если же командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные будут формировать первоначальную стоимость основного средства. Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусматривается, что организации, производящие физическим лицам: «выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде». А так как для целей налогообложения прибыли налогоплательщик вправе учесть только суточные (полевое довольствие) в пределах норм, то сверхнормативные суммы, налогоплательщик не учитывает при определении налоговой базы по налогу на прибыль (пункт 38 статьи 270 НК РФ).

Выдача работнику денежных средств под отчет на командировку производится на основании Приказа руководителя о направлении работника в командировку.

В налоговом учете нормированию подлежат суточные и полевое довольствие, все остальные виды командировочных расходов принимаются для целей налогообложения в размере фактических затрат. В целях исчисления налога на доходы физических лиц размер суточных ограничен в сумме 700 рублей в день по командировкам по территории России, и 2500 рублей по загранкомандировкам.

Налоговый учет относит командировочные расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При методе начисления датой признания таких расходов в налоговом учете в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является день утверждения авансового отчета. Нормы суточных и расходов на полевое довольствие, выдаваемых работнику сверх норм, не учитываются для определения налоговой базы по налогу на прибыль. На это указано в пункте 38 статьи 270 НК РФ.