Понятие информационных технологий, их виды

План

1. Понятия информационных технологий виды информационных технологий

2. Информационная технология обработки данных и примеры их внедрения

3. Информационная технология управления и примеры их внедрения

4. Информационная технология автоматизированного офиса и примеры их внедрения

5. Информационная технология поддержки принятия решений и примеры их внедрения

6. Информационная технология экспертных систем и примеры их внедрения

7. Биллинговые системы и примеры их внедрения Список использованной литературы

1. Понятия информационных технологий виды информационных технологий

Информационная технология — это процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Цель информационной технологии — производство информации для ее. анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии.

Новая информационная технология — это информационная технология с «дружественным» интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Новая информационная технология базируется на следующих основных принципах.

Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером.

Интегрированность с другими программными продуктами.

Гибкость процесса изменения данных и постановок задач.

В качестве инструментария информационной технологии используются распространенные виды программных продуктов: текстовые процессоры, издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные календари, информационные системы функционального назначения.

К основным видам информационных технологий относятся следующие.

1. Информационная технология обработки данных

2. Информационная технология управления

3. Информационная технология автоматизированного офиса

4. Информационная технология поддержки принятия решений

5. Информационная технология экспертных систем

6. Биллинговые системы

2. Информационная технология обработки данных и примеры их внедрения Характеристика и назначение Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

обработка данных об операциях, производимых фирмой;

создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Основные компоненты Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 3.12) и приведем их характеристики.

Рис. 3.12. Основные компоненты информационной технологии обработки данных

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции: классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

При расчете заработной платы каждая запись включает в себя под (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т. п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки:

сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;

укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчетов (документов).

В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы или в связи с проведенной фирмой операцией так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Пример внедрения информационная технология обработки данных Работа информационной системы НЦ ОМЗ с данными прибора MODIS космического аппарата TERRA

Рассматриваются основные элементы информационной системы космических данных ДЗЗ, разрабатываемой и создаваемой в НЦ ОМЗ при участии ФИРЭ РАН. Рассмотрена работа подсистем хранения информации и доступа к данным на примере информации прибора «MODIS» космического аппарата «TERRA».

Большие объемы информации, получаемые в настоящее время с помощью средств дистанционного зондирования Земли (ДЗЗ) из космоса, диктуют необходимость создания адекватных информационных систем для обработки, каталогизации и архивации поступающей информации и результатов обработки экспериментальных данных. Данные, накапливаемые в информационной системе, могут использоваться для решения как оперативных, так и фундаментальных научных и прикладных народнохозяйственных задач [1−3].

Одними из основных элементов информационной системы (ИС) данных ДЗЗ являются подсистемы хранения информации и доступа к данным. Эти подсистемы должны обеспечивать необходимый уровень надежности хранения данных и эффективность доступа пользователей к соответствующим данным. Как правило, информационные системы ориентируются на конечного пользователя. Поэтому информационная система должна обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который обеспечивает пользователю выполнение всех необходимых для его работы функций, и в то же время, исключает возможность выполнения пользователем каких-либо несанкционированных действий. Информация, получаемая с космических средств ДЗЗ, накапливается и хранится в центрах обработки и хранения космической информации, в том числе и в специализированных (тематических) центрах обработки и хранения космической информации.

Краткое описание информационной системы

Информационная система НЦ ОМЗ включает в себя следующие функциональные подсистемы:

* прием спутниковых данных, их архивирование в оперативном архиве;

* обработку данных до уровня 1Б (http://wgiss.ceos.org//ceos.html);

* каталогизацию информации в разработанной для этих целей Базе данных (БД);

* создание долговременного архива на магнитных лентах типа DLT;

* создание системы обмена данными через Интернет.

Инфраструктура ИС состоит из совокупности каталогов архивов космической информации и программно-аппаратных средств обмена каталожной и сопутствующей информацией. Инфраструктура ИС позволяет в рамках единой системы проводить общий и детальный поиск данных, а также оформлять заказы на их получение. В настоящее время в НЦ ОМЗ имеются архив и электронный каталог данных, полученных и получаемых с отечественных и зарубежных космических систем ДЗЗ. Имеется возможность удаленного доступа к каталогу по каналам связи и через Интернет. Завершается создание комплекса программно-аппаратных средств инфраструктуры по поддержке архива долговременного хранения данных и электронного каталога.

На Рис. 1 приведена общая схема информационной системы НЦ ОМЗ.

База данных информационной системы НЦ ОМЗ

Управление Базой данных осуществляется системой управления базами данных (СУБД). СУБД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание данных, работу с ними и организацию коллективного пользования информацией. СУБД также существенно облегчает ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. Для управления Базой данных информационной системы НЦ ОМЗ используется СУБД Oracle. Это гибкая система управления базами данных, предназначенная для хранения и ведения данных. Она представляет собой полный набор продуктов, предназначенных для решения многих задач информационной технологии. Приложения Oracle переносимы на большинство существующих платформ и операционных систем, начиная с персональных компьютеров и заканчивая большими параллельными многопроцессорными системами. В разработанной БД выделены два раздела. Первый раздел используется для хранения описаний наборов данных (коллекций) космических наблюдений, второй раздел — для хранения детальных описаний отдельных единиц хранения данных (гранул).

Для обработки, каталогизации и архивации данных в оперативном и автоматизированном режиме было разработано специальное программное обеспечение (ПО), включающее в себя:

1.ПО обмена данными:

* ftpx — пакетная перекачка данных с сервера оперативного архива в буфера системыобработки

данных и их подготовки к архивированию;

* ftpput — пакетная перекачка данных из системы обработки данных на сервер оперативного

архива.

2.ПО регистрации спутниковых данных, поступающих в систему обработки.

3.ПО каталогизации спутниковых данных, поступающих в долговременный архив.

4.ПО подготовки архивных копий наборов данных и переноса их на магнитные носители (типа DLT).

Система запроса данных в информационной системе НЦ ОМЗ Приоритетным требованием пользователей к информационным системам является снижение временных затрат на поиск и получение целевой информации (данных). Необходимым условием выполнения этого требования применительно к системе космических данных является организация поиска данных одновременно по всем коллекциям данных, включенным в систему. Для этого в системе запроса данных созданы специальные пользовательские интерфейсы (шлюзы доступа) к описаниям хранимых в архивах системы данных. Преимуществом этих интерфейсов является то, что они позволяют организовать процесс поиска, ознакомления с описаниями и графическими примитивами данных, а также оформление заказа на передачу данных в рамках единого графического интерфейса. Существенным преимуществом СЗД в целом является то, что пользователь через системный интерфейс получает актуальную информацию о хранимых в архиве данных. В обеспечение этого пользовательские интерфейсы СЗД организуют доступ непосредственно к каталогам архива космических данных, содержание которых синхронизовано с составом описываемых архивов. Кроме того, система поиска информации в СЗД организована таким образом, что еще на этапе формирования запроса исключена возможность создания противоречивого запроса, т. е. запроса, который заведомо не может быть удовлетворен ни одной из записей распределенной базы данных.

Каждая из гранул полученного при детальном поиске списка снабжена, так называемым, просмотровым изображением (browse images (NASA), или quicklook (ESA)). Оно предназначено, прежде всего, для визуальной оценки качества архивной информации как по условиям наблюдений (например, освещенности и наличию облачности), так и по наличию дефектов и искажений, возникающих при приеме и обработке данных. Интерфейс пользователя СЗД обеспечивает возможность просмотра этих изображений и дополнительной селекции списка гранул по результатам визуальной оценки их качества. Наряду с поиском и предварительной визуальной оценкой качества данных, интерфейсы СЗД позволяют оформить заказ на выбранные данные, размещенные в архиве информационной системы, непосредственно после завершения поиска в рамках одной и той же сессии работы с интерфейсом СЗД. В случае, когда пользователь выбрал необходимый ему набор данных, он может оформить заказ на получение этих данных. Оформление заказа включает в себя две процедуры: 1) выбор формы передачи данных, 2) регистрацию контактной информации о заказчике. При выборе формы передачи данных пользователь должен иметь возможность выбрать тип носителя, на котором передаются данные, а также указать предпочтительный формат, используемый при записи данных на выбранные носители. Оформленный заказ пересылается в архив данных. Одновременно пользователю по электронной почте пересылается запрос на подтверждение заказа. Как правило, заказ начинает исполняться архивом только после получения подтверждения непосредственно от заказчика данных. Для решения этой задачи была разработана система поиска и запроса данных с использованием только свободно распространяемых программ и библиотек для операционной среды Solaris. Основу системы поиска и запроса данных составляет Web сервер Apache с модулем PHP. Модуль PHP позволяет гибко формировать формы запросов, формы представления результатов и содержит встроенные средства доступа к базе данных Oracle. Кроме того, он позволяет использовать графическую библиотеку для динамической генерации изображений, нанесения на них заданных контуров (многоугольник, эллипс и др.) и текстовой информации. Указанные программы и библиотеки существуют и для других платформ, таких как Windows и Linux. При необходимости разработанные программы могут быть перенесены на другие платформы с минимальными затратами, связанными, в основном, с онфигурированием соответствующих программ. Web страницы системы поиска данных генерируются инамически.

3. Информационная технология управления и примеры их внедрения

Характеристика и назначение

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются

Следующие задачи обработки данных:

1.Оценка планируемого состояния объекта управления;

2.Оценка отклонений от планируемого состояния;

3.Выявление причин отклонений;

4.Анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Основные компоненты

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Пример внедрения информационная технология Информационная технология управления MES-системы

MES сокр. от англ. Manufacturing Execution System

MES — это система оперативного управления производством.

MES-система объединяет инструменты и методы управления производством в реальном времени, инициирует, отслеживает и документирует производственные процессы от начала выполнения заказа до выпуска готовой продукции.

Функции MES-систем

Современная модель Collaborative Manufacturing Execution System (c-MES) разработанная в 2004 году международной ассоциацией производителей систем управления производством (MESA) включает в себя девять основных функций MES-системы.

* Контроль состояния и распределения ресурсов (RAS) — Управление ресурсами производства: технологическим оборудованием, материалами, персоналом, документацией, инструментами, методиками работ.

MES-система в режиме реального времени показывает загрузку производственных ресурсов: на каком оборудовании, какие операции выполняются или выполнялись, задействованный для этого персонал и инструменты. Данные по загрузке могут анализироваться в дальнейшем не только в привязке к конкретному оборудованию, бригадам рабочих или инструменту, но и к производственным заказам и партиям продукции

* Диспетчеризация производства (DPU) — Управление материальными потоками по операциям, заказам, партиям, сериям, посредством рабочих нарядов. MES-система позволяет управлять последовательностью производственных заданий, перераспределять отдельные операции между конкретными экземплярами оборудования, бригадами рабочих в соответствии с текущей ситуацией в цехе.

* Управление документами (DOC) — Контроль содержания и прохождения документов, сопровождающих изготовление продукции, ведение плановой и отчетной цеховой документации.

Функция обеспечивает безбумажный документооборот на производстве: вся сопроводительная документация ведется в электронном виде. Это — производственная документация (заказ-наряды, сменные задания и пр.), технологическая документация (спецификации на изготовления продукции, маршрутно-технологические карты), специализированная документация (качественные удостоверения, ветеринарные сертификаты и пр.)

* Сбор и хранение данных (DCA) — Взаимодействие информационных подсистем в целях получения, накопления и передачи технологических и управляющих данных, циркулирующих в производственной среде предприятия.

MES-система не только способна собирать и хранить производственные данные, но позволяет обрабатывать их и представлять в удобном для анализа виде. Кроме того, MES-система является информационным слоем между ERP-системой и АСУТП или технологическим оборудованием. Именно MES передает в ERP фактические данные о выполнении производственного плана, т. е. интегрирует производство в единую информационную систему предприятия.

* Управление персоналом (LM) — Обеспечение возможности управления персоналом.

MES-система позволяет отслеживать и изменять загрузку персонала в привязке к производственным заданиям, используемому оборудованию, обрабатываемым партиям материалов и сырья.

* Управление качеством продукции (QM) — Анализ данных измерений качества продукции в режиме реального времени на основе информации поступающей с производственного уровня, обеспечение должного контроля качества, выявление критических точек и проблем, требующих особого внимания.

В MES-систему можно вводить и обрабатывать неограниченное количество данных по качеству. Они привязываются к конкретным партиям материалов, сырья, полуфабрикатов или готовой продукции, сопоставляются с производственными операциями, оборудованием рабочими сменами. В системе имеются нормативные данные по допустимым отклонениям технологических параметров и параметров качества, что позволяет сигнализировать о выходе за их пределы. Статистическая обработка этих данных позволяет строить зависимости отклонений качественных параметров от изменений технологических параметров.

* Управление производственными процессами (PM) — Мониторинг производственных процессов, автоматическая корректировка либо диалоговая поддержка решений оператора.

MES-система позволяет не только собирать необходимые производственные и технологические данные, но и управлять процессами, например, устанавливать технологические параметры работы оборудования.

* Отслеживание истории продукта (PTG) — Визуализация информации о месте и времени выполнения работ по каждому изделию. Информация может включать отчеты: об исполнителях, технологических маршрутах, комплектующих, материалах, партионных и серийных номерах, произведенных передела, текущих условиях производства и т. п.

* Анализ производительности (PA) — Предоставление подробных отчетов о реальных результатах производственных операций. Сравнение плановых и фактических показателей.

MES-система позволяет анализировать работу оборудования и рабочих смен с точки зрения производительности и эффективности их работы. Анализ причин простоев, расчет OEE — одни из основных параметров при таком анализе.

С момента внедрения первых MES-систем накоплена богатая статистика, которая позволяет оценить эффект от внедрения решений подобного класса. По данным MESA International эффект от внедрения MES-системы оценивается следующими показателями:

4. Информационная технология автоматизированного офиса и примеры их внедрения Характеристика и назначение Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис. 3.14) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 3.14. Основные компоненты автоматизации офиса Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса; текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудиои видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т. д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще? при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.);

вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

качественное оформление табличных форм представления данных;

многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудиои видеоконференций.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображении может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

односторонняя видеои аудиосвязь. Здесь видеои аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

односторонняя видеои двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться даться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видеои аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используются двухсторонняя видеои аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Пример внедрения информационная технология автоматизированного офиса.

Программа автоматизации адресного хранения в складском учете (WMS)

Важным источником повышения эффективности деятельности предприятий является совершенствование управления материальными ресурсами. Практика показывает, что уже минимальное сокращение затрат и уменьшение потерь, а также ускорение оборачиваемости за счет избавления от избыточных запасов позволяет высвободить значительные финансовые ресурсы, избавиться от долгов и получать устойчивую прибыль. Для достижения этих целей необходимы: точное планирование запасов, оперативное управление складом и строгий контроль за расходованием материальных ресурсов — управление складом и запасами. В решении этих задач существенную помощь окажет автоматизация склада с использованием программы ФРЕГАТ-КОРПОРАЦИЯ .

Автоматизация склада возможна в системе при использовании Базовой, Проф или ДеЛюкс версии ФРЕГАТ-КОРПОРАЦИИ .

ФРЕГАТ-КОРПОРАЦИЯ позволит Вам:

Создавать неограниченное количество складов и складских групп.

Моделировать складские операции, а также любые схемы движения товаров.

Оформлять и распечатывать все первичные документы.

Учитывать дополнительные затраты, в том числе таможенные пошлины, транспортные расходы и прочее.

Вести учет товаров по индивидуальным кодам, по партиям, сериям, фасовкам, штрих-кодам, местам хранения и другим произвольным характеристикам.

Вести по каждому из складов минимальное и максимальное количество каждой товарной позиции, что позволит автоматически формировать заказы к поставщикам для пополнения товарных запасов — управлять запасами Вести учет предоставляемых услуг.

Получать оперативные данные и разнообразную аналитическую отчетность.

Детализация учета, которую обеспечивает ФРЕГАТ-КОРПОРАЦИЯ, позволяет с максимальной степенью точности вести учет остатков товара и определять необходимые запасы, производить потоварный анализ объемов реализации, оценивать оборачиваемость товаров по различным аналитическим критериям и характеристикам товаров, контролировать оплаты, расчеты с клиентами и многое другое. Дополнительный Модуль «Фрегат-Складская Логистика, WMS» обеспечивает эффективное управление складским хозяйством. Использование модуля «Фрегат-Складская Логистика» в системе ФРЕГАТ-КОРПОРАЦИЯ позволяет реализовать адресное хранение товаров, оптимизировать размещение грузоединиц на складе с учетом наличия свободных мест хранения, объема и других свойств груза, автоматизировать контроль приема и отгрузки c применением технологии штрих-кодирования.

Функции модуля

Настройка структуры склада Простая и доступная пользователю настройка структуры мест хранения, представленная в дерева уровней хранения (зона-стеллаж-ячейка и т. д.).

Совмещение стандартных складских операций с адресным хранением

При оформлении операций приемки и перемещения у кладовщика имеется возможность просмотреть состояние склада — список ячеек с их текущим заполнением и произвести распределение грузоединиц по складским ячейкам (адресам) с учетом объема или других параметров груза. После распределения груза (фиксации адресов хранения товара) имеется возможность распечатать карту размещения на складе.

При подготовке заказа и оформлении отгрузки у кладовщика имеется возможность посмотреть, в каких ячейках находится соответствующий товар. Проанализировав размещение товара, кладовщик имеет возможность зафиксировать, из каких ячеек будет производиться забор товара и распечатать карту забора со склада.

Штрих-кодирование товаров, упаковок, мест хранения

Штрих-кодирование товаров, упаковок, мест хранения и использование современных устройств для считывания штрих-кодов позволяет полностью отказаться от внутренних бумажных документов при оформлении складских операций.

Автоматическая маркировка товара/груза и ячеек для считывания местоположения на складе, автоматизация складских операций с помощью устройств считывания штрих-кодов и печати этикеток — сканеров, переносных терминалов сбора данных (ТСД), радиотерминалов и др. — позволяют максимально сократить их трудоемкость и избежать ошибок человеческого фактора.

Контроль приема и отгрузки

Имеется также возможность загрузить из документа на ТСД список штрих-кодов товаров или штрих-кодов упаковок для контроля соответствия факта документу, т. е. для выверки поставляемых по документам и реально пришедших товаров или заказанных клиентом и фактически подобранным на складе под заказ.

Оптимизация размещения

Проверка ячеек хранения на соответствие свободному объему, размеру, условиям хранения (температуре, влажности и т. д.) и др.

Инвентаризция

Быстрое и точное проведение инвентаризации на складе с использованием устройств считывания штрих-кодов.

Товарная история

Полный отчет о движении товара и загрузке ячеек. Подробный просмотр истории хранения каждой партии товара и ее перемещениях, в том числе и внутри склада.

Вложенность упаковок

Имеется возможность формировать вложенные упаковки, причем каждая единица упаковки может содержать разное количества товаров.

5. Информационная технология поддержки принятия решений и примеры их внедрения

Характеристика и назначение

Системы поддержки принятия решений и соответствующая им информационная технология появились усилиями в основном американских ученых в конце 70-х — начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 3.15), в котором участвуют: система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления; человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Рис. 3.15. Информационная технология поддержки принятия решений как итерационный процесс

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Основные компоненты

Рассмотрим структуру системы поддержки принятия решений (рис. 3.16), а также функции составляющих ее блоков, которые определяют основные технологические операции.

Рис. 3.16. Основные компоненты информационной технологии поддержки принятия решений В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных. Она играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Рассмотрим источники данных и их особенности.

1. Часть данных поступает от информационной системы операционного уровня. Чтобы использовать их эффективно, эти данные должны быть предварительно обработаны. Для этого имеются две возможности:

использовать для обработки данных об операциях фирмы систему управления базой данных, входящую в состав системы поддержки принятия решений;

сделать обработку за пределами системы поддержки принятия решений, создав для этого специальную базу данных. Этот вариант более предпочтителен для фирм, производящих большое количество коммерческих операций. Обработанные данные об операциях фирмы образуют файлы, которые для повышения надежности и быстроты доступа хранятся за пределами системы поддержки принятия решений.

2. Помимо данных об операциях фирмы для функционирования системы поддержки принятия решений требуются и другие внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т. п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

3. Важное значение, особенно для поддержки принятия решений на верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних данных внешние данные обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организации.

4. В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в базу данных еще одного источника данных — документов, включающих в себя записи, письма, контракты, приказы и т. п. Если содержание этих документов будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;

быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

построение логической структуры данных в терминах пользователя;

использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;

обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использование моделей обеспечивает проведение анализа в системах поддержки принятия решений. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия правильных решений.

Использование моделей в составе информационных систем началось с применения статистических методов и методов финансового анализа, которые реализовывались командами обычных алгоритмических языков. Позже были созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуации типа «что будет, если ?» или «как сделать, чтобы?». Такие языки, созданные специально для построения моделей, дают возможность построения моделей определенного типа, обеспечивающих нахождение решения при гибком изменении переменных.

Существует множество типов моделей и способов их классификации, например по цели использования, области возможных приложений, способу оценки переменных и т. п.

По цели использования модели подразделяются на оптимизационные, связанные с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей (например, управляющие часто хотят знать, какие их действия ведут к максимизации прибыли или минимизации затрат), и описательные, описывающие поведение некоторой системы и не предназначенные для целей управления (оптимизации).

По способу оценки модели классифицируются на детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, так как исходные данные заданы вероятностными характеристиками.

Детерминистские модели более популярны, чем стохастические, потому что они менее дорогие, их легче строить и использовать. К тому же часто с их помощью получается вполне достаточная информация для принятия решения.

По области возможных приложений модели разбираются на специализированные, предназначенные для использования только одной системой, и универсальныедля использования несколькими системами.

Специализированные модели более дорогие, они обычно применяются для описания уникальных систем и обладают большей точностью.

Математические модели состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т. п.? от простейших процедур до сложных ППП. Модельные блоки, модули и процедуры могут использоваться как поодиночке, так и комплексно для построения и поддержания моделей.

Система управления интерфейсом. Эффективность и гибкость информационной технологии во многом зависят от характеристик интерфейса системы поддержки принятия решений. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.

Язык пользователя — это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры; электронных карандашей, пишущих на экране; джойстика; «мыши»; команд, подаваемых голосом, и т. п. Наиболее простой формой языка пользователя является создание форм входных и выходных документов. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер. Система поддержки принятия решений производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.

Значительно возросла за последнее время популярность визуального интерфейса. С помощью манипулятора «мышь» пользователь выбирает представленные ему на экране в форме картинок объекты и команды, реализуя таким образом свои действия.

Совершенствование интерфейса системы поддержки принятия решений определяется успехами в развитии каждого из трех указанных компонентов. Интерфейс должен обладать следующими возможностями:

манипулировать различными формами диалога, изменяя их в процессе принятия решения по выбору пользователя;

передавать данные системе различными способами;

получать данные от различных устройств системы в различном формате;

гибко поддерживать (оказывать помощь по запросу, подсказывать) знания пользователя.

Пример внедрения информационная технология поддержки принятия решений Система поддержки принятия решений для страхования Рассматриваются новые возможности в области создания и работы информационной системы поддержки принятия решений (СППР) в страховании на базе современных геоинформационных систем (ГИС). Создание и внедрение такой системы позволит специалисту страховой компании быстро получать ответы на свои профессиональные информационные запросы. Например, андеррайтер может поставить вопрос «Каков размер возможной кумуляции по застрахованным объектам?», маркетолог — «В каких регионах наиболее предпочтительно развивать бизнес компании?», актуарий — «Насколько точны текущие актуарные расчеты и как их можно улучшить?», топ-менеджер — «Какова динамика развития компании и дальнейшая стратегия?».