Печать в среде Windows

системный блок жесткий диск Корпорация Microsoft разрабатывала систему поддержки печати в ОС Windows, тесно связанной со средой настольных приложений Windows (в особенности, приложений Microsoft Office). В результате получилась система, максимально соответствующая стандартным настольным приложениям Windows. Однако подобная архитектура печати далеко не всегда справляется с обслуживанием запросов и потребностей больших корпоративных сред. В этих средах специализированные приложения, исполняющиеся на Windows и других платформах, в т. ч. на мейнфреймах и иных системах с открытым исходным кодом, создают документы, обеспечивающие протекание важнейших бизнес-процессов компании.

Неэффективность и недостаточность системы печати Windows стала очевидной мере роста масштабов корпоративных сред. В средах большого масштаба отмечены следующие слабые места системы печати Windows:

• * Аудит и отслеживание заданий печати
• * Надежность и масштабируемость
• * Управление драйверами принтеров
• * Инструменты для управления очередями и заданиями печати
• * Безопасность

При оптимизации среды печати необходимо обратить внимание на все проблемные области. Первый и самый важный шаг на пути к проекту оптимизации печати в любой организации заключается в точном определении исходного состояния имеющейся среды. Эта задача исключительно сложна, если вообще разрешима, в отсутствие правильных инструментов для сбора необходимой информации, определения и проработки проблем и непрерывного мониторинга состояния среды. Отказ от выполнения этих этапов равносилен стрельбе вслепую. Без стратегического плана решения первоначальных проблем и непрерывного мониторинга среды любые решенные на текущий момент проблемы рано или поздно проявятся вновь.

Аудит и отслеживание: прозрачность и снижение издержек Несмотря на многолетние обещания «безбумажного офиса», печать документов по-прежнему остается необходимой и играет ключевую роль в важнейших бизнес-процессах. Полная стоимость печати порой оказывается поразительно высокой. Суммарные расходы на печать легко ускользают от внимания руководства — вероятно, по причине небольших предельных издержек, связанных с печатью. К примеру, по скромным расчетам средняя стоимость монохромной печати составляет около $ 0.03 за страницу с учетом бумаги и тонера, но без учета электроэнергии и затрат на обслуживание. В некоторых случаях стоимость одной страницы может достигать $ 0.10 и даже больше. Однако если в компании с компьютерным парком в пять тысяч машин Оптимизация среды печати Windows — 4.

Под Windows каждый сотрудник в год печатает в среднем 11 000 страниц, то для всей компании это выльется в 55 млн страниц ежегодно. Снижение количества печатаемых страниц на 20% сэкономит компании $ 330 тыс. ежегодно. К счастью, существуют эффективные методы и инструменты, способные снизить эти затраты, не оказывая негативного влияния на бизнес-процессы, которые зависят от печатаемых документов. Однако в стандартную систему печати Mi-crosoft Windows эти инструменты не входят. Оптимизация среды печати начинается с детального изучения затрат на вывод документов и анализа других переменных среды. Для понимания истинной величины затрат, связанных с печатью в масштабах всего предприятия, необходимо собрать и проанализировать ряд метрик. Компании редко имеют четкое представление о следующих аспектах, влияющих на полную стоимость печати на уровне предприятия:

• * Сколько всего печатается заданий, страниц и т. п.
• * Каким образом используются распечатанные документы? (это дает понимание важности печати для деятельности организации).
• * Кто именно печатает? (это может быть важно во многих отношениях).
• * Каким образом производится печать? (односторонняя/двусторонняя, монохромная/цветная и т. п.)
• * Сколько имеется принтеров, какого типа и где они располагаются?
• * Какие приложения выдают документы на печать и в каком объеме?
• * Какие пользователи осуществляют печать, что именно и сколько они печатают?
• * Каков объем побочной печати?

Многие из этих вопросов можно решить, если просто обеспечить пользователей и подразделения информацией о том, за что они ответственны, что они делают и как они должны это делать. Для решения остальных вопросов необходимо найти способы повышения эффективности путем оптимизации оборудования, процессов, политик и процедур. В конечном итоге ваша задача заключается в снижении расходов. Но вы не сможете достоверно сократить расходы, пока не спросите себя: «Знаю ли я, сколько сегодня трачу на печать?» В большинстве случаев ответ на этот вопрос отрицателен. Как уже было сказано выше, при наличии доступа к данным и инструментов для анализа результатов имеется несколько эффективных методов снижения общих расходов. Проще и быстрее всего снизить расходы на побочную печать.

EOM White Paper Оптимизация среды печати Windows — 5.

Побочная печать Побочная печать относится к одной из двух категорий:

• 1. Печать материалов, относящихся к работе, но не обязательных к распечатыванию
• 2. Печать материалов, не имеющих отношения к работе

Один из самых частых случаев злоупотребления первого рода — это распечатывание электронных писем. Чаще всего они имеют прямое отношение к делу, но действительно ли их необходимо печатать? Многие пользователи, получив письмо по электронной почте, распечатывают его, чтобы положить в архив или взять с собой. Для такого поведения есть множество причин. В некоторых случаях это оправдано; чаще всего — нет.

В списке приложений, создающих высокий поток заданий на печать в масштабах предприятия, электронная почта занимает одно из первых мест в процентах от общего объема печати. При этом большинство организаций не имеют представления о наличии проблемы или, по крайней мере, о ее масштабах.

Второй случай касается использования сотрудниками корпоративного имущества (принтеров) для печати личных или иных не имеющих отношения к работе материалов. Это могут быть электронные письма, не относящиеся к делу, интернет-страницы (к примеру, списки скидочных купонов на неделю) или любые другие личные материалы (например, расписание игр детской футбольной команды). Эта практика исключительно распространена. Побочная печать может составлять до 30% от общего объема печати!

Для сокращения или устранения побочной печати требуется, ни много ни мало, изменить поведение пользователя. Этого можно добиться при помощи корпоративных политик и процедур; однако исследования показали, что простой установки необходимых инструментов и информирования пользователей о мониторинге печати и ответственности за нее достаточно для изменения поведения. Снижение общих объемов печати в результате устранения или сокращения побочной печати может достигать 30%. В любом из этих случаев вам необходимы инструменты для проведения аудита (сбора метаданных о событиях печати и анализа этих данных) для обнаружения злоупотреблений и определения всех областей, в которых возможно снижение затрат, не оказывающее негативного влияния на важные бизнес-процессы.

Помимо решения проблемы побочной печати, для снижения общих расходов на печать в масштабах организации можно предпринять и другие действия. Они включают в себя целый комплекс мер, среди которых:

• * Замена цветной печати на монохромную
• * Замена односторонней печати на двустороннюю
• * Оптимизация парка принтеров
• * Печать с технологией защищенной доставки (Secure Delivery)

EOM White Paper.

Оптимизация среды печати Windows — 6.

Суть дела в том, что для успешной оптимизации среды печати на уровне предприятия вам необходимы инструменты, способные контролировать все процессы вывода на всех платформах в масштабах всей компании.

Инструменты В число инструментов, необходимых для выработки четкой картины печати материалов в масштабах предприятия в среде Windows и понимания связанных с этим затрат, входят компоненты для сбора аудиторских данных и система хранения и анализа данных в непрерывном режиме. Хранение собранных аудиторских данных является ключом к пониманию текущих и будущих тенденций и к мониторингу соответствия правилам, политикам и процедурам, призванным оптимизировать среду печати.

Корпорация Microsoft не выпускает подобных инструментов.

Инструмент компании LRS®, используемый для сбора аудиторских данных под Windows, представляет собой утилиту управления драйверами печати (Print Driver Management, или PDM). PDM — это агент LRS, работающий на системах Windows. Для хранения данных аудита, анализа результатов и создания исчерпывающих детальных и сводных отчетов служат инструменты LRS Innovate/Audit и Inno-vate/Audit Reporting.

LRS:Утилита Print Driver Management (PDM).

Как следует из названия, основной функцией PDM является управление драйверами печати. Утилита может использоваться для определения VPSXпринтеров на рабочих станциях Windows. Однако она также оснащена удобными средствами для сбора информации обо всех событиях печати, имеющих место в системе Windows. В таком случае PDM может также собирать аудиторские данные и периодически перенаправлять информацию второму компоненту — серверу аудита — где они будут храниться в базе данных SQL для анализа и создания отчетов.

В случае, если рабочие станции Windows не осуществляют вывод через VPSX, PDM можно сконфигурировать для передачи данных аудита непосредственно в программу LRS Innovate/Audit. Это позволит организациям собирать аудиторские данные о материалах, выводимых на принтеры, напрямую подключенные к рабочим станциям посредством LPTи USB-кабелей, а также о материалах, передаваемых на принт-серверы Windows. По желанию заказчика утилита PDM может быть установлена на принт-серверах Windows для сбора аудиторских данных на уровне сервера (однако в этом случае не будет собираться информация о печати на локальных принтерах).

Оптимизация среды печати Windows — 7.

Если вывод осуществляется через VPSX (включая рабочие станции Windows, направляющие документы на печать через решение VPSX), данные аудита для этих событий печати будут передаваться программами VPSX непосредственно в решение Innovate/Audit. В таком случае нет необходимости в установке PDM на этих клиентах для пересылки данных аудита в Innovate/Audit (хотя на некоторых рабочих станциях PDM может управлять драйверами принтеров). Данные аудита, передаваемые экземпляром VPSX, могут содержать больше метаданных, чем отправленные PDM; к тому же в определенных условиях их точность может быть несколько выше. Если программы VPSX имеют доступ к более чем 90 параметрам метаданных, то данные PDM ограничены информацией, получаемой от Windows.

PDM работает и на 32-битных, и на 64-битных платформах Windows; его можно устанавливать как на пользовательские рабочие станции, так и на принт-серверы Windows (обычно лучше не делать этого одновременно и там, и там). Программное обеспечение PDM работает как служба Windows и устанавливается посредством стандартных методов установки Windows. Файл для установки может иметь стандартный EXE-формат (InstallShield), а может поставляться в виде установочного пакета (msi). Это значит, что его можно устанавливать на пользовательских рабочих станциях посредством групповых политик или стандартных средств удаленной установки программ — например, Microsoft System Center Configuration Manager (ConfigMgr или SCCM, бывший SMS) либо аналогичных инструментов системного администрирования. PDM использует конфигурационный INI-файл для задания рабочих параметров и опций, включая частоту и адрес (сервера Innovate/Audit) для отправки данных аудита событий печати. PDM можно устанавливать и запускать на рабочих станциях Windows независимо от того, куда именно они вызывают печать. Утилита будет собирать и передавать данные аудита печати на рабочих станциях, осуществляющих печать на принт-серверах Windows, принтерах VPSX и любых других.

Оптимизация среды печати Windows — 10.

Надежность и масштабируемость (или их отсутствие) Масштабируемость всегда была проблемой принт-серверов Windows. Несмотря на прямо противоположные рекомендации Microsoft, в первые годы существования принт-серверов Windows многим удавалось эффективно и безопасно подключать к принт-серверу по 75−100 принтеров. Новые релизы сервера Windows и постоянные изменения в системе взаимодействия серверов и клиентов (в зависимости от операционной системы сервера и клиента) привели к тому, что в Microsoft официально объявили о значительном увеличении числа поддерживаемых принтеров на новых системах — таких как.

Windows Server 2008. Согласно этим заявлениям, основанным на проведенных лабораторных тестах, сервер может поддерживать до 1500 принтеров. На практике эти цифры оказываются существенно завышенными. Судя по отзывам пользователей, даже при использовании новейших технологий Windows большинство принт-серверов реально способны поддерживать около 250−300 принтеров, особенно в кластерных средах. Попытки увеличить это число быстро приводят к снижению стабильности и надежности, выходящему далеко за пределы привычных проблем платформы Windows.

Проблемы со стабильностью могут серьезно угрожать успешному течению бизнес-процессов, зависящих от печатаемых материалов. В таких ситуациях возможные потери прибыли и эффективности могут быть огромными.