Документальное оформление поступления и выбытия запасов

В процессе хозяйственной деятельности бюджетных учреждений происходит движение запасов, которое включает последовательные операции, а именно: поступление, передачу в пределах учреждения и расходование в результате реализации. Указанные операции отражаются в учете на основании первичных документов, которые должны быть оформлены надлежащим образом.

Запасы могут поступать в бюджетные учреждения в результате:

• 1. Непосредственного получения от поставщиков, от иных подразделений учреждения;
• 2. В порядке гуманитарной помощи;
• 3. В порядке централизованного снабжения;
• 4. Через подотчетных лиц.

Операции по поступлению запасов оформляются счетами-фактурами, приходными накладными, актами приемки материалов и т. д. В этих документах фиксируются следующие сведения:

от кого поступили материалы или продукты питания;

наименование;

сорт;

количество (вес);

цена;

сумма;

дата поступления;

подпись материально ответственного лица, получившего запасы.

Для получения материальных ценностей со склада поставщика, уполномоченному лицу выдаётся доверенность на получение ценностей.

Материальные ценности, поступающие на склад бюджетного учреждения, проверяются на соответствие их ассортимента, количества, указанным в сопроводительных документах.

Приём материалов осуществляется комиссией с обязательным участием материально ответственного лица, представителя поставщика или незаинтересованной организации.

Обязательным условием при оприходовании запасов является отметка материально ответственного лица о принятии материалов на ответственное хранение (ставится подпись).

Если материалы получают непосредственно на складе поставщика, то выписывается товарно-транспортная накладная на отпущенные материалы. Документы поступают в отдел снабжения, где они регистрируются в журнале учёта поступивших грузов, и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет проверку документов поставщика и передаёт их на склад для контроля при принятии груза. Но роль бухгалтерии не ограничивается проверкой документов — она обязана установить: целесообразность той или иной поставки материалов, удовлетворяет поставка нужды учреждения и не приведет ли она к образованию сверхурочных запасов.

Если при принятии материалов на склад, не выявлены расхождения между их фактическим наличием и документальным количеством, материалы могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов.

Если при оприходовании обнаружено повреждение или потери материалов в результате транспортировки, бюджетные учреждения составляют коммерческий акт, который передаётся транспортной организации, выполнявшей доставку материалов.

Если расхождения выявлены при оприходовании материалов на складе, составляется акт приема, в котором фиксируются наименования материалов, единица измерения, шифр субсчета, номенклатурный номер, фактическое количество и сумма. Акт в двух экземплярах составляется приемной комиссией с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или сторонней организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, второй — для направления претензионного письма поставщику.

На основании указанных документов делается запись операций по поступлению материалов в соответствующие учетные регистры.

Поступление материалов в результате заготовки и переработки (заготовка топлива, переработка овощей) оформляется актом, который утверждает руководитель учреждения.

Материальные ценности, поступившие в бюджетного учреждения в порядке гуманитарной помощи, принимаются созданной приказом руководителя учреждения комиссией с обязательным участием работника бухгалтерии и представителя вышестоящей организации. Приём ценностей производится путём их перечисления, взвешивания в присутствии материально ответственного лица, которому передаются эти ценности на хранение. На принятые материальные ценности комиссия составляет акт, который подписывается членами комиссии.

Материалы, принятые на склад, приходуются, т. е. берутся на учёт, на основании оправдательных документов тем числом, когда получены ценности.

Заслуживает внимания практика бюджетных учреждений, которые приходуют материалы, поступившие, непосредственно по документам поставщиков путем проставления на них штампа и заполнения его реквизитов (принятых материалов, номенклатурный номер, подпись материально ответственного лица).

В процессе осуществления своей деятельности в бюджетных учреждениях происходит выбытие запасов, которое включает следующие операции:

• 1. Передача в пределах учреждения от одного материально ответственного лица к другому;
• 2. Расходование на собственные нужды;
• 3. Реализация залежавшихся или излишних запасов;
• 4. Безвозмездная передача в пределах ведомства.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит от того, какие материалы расходуются и на какие цели, а также от периодичности их использования.

Выдача материалов со склада осуществляется на основании документов, утверждённых руководителем учреждения. К таким документам относятся:

• 1. Накладная (требование) — предназначена для оформления поступления запасов на склад и выдачи запасов со склада. Может применяться при перемещении запасов в учреждении, составляется в двух экземплярах;
• 2. Меню-требование на выдачу продуктов питания — предназначено для выдачи продуктов питания со склада. Данный документ составляется ежедневно на основании данных о количестве питающихся людей и натуральных норм раскладки продуктов питания. Меню-требование с подписью лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота, но не реже 5 раз в месяц. Принимая данный документ бухгалтерия обязательно проводит сверку количества лиц, которые питались согласно данным меню-требования, с фактическим наличием на определенную дату лиц, которым было назначено данное питание;
• 3. Заборная карта — предназначена для оформления материальных ценностей, выдаваемых систематически в течение месяца. Она выписывается на каждого получателя на несколько наименований материальных ценностей, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, а второй — у получателя. При ежедневном отпуске запасов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом отпуске — сроком на месяц. В пределах установленного лимита запасы выдаются при предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Отпуск запасов сверх установленного лимита осуществляется по накладной (требованию) самостоятельно;
• 4. Путевой лист является основанием для списания на расходы автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическим расходам, но не выше норм, утверждённых для отдельных марок автомобилей;
• 5. Ведомость на выдачу материалов на нужды учреждения — используется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебной и другой цели в течение месяца. Записи в ведомости делать нужно не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов — оставлять соответствующее количество строк, чтобы в конце месяца по каждому виду можно было сделать общий итог;
• 6. Раздаточные ведомости — используются при проведении ремонта;
• 7. Акты на списание ценностей — составляются при передаче в эксплуатацию МБП стоимостью до 10 грн.;
• 8. Журнал регистрации битой посуды может составляться как ежемесячно, так и ежеквартально — акт о списании разбитой посуды.