Технические проблемы внедрения СЭД

Теперь рассмотрим технические проблемы внедрения систем электронного документооборота.

1. Сложность выбора нужной системы. Заказчики не всегда себе хорошо представляют, какие системы есть на рынке и как их выбирать. Снизить риски внедрения СЭД помогают помощь консультантов и хорошее знание бизнес-процессов собственной компании. Прежде чем приступить непосредственно к выбору СЭД, необходимо иметь чёткое представление о том, какие потребности должна удовлетворять внедряемая система. И только после этого можно уже выбирать нужную СЭД с необходимыми техническими характеристиками. В противном случае может случиться, что уже при эксплуатации готовой СЭД обнаружится неожиданно, что система не обладает всем набором операций, которые необходимы заказчику. А расторгнуть договор с компанией-поставщиком (или «внедренцем») уже после того, как все оплачено и инсталлировано, вряд ли будет возможно. Поэтому к этапу выбора нужной СЭД надо подходить очень ответственно и всегда помнить:

Неудачный выбор системы — это не просто финансовые потери, это подрыв доверия персонала к инновациям вообще. После такого «прокола» несколько лет нельзя будет даже заикнуться о каких бы то ни было нововведениях.

Нередки случаи, когда при выборе СЭД ориентировались только на популярность системы, которая является результатом эффективной маркетинговой деятельности её производителя. При этом вне внимания оставались такие важные факторы, как функциональные возможности, стоимость, предоставляемые услуги по обучению, технической поддержке и т. д.

При выборе системы надо ориентироваться не только на свои финансовые возможности, но и на свои потребности. Это означает следующее.

Если организация небольшая или не требуется выполнять какие-то сложные финансовые задачи, то незачем покупать сложную и дорогую систему. Но если требуется большая функциональность, у компании есть филиалы, реальные возможности для расширения, то и систему выбирать надо с перспективой на будущее.

Большую сложность для многих представляет выбор поставщика СЭД. Здесь важно учитывать репутацию этого поставщика. Желательно пообщаться с другими заказчиками, которые взаимодействовали с ним, и узнать, довольны ли они внедрённым проектом. О профессионализме поставщика может многое сказать также качество предоставления услуг по обучению и технической поддержке.

• 2. Совместимость нового ПО с существующим оборудованием. IT-инфраструктура заказчика может оказаться неготовой к предстоящей нагрузке. Результатами могут стать падение эффективности электронной системы, а также сбои в работе ПО. Чрезмерная нагрузка может приводить к поломке технических средств, что приводит не только к материальным, но и временным затратам. Поэтому на этапе пилотного проекта надо тщательно проверить уже существующее на предприятии оборудование на предмет совместимости с устанавливаемой системой. Если оборудование не соответствует требованиям, нужно вступить в переговоры с директором по поводу приобретения новой техники. В противном случае инсталляция системы будет невозможна.
• 3. Отсутствие регламентов, неформализованные бизнес-процессы. Если в организации отсутствуют правила, согласно которым осуществляется документооборот, то эффективное внедрение СЭД практически невозможно. Также если структура организации не устойчива (в литературных источниках это явление принято называть «структурной чехардой»), то установить СЭД будет очень затруднительно. Однако проблем без выхода не бывает. В таком случае можно внедрять СЭД не сразу, а постепенно, сначала в наиболее устоявшихся, формализованных подразделениях.
• 4. Миграция существующих документов. Этап, на котором существующие в организации документы в бумажном виде переходят в электронный вид, является не только очень трудоёмким, но и очень опасным, так как возможна потеря информации, дублирование существующих документов. Понятно, что для того чтобы перевести документ в электронный вид, надо использовать сканирование. Если количество входящих документов не очень велико, то можно использовать простые, недорогие сканеры. Но в том случае, если объём входящей корреспонденции очень велик (это бывает обычно в крупных организациях и в «организациях-производителях» документов), то потребуется приобретать специализированные дорогостоящие сканеры, что представляет собой дополнительные (и немалые) затраты.
• 5. Юридическая сила электронных документов.

Ещё одной достаточно серьёзной проблемой является обеспечение юридической силы электронного документа.

Обыкновенный бумажный документ обладает такими видами защиты информации, как печать и подпись. Электронный документ, естественно, не может иметь ни того, ни другого. Возникают сразу два вопроса.

Первое: как же защитить такой документ от посягательств извне и обеспечить ему полную безопасность?

Второе: будет ли электронный документ иметь юридическую силу?

Ответ на эти вопросы даёт Федеральный Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. От 30.12.2015) «Об электронной подписи».

При существующем российском законодательстве такую защиту может обеспечить только Электронная цифровая подпись (ЭЦП).

В выше приведённом законе, в 6-ой статье, которая называется «Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью» законодательно утверждается юридическая сила электронного документа, имеющего ЭЦП. Цитирую пункт 1. ст. 6:

«Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Однако системы электронного документооборота не ставят своей конечной целью полный отказ от бумажных документов. Поэтому, во избежание возможных проблем с документами, имеющими ЭЦП, желательно иметь в наличии бумажные копии особо важных документов с «живыми» печатями и подписями.