Система управления базами данных Access
Создание запроса в режиме конструктора
Пользоваться сортировкой и фильтрацией очень удобно, но при работе с несколькими таблицами их возможностей недостаточно. В таких случаях применяются запросы. Самый распространенный тип запросов отображает записи, удовлетворяющие определенным условиям, но существуют и другие типы, приведенные ниже.
Запрос на выборку извлекает данные из одной или нескольких таблиц и представляет их в табличном виде. Этот тип запроса можно исполь-зовать для группировки записей, вычисления сумм, средних величин и дру-гих итоговых значений. Работая с результатами запроса, можно одновремен-но редактировать данные из нескольких таблиц.
Параметрический запрос запрашивает ввод параметров (напри-мер, начальную и конечную дату). Этот тип запросов часто используется для получения отчетов за определенный период времени.
Перекрестный запрос выполняет расчеты и группирует данные для анализа информации. Для элементов, расположенных в левом столбце и в верхней строке результатов запроса, могут вычисляться итоговые значения (сумма, количество или средняя величина). Ячейки на пересечении строк и столбцов также содержат вычисляемые значения.
Запрос на действие вносит множественные изменения за одну операцию. Собственно, это запрос на выборку, который выполняет опреде-ленные действия над результатами отбора. Возможны четыре типа действий: обновление, удаление и добавление записей и создание таблицы. В двух по-следних случаях результаты запроса на выборку либо добавляются в сущест-вующую таблицу, либо для них создается новая таблица.
Фильтры, сортировка и запросы
Основные различия между применением фильтрации и сортировки и использованием запросов состоят в следующем:
фильтрация и сортировка выполняются быстрее, чем запросы.;
фильтры и условия сортировки хранятся временно. Запрос можно сохранить на диске и использовать в дальнейшем;
фильтры и сортировка применяются только к активной таблице или форме. Запрос может базироваться на нескольких таблицах и других за-просах, причем необязательно, чтобы они были открыты.
Запрос можно создать вручную или с помощью мастера. При этом соз-дается выражение, описывающее критерий, которому должны соответство-вать данные в указанных таблицах. В результате выполнения запроса записи, отвечающие заданным условиям, отобразятся в табличном виде.
Построитель выражений
Выражения, используемые в фильтрах или запросах, обычно вводятся вручную или создаются с помощью функции Построитель выражений. Чтобы открыть окно построителя, можно воспользоваться командой Построить в контекстном меню или щелкнуть на кнопке построителя: в конце поля, куда нужно ввести выражение. Построитель выражений не является мастером, то есть, не проводит пользователя через процедуру построения выражения.
Тем не менее он оказывает существенную помощь, предоставляя иерархические списки, содержащие большинство элементов (функций, опе-раторов, полей), которые можно включить в выражение.
Выбрав нужный элемент, можно скопировать его в поле выражения, а затем щелкнуть на кнопке ОК, чтобы поместить выражение в фильтр или за-прос.
Функция преобразования в денежный формат вставлена в поле выра-жения. Щелкните на, чтобы выделить его. Элемент, который вы вставите следующим, заменит выделенный фрагмент .
6. Следующий элемент, который нужно вставить в выражение, — это поле Цена из таблицы Сведения о заказе. Щелкните дважды на элементе Таблицы, щелкните на Сведения о заказе, а затем щелкните дважды на Це-на. Окно построителя выражений выглядит теперь, как показано ниже.
Рис. 2. Построитель выражений. Вставка поля Цена
В результате последнего действия курсор оказался в конце выражения, после поля Цена, что и требуется.
7. Теперь нужно умножить значение поля Цена на значение поля Количество. Щелкните на кнопке * (звездочка) в ряду операторов, располо-женном под полем выражения. В выражении появится знак умножения и очередной заполнитель ().
8. Щелкните на заполнителе (), чтобы выделить его, и вставьте поле Количество, щелкнув дважды на нем во втором столбце. Введенное выражение вычисляет стоимость товара, умножая цену на количество. Но, чтобы получить окончательный результат, необходимо вычесть скидки, предлагаемые на отдельные товары. Скидки указаны в поле Скидки и составляют 10−20% от стоимости товара. Проще рассчитать про-цент, который нужно заплатить (80−90% от стоимости), чем вычислять скид-ку, а затем вычитать ее из стоимости товара.
9. Введите *(1-, щелкните дважды на поле Скидка и введите за-крывающую скобку). Окно построителя выражений теперь выглядит как на рисунке (расширьте окно, чтобы отобразить выражение полностью).
Рис. 3. Построитель выражений. Поле скидка
Хотя поле Скидка определено как процентное, в базе данных оно хра-нится в виде чисел от 0 до 1 (то есть, на экране отображается 10%, а в памяти хранится 0,1). Поэтому, если скидка составляет 10%, результат выражения (1- Скидка) равняется 0,9. Иначе говоря, при 10% скидке стоимость составит 0,9 от произведения цены на количество.
10. Щелкните на кнопке ОК. Окно построителя выражений закроет-ся, и выражение будет скопировано в ячейку бланка запроса.
11. Нажмите на клавишу (Enter), чтобы завершить ввод выражения.
Совет. Чтобы быстро подогнать ширину столбца под его содержимое, щелкните дважды на правой границе серой полосы вверху столбца.
12. Access присвоил выражению имя Выражение1 (Expr1). Щелкни-те на нем дважды, чтобы выделить, и введите более содержательное имя Окончательная цена.
13. Щелкните на кнопке Вид (View), чтобы отобразить результаты в режиме таблицы.
Рис. 4. Запрос на выборку.
Заказы теперь отсортированы по полю КодЗаказа, а в последнем столбце указана вычисленная стоимость товара.
14. Прокрутите таблицу вниз, чтобы просмотреть несколько записей со скидками. Как видите, стоимость рассчитана правильно.
15. Закройте окно запроса и щелкните на кнопке Да в ответ на предложение сохранить изменения. Введите Сведения о заказе (оконча-тельная цена) в качестве имени запроса и щелкните на кнопке ОК.
16. Закройте базу данных.
Создание запроса с помощью мастера
Процесс создания простого запроса с помощью мастера Создание за-просов практически не отличается от создания формы с помощью мастера. Суть его заключается в выборе полей из существующих таблиц и запросов и добавлении их в новый запрос.
Для эффективной работы с несколькими таблицами необходимо уста-новить между ними отношения. Поэтому, прежде чем запускать мастер за-просов, откройте окно Схема данных и свяжите совпадающие поля в нуж-ных таблицах.
