Теоретические аспекты языков описания электронных документов

Целью данной главы является изучение способов описания электронного документа, его структуры, а также предметно-ориентированных языков и инструментальных средств, используемых для их разработки. Для достижения данной цели следует раскрыть таких понятий как электронный документ и предметно-ориентированный язык. Кроме того необходимо указать какие существуют способы анализа структуры электронных документов на данный момент. На основании рассмотренных способов описания следует определить каким требованиям в дальнейшем должен удовлетворять разрабатываемый язык.

Понятие «электронный документ»

Первое знакомство с понятием электронного документа состоялось еще в 1970;ых годах (на тот момент в СССР было принято называть его машиночитаемым документом), когда с массовой компьютеризацией и появлением более современных технологий возникла возможность перехода на «непечатные материалы».

Факт наличия в документальной среде документации на новых носителях был официально закреплен в ГОСТ 6.10−84, вышедшем в 1984 году. На тот момент под машиночитаемым документом понимался документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации [1]. Отличительной особенностью таких документов являлось то, что они должны были быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты должны оформляться в установленном порядке. Именно в этот период времени термин «электронный документ» стал зарождаться и рассматривался как документ, обладающий новыми характеристиками.

С того момента и до сих пор вопрос о понятии электронного документа является актуальным, так как специалистам данной предметной области как в научном мире, так и в современном законодательстве еще не удалось прийти к единому универсальному определению данного явления.

На сегодняшний день известен ряд официальных определений электронного документа, закрепленных в современном законодательстве:

• — Документ на машинном носителе — «документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной» [2].
• — Электронный документ — «документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники» [3].
• — Документ электронныйинформационный объект, состоящий из двух частей:
• — «реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т. д.) и электронную цифровую подпись»;
• — «содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого» [4].
• — Электронный документ — «форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде» [5].
• — Электронный документ — «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» [6, статья 3].

Несмотря на то, что формальное определение электронного документа существует, сущность его не раскрыта, что значительно осложняет нормативное закрепление правил его использования.

Согласно мнениям, полученным в научном мире, также нет единства относительно данного вопроса. Предлагается огромное множество определений понятия электронного документа, данные учеными, например:

• — Электронный документ — «совокупность данных в памяти вычислительной, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств» [7].
• — Электронный документ — «это документ, носителем которого является электронная среда — магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т. д.» [8].
• — Электронный документ — «документ в электронной форме: закодированное и переданное в информационную систему электронное сообщение, все реквизиты которого заверены и оформлены в соответствии с нормативными требованиями» [9].
• — Электронный документ — «зафиксированная на электронном (машинном) носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным (машинным) носителем следует понимать материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронно-вычислительной техники» [10].
• — Документом является запись информации на материальном носителе,
• — «совершенная с помощью любой известной или могущей возникнуть в будущем технологии и в форме, обусловленной правилами оформления и в соответствии с ними»;
• — «предназначенная для передачи этой информации во времени и пространстве»;
• — «утверждающая, сопутствующая, подтверждающая или отражающая какой-либо факт или событие»;
• — «содержащая атрибуты своей аутентичности (подлинности)» [11].
• — Электронный документ — «письменный документ, выполненный либо в виде объективной формы записи цифрового машинного кода на материальном носителе, входящем в состав электронных технических средств, либо в виде физического поля различного рода сигналов (электромагнитных, электрических, оптических и акустических), передаваемых по телекоммуникационному каналу связи во времени и пространстве» [12].

По результатам рассмотрения существующих определений понятия электронного документа видно, что не существует единого варианта. В дальнейшем, при работе с понятием «электронный документ», будем опираться на определение, данное Тихоновым В. И. [10], так как оно является наиболее полным и соответствующим действительности. Также, исходя из рассмотренных определений понятий электронного документа, можно выделить основные свойства и требования, которым электронный документ должен удовлетворять, а кроме того его признаки и выполняемые функции.

Функции, выполняемые электронными документами, условно можно поделить на три группы: главные, общие и специальные.

Наиболее обобщенной функцией документа является главная функция, а именно хранение и передача информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции, такие как информационная, коммуникативная, кумулятивная, характерны для всех документов, вне зависимости от их типа и вида. Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества и информации, то есть служить источником информации. Следующая функция, коммуникативная — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения и преемственности. Последней функцией является кумулятивная функция, а именно способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения [13].

Специальные функции, а именно управленческая, образовательная, правовая, общекультурная, мемориальная и другие функции, присущи не всем, а лишь определенным видам и типам документов, где они появляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. Управленческая функция выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации. Образовательная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Правовая функция — способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов. Общекультурная — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей. Мемориальная функция служит «внешней памятью» человека и общества в целом, сохраняя информацию и передавая ее от одного поколения к другому [14].

Для обеспечения выполнения рассмотренных функций в электронном документе выделяют следующие свойства [15]:

• — Атрибутивность — наличие в документе информационной (содержание) и материальной (форма, которая служит для закрепления и передачи информации) составляющих.
• — Функциональность — предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.
• — Структурность — наличие взаимосвязанных элементов и подсистем, обеспечивающих эффективность использования, его целостность и сохранение основных свойств.

К основным признакам электронного документа можно отнести наличие смыслового содержания; стабильную вещественную форму, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени; предназначенность для использования в социальной коммуникации для хранения и передачи во времени и пространстве; завершенность сообщения [15].

Помимо всего прочего, при описании электронного документа следует помнить, что документ должен соответствовать ряду требований, таким как понятность, простота, недвусмысленность и последовательность, кроме того, согласно Типовому проекту «Об электронном документе» [16], ЭД должен:

• — создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
• — иметь структуру, установленную законом, согласно которому структура электронного документа состоит из общей (информация, составляющая содержание документа, и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись) частей;
• — содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;
• — быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.