Проектирование базы данных кадрового учета ООО «ЖилКомСервис» г. Пикалево

• Введение
• 1. Анализ предметной области
• 1.1 Общая характеристика деятельности Общества с ограниченной ответственностью «ЖилКомСервис»
• 1.2 Организация работы отдела кадров
• 1.3 Документирование движения кадров
• 1.4 Прием на работу
• 1.5 Оформление внутренних переводов
• 1.6. Документирование прекращения трудового договора с работниками
• 1.7 Порядок заполнения личной карточки
• 2. Проектирование модели данных
• 2.1 Таблицы
• 2.2 Схема данных
• 2.3 Запросы
• 2.4 Формы
• 2.5 Отчеты
• 2.6 Макросы
• Заключение
• Список литературы
• Приложение

В современном мире в эпоху развития компьютерных технологий и увеличения скорости всех бизнес-процессов большинство предприятий стремиться найти более эффективный способ, позволяющий вести учет и документацию по персоналу. Таким образом, одной из актуальных тем по данному вопросу становиться использование информационных технологий по кадровой работе предприятия. Новые компьютерные средства с каждым годом становятся все более совершенными и обладают большими возможностями, позволяющими скоординировать деятельность предприятия, наладить процесс управления персоналом и сократить время на ведение документооборота.

Успех работы предприятия обеспечивают работники, занятые на нем. Именно поэтому, современная концепция управления предприятием предполагает выделение из большого числа функциональных сфер управленческой деятельности той, которая связана с управлением кадровой составляющей производства — персоналом предприятия.

Персонал любого предприятия представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников. Характерно и то, что кадры — наиболее подвижная часть производительных сил.

Несомненно, движение кадров на предприятии, представляет собой не хаотичное перемещение персонала из одного структурного подразделения в другое, а напротив, носит четко-упорядоченную и законно-регламентированную динамику.

Под движением кадров обычно понимают:

прием на работу;

перевод на другую работу;

увольнение;

предоставление отпусков;

командирование.

Действительно, управление кадрами на предприятии неразрывно связано с их движением. То есть, управление кадрами, как раз, и определяет их движение в рамках организации.

Целью дипломной работы является проектирование средствами MS ACCESS информационной системы, поддерживающей работу отдела кадров предприятия.

Задачи данной работы:

1. Изучить функции, задачи, основные виды деятельности ООО «ЖилКомСервис» ;

2. Проанализировать технологии кадровой работы предприятия.

3. Определить целесообразность применения информационных систем и технологий для кадровой работы предприятия.

4. Разработать автоматизированную информационную систему, поддерживающую работу отдела кадров предприятия.

5. Оценить эффективность использования разработанной системы.

1. Анализ предметной области

1.1 Общая характеристика деятельности Общества с ограниченной ответственностью «ЖилКомСервис»

1. Предметной областью разрабатываемой программы является учет кадров в ООО «ЖилКомСервис» .

Полное фирменное название Общества:

На русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «ЖилКомСервис» ;

Сокращенное фирменное название:

На русском языке: ООО «ЖКС» ;

2. Место нахождения Общества: 187 600, Ленинградская область, Бокситогорский район, г. Пикалево, ул. Пионерская, д. 17.

3. Общество с ограниченной ответственностью «ЖилКомСервис» создано в 2006 году. Его учредителем является гражданин России. На апрель месяц 2009 года в фирме работали 124 человека. Организационно ООО «ЖилКомСервис» состоит из следующих подразделений:

Домоуправление — 46 человек;

АУП — 24 человека;

Сантехэлектрослужба — 44 человека;

Строительная группа — 20 человек.

Фирма имеет две арендные производственные базы.

4. Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени осуществлять имущественные и личные неимущественные права, обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. В своей деятельности Общество руководствуется Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», действующим законодательством Российской Федерации, Уставом.

5. Общество создано для удовлетворения социальных и общественных потребностей общества, а также для получения прибыли.

Основным видом деятельности Общества является:

управление недвижимым имуществом, то есть организация предоставляет услуги по обслуживанию жилого и нежилого фонда города.

Виды деятельности Общества с ограниченной ответственностью «ЖилКомСервис» :

Ремонт конструктивных элементов жилых зданий, а именно: профилактический ремонт, включая подготовку жилищного фонда к зиме, технические осмотры и ткущий ремонт конструктивных элементов зданий (фасадов, крыш (кровель), межэтажных лестничных клеток, лестниц, чердачных помещений, технических подвалов, мусоросборных камер и др.);

ремонт и обслуживание внутридомового инженерного оборудования, а именно: ремонт и обслуживание водоотводящих устройств, систем водоснабжения (включая горячее), теплоснабжения, электроснабжения, канализации, вентиляции и другого инженерного оборудования жилого дома;

благоустройство и обеспечение санитарного состояния жилых зданий и придомовых территорий, а именно: уборка придомовой территории, а также содержание и освещение мест общего пользования жилых домов, очистка дымоходов, обслуживание лифтов, противопожарные мероприятия, дезинфекция и дератизация, озеленение, вывоз твердых бытовых отходов;

капитальный ремонт жилья.

6. ООО «ЖилКомСервис» заключены договора на поставку коммунальных услуг для населения с такими организациями как МУП «Водоканал» г. Пикалево, МУП МККП г. Пикалево, ООО «РКС-энерго» .

7. В связи с тем, что фирма оказывает услуги по платному ремонту жилых помещений жителей, которые подлежат налогообложению Единым налогом на Вмененный доход, на предприятии ведется раздельный учет доходов и расходов. Доходы по вышеуказанному виду деятельности составляют 0,07% от общих доходов фирмы.

На момент создания ООО «ЖилКомСервис» являлось малым предприятием и применяло Упрощенную систему налогообложения. Но в связи с увеличением количества обслуживаемого фонда, увеличился штат сотрудников, что способствовало переходу на традиционную систему налогообложения с 01 апреля 2007 года.

9. Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется Генеральным директором Общества.

1.2 Организация работы отдела кадров

Работа отдела кадров основана на организационно-правовых документах. К ним относятся:

1. Правила внутреннего трудового распорядка

Ст. 189 и ст. 190 Трудового Кодекса РФ устанавливают положение, согласно которому трудовой распорядок на всех предприятиях независимо от форм собственности определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Статья 189 Трудового Кодекса Российской Федерации

база access кадровый учет Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом организации, действуют в пределах конкретного предприятия, соответственно, предприятия самостоятельно определяют их содержание.

Отсутствие Правил внутреннего трудового распорядка может повлечь ряд негативных последствий для организации. В частности, работника нельзя привлечь к ответственности за несоблюдение внутреннего распорядка организации, так как ему неизвестны обязательные требования организации, регламентирующие его труд.

2. Положение об оплате труда и премировании В соответствии со ст. 135 Трудового Кодекса РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования могут устанавливаться как коллективными договорами и соглашениями, так и локальными нормативными актами организации (в частности Положением об оплате труда и премировании), в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Условия оплаты труда, определенные Положением, не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Разработка и утверждение в организации Положения о премировании не является обязанностью работодателя в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Однако принятие указанного положения позволит работодателю организовать систему оплаты труда в организации, систему стимулирования труда работников. Работник должен быть заинтересован в результатах своего труда и, как следствие, в его материальном выражении. Это выгодно и работодателю с точки зрения качественного выполнения работниками своих трудовых обязанностей.

3. Положение о порядке обработки персональных данных работников и гарантии их защиты Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Часть 1 статьи 85 Трудового Кодекса Российской Федерации

Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника. Часть2 статьи 85 Трудового Кодекса Российской Федерации

Согласно ст. 87 Трудового Кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст.86 Трудового Кодекса РФ).

Необходимо обеспечивать работникам право на доступ к своим персональным данным в соответствии со ст. 89 Трудового Кодекса РФ в целях обеспечения защиты персональных данных.

4. Должностная инструкция.

Разработку должностной инструкции рекомендуется поручить руководителю того подразделения, в чьем непосредственном подчинении находятся работники, для которых разрабатывается должностная инструкция.

Должностная инструкция — основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность работника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности предприятия, носить обезличенный характер.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия или другим должностным лицом и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, занимающего данную должность, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

Должностная инструкция носит обезличенный характер и должна быть объявлена работнику под роспись при заключении трудового договора, а также может являться неотъемлемой частью трудового договора. Кроме того, при переводе, в том числе и при перемещении работника на другую работу, а также при временном исполнении обязанностей по должности работник должен быть ознакомлен под роспись с соответствующей должностной инструкцией.

Так как должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим конкретный круг прав и должностных обязанностей работника, отсутствие этого документа повлечет неопределенность в отношениях с работниками: от них невозможно будет требовать совершения определенных действий в связи с тем, что эти действия (обязанности) фактически нигде не регламентированы.

5. Штатное расписание Штатное расписание — внутренний документ предприятия, в котором отражаются вся его структура и штатная численность, а также указываются должностные оклады работников. Этот документ дает право на укомплектование предприятия и его структурных подразделений работниками.

1.3 Документирование движения кадров

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Трудовой инспекцией РФ. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия.

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения и установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров. Документирование движения кадров — неотъемлемая обязанность любой организации независимо от масштабов ее деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу может сопровождаться заключением трудового договора, заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта.

Выделяют следующие основные виды кадровых документов:

Документация по приему на работу (заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу);

Документация по переводу на другую работу (заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу);

Документация по увольнению с работы (заявление об увольнении (докладная записка, акт, медицинское заключение), приказ об увольнении);

Документация по оформлению отпусков (график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска);

Документация по оформлению поощрений (представление о поощрении, приказ о поощрении, протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении);

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания).

1.4 Прием на работу

Перечень документов, предъявляемых при приеме на работу:

При приеме на работу работодатель вправе потребовать от поступающего документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность, достигшего 14-летнего возраста, гражданина РФ на территории Российской Федерации. По желанию гражданина в период оформления паспорта ему выдается временное удостоверение личности гражданина РФ, которое также может быть предъявлено в качестве документа, удостоверяющего личность при поступлении на работу.

Трудовая книжка. Представляется всегда, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые (трудовые книжки таким работникам работодатель оформляет не позднее недельного срока со дня приема на работу) или когда работник поступает на работу на условиях совместительства.

Согласно действующей редакции ст. 65 ТК РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования представляют все лица, поступающие на работу. Лица, поступающие на работу впервые, получают страховое свидетельство через работодателя. Статья 283 ТК РФ, перечисляя документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству, не указывают среди них страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Однако в силу Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работодатель имеет право при приеме на работу потребовать от работника, а работник обязан предъявить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. В соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Положением о воинском учете, утвержденным постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, уполномоченные должностные лица организаций проверяют у граждан, принимаемых на работу, наличие и подлинность документов воинского учета, а также осуществляют иные действия, предусмотренные законодательством.

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Предъявляется только в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Во всех остальных случаях требовать предъявления документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний работодатель не вправе.

Непредставление документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ, может привести к отказу в приеме на работу. Но не во всех случаях, поскольку ст. 64 ТК РФ запрещает отказывать в приеме на работу в связи с обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника (кроме случаев, предусмотренных федеральным законодательством). По этой причине отказать в приме на работу можно только при непредставлении двух документов: документа, удостоверяющего личность (в этом случае не представляется возможным подтвердить личность поступающего на работу лица, а также его гражданство, прием же на работу иностранного гражданина без выполнения установленных законодательством процедур является серьезным нарушением законодательства), и документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если законом установлено обязательное наличие специальных знаний или навыков при выполнении данной работы.

Кроме перечисленных в ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены и иные документы: свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей, пенсионное удостоверение, справка об инвалидности и др. Требовать обязательного предоставления этих документов работодатель не вправе. Добровольное предоставление работником дополнительных документов также не освобождает работодателя от обязанности получить письменное согласие работника на обработку персональных данных, содержащихся в представленных документах.

Приказ о приеме на работу:

Все операции, связанные с движением кадров, должны оформляться по унифицированным формам, кроме тех случаев, для которых формы Госкомстатом России не разработаны.

В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Приказ (распоряжение) издается на основании заключенного трудового договора, его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Трудовой договор заключается на основании личного заявления работника, например:

Для оформления приема на работу существуют две унифицированные формы первичной учетной документации: индивидуальная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу №Т-1 (Приложение № 1) и сводная форма приказа (распоряжения) о приеме работников на работу №Т-1а.

Заполнение реквизитов унифицированной формы производится по определенным правилам.

Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Указывается полное или сокращенное наименование организации.

Дата документа. Дата приказа — дата его подписания руководителем, в чью компетенцию входит прием на работу сотрудников.

Регистрационный номер документа. Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер дополняется буквенным индексом.

Реквизит «Дата» состоит из двух граф. Графа «с» заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала работы. В случаях, когда заключается срочный трудовой договор, в графе «по» указывается срок его действия. В случае заключения трудового договора на неопределенный срок в графе «по» ставится прочерк.

Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в именительном или родительном падеже.

Табельный номер присваивается работнику при приеме на работу соответствии с принятой в организации системой табельного учета.

Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно являлось условием трудового договора.

Наименование должности, профессии, специальности записывается в соответствии с заключенным трудовым договором полностью с указанием разряда, класса (категории) квалификации в именительном или творительном падеже.

В графу «Условия приема на работу, характер работы» вносятся такие условия, как «по совместительству», «в порядке перевода от другого работодателя», «с полной материальной ответственностью» и другие, предусмотренные трудовым договором.

Размер тарифной ставки (оклада), надбавки проставляются в соответствии с условиями заключенного трудового договора и указываются цифрами.

Продолжительность испытательного срока указывается в приказе о приеме на работу только в том случае, если условие об испытании включено в трудовой договор. Основанием издания приказа о приеме на работу является заключенный сторонами трудовой договор, реквизиты которого вносятся в графу «Основание». Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Часть 2 статьи 68 Трудового Кодекса Российской Федерации Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом. На основании приказа о приеме на работу кадровая служба вносит запись о приеме на работу в трудовую книжку, оформляет личную карточку, заводит на работника личное дело.

Вышеприведенные требования соблюдаются при заполнении сводной формы приказа о приеме работников на работу по форме № Т-1а. В связи с тем, что в форме Т-1а не предусмотрено место для отражений условий приема на работу и характера работы, а также затруднено увеличение ширины граф для внесения необходимого текста, возможно даже в случаях одновременного приема на работу нескольких работников оформлении индивидуальных приказов по форме № Т-1.

1.5 Оформление внутренних переводов

Приказ о переводе работника на другую работу:

На основании Соглашения об изменении условий трудового договора, которым оформляется постоянный внутренний перевод, работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Приказ издается по унифицированной форме № Т-5 (Приложение № 2) (Т-5а — для группы работников), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В соответствии с «Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», унифицированная форма приказа заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под подпись.

Заполнение реквизитов унифицированной формы № Т-5 производится с учетом ряда особенностей.

В реквизите «Перевести на другую работу» графа «Дата» заполняется следующим образом: в поле «с» вносится дата начала исполнения трудовых обязанностей по новому месту работы (в соответствии с Соглашением об изменении условий трудового договора), в графе «по» ставится прочерк.

В графе «Вид перевода» вносится запись «постоянно» .

Наименование структурного подразделения прежнего места работы вносится в унифицированную форму № Т-5 в том случае, если оно являлось условием трудового договора. В ином случае в графе ставится прочерк. Аналогично решается вопрос с указанием наименования структурного подразделения нового места работы.

Основанием издания приказа о переводе работника на другую работу является заключенное сторонами Соглашение об изменении условий трудового договора, реквизиты которого вносятся в графу «Основание». В тех случаях, когда при приеме на работу трудовой договор с работником не был оформлен, в реквизите «Основание» указываются другие документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, иные документы), в полях реквизита «Изменение к трудовому договору» ставятся прочерки.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу вносится запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Работник должен быть ознакомлен с внесенной в личную карточку записью под подпись.

Приказ о временном переводе работника на другую работу:

На основании заключенного Соглашения о временном переводе работника на другую работу (ст. 72 ТК РФ) оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу по унифицированной форме № Т-5 (№ Т-5а — для группы работников), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В поле «по» реквизита «Дата» вносятся сведения о дате окончания срока временного перевода. Если срок определен конкретной датой, указывается дата. Если перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, то окончание срока перевода определяется событием — выходом основного работника на работу, что и указывается в графе, например: «дату окончания временной нетрудоспособности специалиста отдела кадров Сидорова С. С.» .

В строке «Вид перевода» делается запись о характере перевода — «временно» .

В графу «Основание» вносятся реквизиты Соглашения о временном переводе работника на другую работу.

Если приказом оформляется временный перевод работника на другую работу для предотвращения или устранения последствий случаев, перечисленных ч.2 и ст. 72 ТК РФ, соглашение об изменении условий трудового договора не оформляется, графа «Основание» не заполняется.

Если при обстоятельствах, предусмотренных ч.3 ст. 72 ТК РФ, работник переводится на работу, требующую более низкой квалификации, необходимо получить письменное согласие работника на такой перевод. Такое согласие может быть оформлено отдельным документом в форме заявления или в виде дополнительного реквизита формы Т-5:

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу вносится запись в личную карточку работника. Работник должен быть ознакомлен с внесенной записью под подпись.

1.6. Документирование прекращения трудового договора с работниками

Основаниями для расторжения трудового договора могут являться:

по соглашению сторон;

по инициативе работника;

по инициативе работодателя;

истечение срока трудового договора;

неудовлетворительно пройденный испытательный срок;

по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон;

вследствие нарушения правил заключения трудового договора;

вследствие отказа работника от продолжения работы по ряду оснований;

прекращение трудового договора с руководителем организации.

Увольнение по собственному желанию:

При увольнении по собственному желанию сотрудник обязан предупредить администрацию организации об увольнении не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ), подав письменное заявление на имя генерального директора организации:

Течение двухнедельного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления. Этот срок предназначен для того, чтобы администрация могла найти сотруднику подходящую замену. По соглашению между сотрудником и администрацией увольнение может быть оформлено и ранее, буквально на следующий день после подачи заявления. Это в равной степени относится как к срочному трудовому договору, заключенному на неопределенный срок.

В случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора, работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника. Часть 3 статьи 80 Трудового кодекса Российской Федерации

Если сотрудник решил уволиться по собственному желанию, находясь на испытательном сроке, то он должен подать заявление об увольнении не за две недели, а всего за три дня (ст. 71 ТК РФ).

В течение двух недель с момента подачи заявления сотрудник имеет право в любое время отозвать его. Правда, только в том случае, если на его место не приглашен в письменной форме другой сотрудник, которому в соответствии с трудовым кодексом РФ и федеральными законами не может быть отказано в приеме на работу (ст. 80 ТК РФ). В частности, согласно ч.3 ст. 64 ТК РФ запрещается отказывать в заключении трудового договора беременным женщинам, а также женщинам, имеющим детей в возрасте до 3 лет. Также нельзя отказать в приеме на работу сотрудника, в письменном виде приглашенному из другой фирмы в порядке перевода. Трудовой договор с таким сотрудником нужно оформить в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ).

Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут, и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается. Часть 6 статьи 80 Трудового кодекса Российской федерации

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. Часть 5 статьи 80 Трудового кодекса Российской Федерации

Увольнение сотрудника оформляется по истечении срока предупреждения. На основании заявления сотрудника нужно издать приказ об увольнении по унифицированной форме № Т-8 (Приложение № 3) (утверждена постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1) и сделать запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника.

В последний день работы работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по его письменному заявлению и произвести с ним окончательный расчет (ст. 80 ТК РФ). Если сотрудник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы выплачиваются ему не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.

Рис. 1. Образец формулировки записи, внесенной в трудовую книжку:

Работник может подать заявление об увольнении по собственному желанию и в период, когда он находился в отпуске или болел и получал пособие по временной нетрудоспособности. Двухнедельный срок устанавливается для того, чтобы работодатель за это время подобрал себе нового сотрудника на образовавшуюся вакантную должность, а работник, если в этом есть необходимость, подобрал себе новую работу. Нахождение работника на дату окончания срока двухнедельного предупреждения на больничном не означает, что он не может быть уволен в это время, так как прямой запрет на увольнение во время болезни установлен только в случае увольнения по инициативе работодателя (ч.3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение же в соответствии с ч.1 ст. 80 ТК РФ происходит по инициативе работника.

1.7 Порядок заполнения личной карточки

Личная карточка представляет собой самостоятельный документ сводный учетный, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (Приложение № 4).

Личные карточки заполняются на всех работников — постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

Оформление и заполнение личной карточки производятся по определенным правилам, сложившимся на основе требований нормативных актов и длительной практики ее применения.

При оформлении личной карточки используется бумага формата А3. В связи с тем, что личная карточка является документом длительного хранения (75 лет), рекомендуется использовать обложечную бумагу (тонкий картон). В противном случае личная карточка довольно скоро приходит в негодность.

Личная карточка ведется по той форме, которая действовала на момент приема работника на работу. Законодательство не предусматривает переоформление личных карточек работающих при внесении изменений в унифицированные формы.

Личная карточка формы № Т-2 содержит зоны кодирования. В настоящий момент об обязательности кодирования не сказано ни в одном нормативном акте. Содержимое зон кодирования не участвует в подготовке статистических и иных отчетов. И все же заполнение зон кодирования желательно как с точки зрения проверяющих органов и должностных лиц, так и с учетом возможности ввода в дальнейшем автоматизированного учета на основе информации полей кодирования. При проставлении кодов необходимо использовать общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018−95 (ОКИН), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412;

Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009−2003 (ОКСО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;

Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019−95 (ОКАТО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413;

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016−94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367.

Текст, вносимый в описательные части реквизитов личной карточки, не должен заходить на поле кодирования. В противном случае, если ошибка допущена при первичном заполнении, карточка подлежит переоформлению

Удаление реквизитов из унифицированной формы № Т-2 не допускается. При необходимости в унифицированную форму могут быть внесены изменения в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.9 № 20. Допускается внесение следующих изменений:

расширение и сужение граф и строк с учетом количества знаков в показателях;

включение дополнительных строк и вкладных листов;

внесение дополнительных реквизитов.

При этом вносимые реквизиты должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, как правило — приказом или распоряжением руководителя.

Отличием формы Т-2 от большинства других унифицированных форм по учету труда является то, что при отсутствии сведений в пустых строках и графах не проставляются прочерки. Такая особенность связана с тем, что личная карточка ведется весь период работы работника в организации, следовательно, данные работника могут изменяться и дополняться.

Личная карточка, как и другие унифицированные формы, может заполняться от руки (разборчиво, желательно печатными буквами), а также печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники.

При заполнении личной карточки следует соблюдать определенные правила.

Дата составления в зоне общих условных сведений личной карточки проставляется цифровым способом в формате 00.00.0000. Срок заполнения личной карточки — неделя со дня приема на работу. Срок определяется в соответствии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, согласно которому все записи в трудовые книжки вносятся не позднее недельного срока, а так как с записями в трудовой книжке — в частности, о приеме на работу — работник знакомится, ставя подпись в личной карточке, то и для оформления личной карточки и внесения в нее последующих записей необходимо соблюдать тот же срок.

Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования проставляются в форме № Т-2 на основании соответствующих документов, представленных работником.

Графа «Алфавит» заполняется в целях систематизации личных карточек, в нее проставляется начальная буква фамилии работника.

Характер работы, проставляемый в личной карточке, должен соответствовать условиям трудового договора — «Постоянно» (при заключении трудового договора на неопределенный срок) или «Временно» (при заключении срочного трудового договора).

При приеме на работу работника, для которого эта работа будет являться основной, в графе «Вид работы» проставляется «Основная», при приеме на работу совместителя делается запись «По совместительству». Необходимость оформления второй личной карточки на условиях внутреннего совместительства до сих пор является предметом дискуссий. Существуют две позиции по этому вопросу. Первая из них: на внутреннего совместителя всегда заводится вторая личная карточка, поскольку оформление внутреннего совместителя — процедура, состоящая из тех же шагов, что и оформление внешнего совместителя и необходимо оформление еще одной личной карточки, в которой будет вестись документирование трудовых отношений с совместителем, осуществляемых на основании второго заключенного трудового договора. Вторая позиция основана на том, что личная карточка является документом, ведение которого тесно связано с ведением трудовой книжки работника. Правила внесения записей о работе по совместительству, существующие для трудовых книжек, переносятся на ведение личной карточки по форме № Т-2. При этом раздел III личной карточки может выглядеть следующим образом:

III. Прием на работу и переводы на другую работу

Аргументом в пользу ведения одной личной карточки является то, что внутренние совместители учитываются в среднесписочной численности работников как один человек. В пользу ведения двух личных карточек аргументами служат: ограниченные размеры полей формы, не позволяющие вносить двойное количество записей, необходимость введения в форму дополнительных реквизитов (например, должны быть дополнены полями для размещения реквизитов второго трудового договора и для внесения сведений о прекращении второго трудового договора), раздельное ведение стажа для отпусков и т. д. Кадровая служба организации самостоятельно выбирает способ ведения личных карточек на внутренних совместителей и закрепляет его в инструкции по кадровому делопроизводству организации.

Графа «Пол» может заполняться как полностью («Мужской», «Женский»), так и в сокращенном виде (буквами «М», «Ж»).

Раздел I, заполняемый при приеме работника на работу, практически весь заполняется на основании документов, представленных работником или оформленных при приеме на работу.

Обязательными для заполнения являются номер и дата трудового договора, заключенного с работником.

Фамилия, имя, отчество работника заносятся в форму № Т-2 на основании документа, удостоверяющего личность, и записываются полностью, без сокращений, в именительном падеже.

Дата рождения записывается словесно-цифровым способом, например:

20 августа 1962 г.

Данные в графу «Место рождения», вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, с сокращениями в соответствии с Общероссийском классификатором объектов административно-территориального деления ОК 019−95 (ОКАТО).

Гражданство работника подтверждается документом, удостоверяющим его личность. В соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018−95 (ОКИН) существуют определенные виды записей, вносимые в данную графу.

" Гражданин Российской Федерации" - при предъявлении паспорта гражданина РФ или свидетельства о рождении, в зоне кодирования проставляется «1» .

" Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)" - при предъявлении паспорта гражданина РФ и паспорта другого государства, в зоне кодирования проставляется «2», графой ниже указывается название государства, гражданином (подданным) которого является работник.

" иностранный гражданин" - при предъявлении работником паспорта другого государства в зоне кодирования проставляется «3», ниже указывается название государства.

" Лицо без гражданства" - работник предъявляет иной документ, удостоверяющий личность, например вид на жительство; в зоне кодирования проставляется «4» .

Графа «Знание иностранного языка» заполняется со слов работника. Ошибочным является занесение в личную карточку данных о знании работником языков народов Российской Федерации. В форме № Т-2 проставляются только наименование и степень знания иностранных языков. В соответствии с ОКИН существуют только три степени знания иностранного языка, которые указываются в личной карточке:

Читает и переводит со словарем.

Читает и может объясняется Владеет свободно Сведения об образовании в личную карточку вносятся на основании документа об образовании. При этом обычно указывается законченное образование. Например. Для работника, после окончания среднего общеобразовательного заведения, поступившего в высшее учебное заведение, указывается «среднее (полное) общее образование». Если работник прошел весь курс обучения или большую половину курса в высшем учебном заведении и был отчислен, то на основании справки учебного заведения может быть сделана запись «неполное высшее образование». Надо отметить, что ОКИН не предусматривает такого уровня образования, часто встречающегося в личных карточках работников, как «неполное среднее профессиональное образование». Несмотря на то, что п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, предусмотрена возможность внесения записи о незаконченном образовании соответствующего уровня на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.), использование иных документов, кроме справки установленного образца об обучении в образовательном учреждении, нежелательно. Зачетная книжка и студенческий билет являются документами, подтверждающими всего лишь факт поступления в учебное заведение.

При заполнении в личной карточке сведений об образовании вносятся данные о наименовании образовательного учреждения (в точном соответствии с документом об образовании), наименовании документа, его серии, номере, годе окончания учебного заведения, квалификации и специальности, полученной работником. Специальность кодируется с применением Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009−2003 (ОКСО).

Работникам, окончившим аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру, вносятся соответствующие сведения в п. 6 личной карточки «Послевузовское профессионально образование», принципы внесения записей те же, что были указаны выше.

В пункт 7 раздела I личной карточки вносятся сведения об имеющейся у работника профессии, освоенной им в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии более двух профессий в личную карточку вносятся сведения о тех, которые соответствуют должности, профессии, специальности, по которым заключен трудовой договор с работником. Заполнение зоны кодирования в пункте «Профессия» настоятельно рекомендуется.

Пункт 8 раздела I личной карточки «Стаж работы» на сегодняшний день устарел, поскольку не содержит графы для размещения сведений о страховом стаже, на основании которого рассчитывается размер пособия по временной нетрудоспособности. Подсчет всех видов стажа производится на дату приема работника в организацию. Методика подсчета трудового стажа, принимаемая ко всем видам стажа, приведена в п. 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства ПФР от 31.07.2006 № 192п.

Пункт 9 раздела I личной карточки «Состояние в браке» чаще других содержит ошибочные записи: «холост», «не женат», «состоит в гражданском браке». При заполнении этой графы нужно применять ОКИН, согласно которому существуют следующие виды состояния в браке:

никогда не состоял (не состояла в браке) — код 1;

состоит в зарегистрированном браке — код 2;

состоит в незарегистрированном браке — код 3;

вдовец (вдова) — код 4;

разведен (разведена) — код 5;

разошелся (разошлась) — код 6.

Сведения о составе семьи с указанием степени родства (заполняется в соответствии с ОКИН), фамилии, имени, отчества и года рождения родственника заполняются на основании соответствующих документов, предъявленных работником (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака), а также со слов работника.

В пункте 11 записываются сведения о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность работника.

В пункт 12 вносятся сведения об адресе места жительства — в соответствии с штампом регистрации в паспорте, а также об адресе фактического проживания (данная графа заполняется со слов работника или в соответствии с документом, подтверждающим временную регистрацию).

Раздел II личной карточки «Сведения о воинском учете» заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» все граждане Российской Федерации обязаны состоять на воинском учета, за исключением граждан, освобожденных от исполнения воинской обязанности в соответствии с федеральным законодательством, проходящих военную службу или альтернативную гражданскую службу, отбывающих наказание в виде лишения свободы, лиц женского пола, не имеющих военно-учетных специальностей, а также граждан, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации. На указанные категории граждан раздел II личной карточки не заполняется. На всех остальных раздел заполняется в обязательном порядке и не реже 1 раза в год сверяется с документами воинского учета.

Раздел II личной карточки заполняется на основании следующих документов:

1. удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, для призывников;

2. военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета) для военнообязанных.

Заполненные разделы I и II личной карточки заверяются подписями самого работника и работника кадровой службы, заполнившего личную карточку. При этом работник, расписываясь, ставит дату заверения сведений.

Личная подпись работника на второй странице личной карточки является одной из причин, по которой ведение формы на бумажном носителе является обязательным.

При приеме на работу вносится запись в раздел III личной карточки, заполняемый на основании приказа о приеме. В последующем в раздел III вносятся сведения о всех переводах работника на другую работу. При этом необходимо обратить внимание, что сведения о перемещениях в личную карточку не вносятся. Также не должны вноситься в раздел III сведения об изменении тарифной ставки (оклада), поскольку в соответствии с определением, данным ст. 72 ТК РФ, изменение условий оплаты труда не является переводом на другую работу.

В разделе III работник проставляет свою подпись, подтверждая тем самым факт ознакомления с записью о приеме (переводе на другую работу), сделанной в трудовой книжке.

Сведения о прохождении работником аттестации вносятся специалистом кадровой службы в раздел IV личной карточки. Внесение сведений о прохождении работником аттестации в личные карточки допускается только после издания генеральным директором организации приказа об утверждении итогов аттестации. В соответствующих графах указывается дата аттестации, формулировка решения комиссии, ссылка на основание внесения записи. При этом в графу «Решение комиссии» могут быть перенесены рекомендации аттестационной комиссии, содержащиеся в протоколе.