Порядок проведения инвентаризации материальных ценностей, порядок ее оформления и отражения в учете

Сохранность и правильное оформление операций по движению материально-производственных запасов подтверждается результатами проводимой инвентаризации. Основная ее задача состоит в том, чтобы обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей.

Инвентаризация, документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 г. № 180.

Инвентаризация проводится по местам хранения запасов и материально ответственным лицам. В процессе ее проведения изучается и анализируется состояние складского и весоизмерительного хозяйства, постановка складского учета, выявление фактического наличия запасов и сопоставление его с данными бухгалтерского учета.

До начала проведения инвентаризации материально ответственное лицо обязано предоставить членам инвентаризационной комиссии последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты движения материальных ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на …(дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Такая расписка дается в самой инвентаризационной описи оборотных активов (ф. 13-инв).

Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственного лица. Соблюдение данного условия позволяет в последующем исключить возможные спорные вопросы между членами комиссии и материально ответственными лицами.

Инвентаризационные описи заполняются от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименование инвентаризуемых активов и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров активов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Это исключает в дальнейшем исключить возможность со стороны материально ответственного лица каким-либо образом внести дополнительную информацию, искажающую результаты проверки.

На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товарно-материальных ценностей в их присутствии, отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а другой остается у материально ответственного лица.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации оборотных активов составляется для определения результатов инвентаризации. В ней отражают только те ценности, по которым установлены расхождения.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

• -стоимость выявленных при инвентаризации излишков производственных запасов в составе внереализационных доходов — по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»;
• — недостачи, хищения, порча или умышленное уничтожение материально-производственных запасов — по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 10 «Материалы».

После принятия решения о списании недостач и потерь материально-производственных запасов производится учетная запись по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, а при отсутствии таких цен — исходя из цен на аналогичные производственные запасы.

Сумма недостач, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах естественной убыли по распоряжению руководителя списывается на издержки производства или по направлениям их использования, включая и остаток продукции на складах. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача верх норм.

Сумма недостач, а также порча активов сверх норм естественной убыли отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с дебетом счетов:

• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если по недостаче или порче определено виновное лицо;
• 92 «Внереализационные доходы и расходы», если виновное лицо не установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица, в других случаях выявления невозмещенных недостач. При этом должны быть приложены решение следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителя организации по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности.

По недостачам и потерям, явившимся следствием злоупотреблений, главный бухгалтер и руководитель организации должны направить материалы в следственные органы с целью установления виновных лиц и взысканию причиненного ущерба.