Что учитывать при подготовке коммерческого предложения

В эпоху, когда радио, телевидение, компьютерные игры, видео и кино буквально кричат, требуя нашего внимания, — и когда вокруг вас больше информации, чем вы можете прочитать, — вы должны научиться писать такой материал, который ваши читатели не смогли бы пропустить. У вас просто нет другого выбора.

Джо Витале «Гипнотические рекламные тексты».

Конечно, такая цитата больше подходит к рассуждениям о рекламе. Однако, подумайте, разве ваше коммерческое предложение или статья о событии не должны быть выдающимися? Уверен, вы ответили, да!

Когда вы в своей работе будете использовать эти простые правила, то шансы реализовать ваши намерения значительно вырастут.

Собирайте информацию.

Сначала необходимо собрать как можно больше информации о компании и человеке, которому вы направляете предложение. Если предложение адресуется неизвестной для вас компании, целесообразно изучить сферу её деятельности и постараться выявить потребности вашего клиента. Если правильно понять конкурентные преимущества События и грамотно связать их с потребностями Клиента, можно заинтересовать и того, кого вы в глаза не видели.

Разработайте стратегию.

Начиная работу по созданию коммерческого предложения, составьте план. Обязательно определите для себя выгоды клиента от спонсорства. Когда вы продумали «стратегию» завоевания потенциального спонсора, можно начинать писать. Текст делится на вступление, основную часть и заключение. Вступление должно содержать повод, по которому вы обратились к данной компании.

Например, в случае «большого» предложения о сотрудничестве можно дать краткий анализ рынка, описать в двух словах текущую ситуацию клиента, а затем проследить взаимосвязь между тем, что происходит на рынке и рекламными возможностями вашего События. После чего даете краткую информацию о вашем предприятии с перечислением нескольких ключевых партнеров. Если хвастаться пока нечем, то просто немного напишите про себя.

В основной части надо четко и понятно сформулировать выгоды клиента от участия в вашем Событии и только потом детально его описать. В заключении обозначьте суть вашего предложения. Что вы предлагаете и за какие деньги.

Привлекайте внимание.

В этом случае главная задача — привлечь внимание адресата, пробудить интерес. Или хотя бы добиться, чтобы он не выкинул письмо в корзину сразу. У такого послания обязательно должен быть привлекательный заголовок. Хорошо, если непосредственно в начале письма есть какая-то «фишка» для клиента: интересная история, фраза. Подумайте об этом. Так же необходимо учесть, слова «вы» и «ваше» должны встречаться в тексте примерно в четыре раза чаще, чем «мы» и «наше».

Сделайте документ красивым.

Однажды, я шел на День рождения к приятелю. Зная, что он — человек курящий, мне пришла в голову идея подарить ему зажигалку. Магазин потрясал своим ассортиментом, выбор был затруднительным. Тогда я решил снять с себя ответственность и обратился к продавцу: «Какую из этих зажигалок можно подарить на День рождения?» Он указал на витрину: «Наверно ту, что красивее».

Обязательно позаботьтесь о красивом оформлении вашего коммерческого предложения.

Высказывайтесь понятно.

Предложение должно быть конкретным, дать возможность контрагенту понять, с кем он имеет дело и что от него хотят. Если хотите получить конкретный ответ, задавайте конкретные вопросы. Людей бизнеса лучше привлечь, скажем, интересной статистикой. Самое главное, грамотно стройте свой текст. Старайтесь писать коротко, просто и ясно. Избегайте нечетких формулировок, высокопарности. Подбирайте синонимы, чтобы сделать текст читабельным и красочным. Для наглядности вставляйте таблицы или диаграммы. Перечисления оформляйте в виде списка.

Учитывайте «возраст» клиента.

Шансы на положительное рассмотрение увеличиваются, если сделать предварительный звонок. Предложение по e-mail может быть стерто вместе со спамом, отложено в долгий ящик и прочее. Как-то на тренинге один молодой человек задал мне такой вопрос: «Есть ли разница, как я перешлю письмо, с курьером или по почте»?

Зависит от вашего покупателя. Если вы работаете с «молодой» фирмой, то лучше послать письмо по e-mail. Если же фирма-клиент находится в стадии «аристократизации», то ее руководству будет приятно получить предложение в красивом конверте с курьером. «Возраст» компании можно определить по внешним признакам: если там быстро принимаются решения, не заметна бюрократизация процессов, значит, ваш клиент «молод». Если, наоборот, налицо жесткая иерархия, сотрудники нередко пытаются избежать персональной ответственности, а решения принимаются долго, судя по всему, ваш партнер вступил уже в более «зрелый возраст».

Используйте метафоры.

Текст должен быть ярким, чтобы в голове потенциального покупателя возникали картинки. Пишите простым, понятным языком и не перегружайте письмо техническими терминами. Разделите объемный текст на части с собственными заголовками. Это сделает его более читабельным, а главное, постоянно будет поддерживать внимание и интерес потенциального клиента. Избегайте абзацев больше шести-семи строк.

Обязательно указывайте цены.

Уклончивость в данном вопросе только вредит, ведь это основная информация, которую клиент от нас ждет. Перечислите все, что предлагаете потенциальному спонсору, а потом смело называйте цифру.

Указывайте сроки.

В конце обязательно нужно указать срок действия вашего предложения, доходчиво объяснить, как можно подписать контракт и оплатить его. Напишите гарантии, которые вы готовы представить. Закончить можно постскриптумом, где в очень сжатой форме вы повторите суть вашего предложения. Дело в том, что большинство людей сразу смотрят в конец страницы, чтобы узнать цены, поэтому обратят на него внимание.

И напоследок.

Вы отослали предложение. Теперь нужно обязательно отслеживать, что с ним происходит дальше. Это очень распространенная ошибка — пустить все на самотек. Для начала убедитесь, что письмо попало к адресату. Так же постарайтесь уточнить, когда вам дадут на него ответ. Подчеркните в разговоре, что клиент может упустить те или иные выгоды, если будет слишком долго думать. Старайтесь периодически поддерживать связь с потенциальным спонсором, чтобы вовремя прояснить возникшие вопросы.

Если вы просто отправите предложение и пропадете, у клиента может найтись масса причин, чтобы не перезвонить вам. Помните, у вас тоже есть конкуренты.