Учет денежных средств

Для нормальной финансовой деятельности каждое предприятие должно располагать в необходимых размерах денежными средствами. Они являются частью оборотного капитала предприятия и выступают в наличной и безналичной формах (это наиболее ликвидная часть активов предприятия, их в любой момент можно использовать для обязательств предприятия).

Основными задачами учета денежных средств являются: обеспечение их сохранности и правильного использования, строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций, правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.

Наличные денежные средства, а также денежные документы хранятся в кассе; для учета этих средств предназначен счет 50 «Касса». Безналичные средства предприятия хранят на различных счетах в банках. Для их учета используют счета 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы: в пути» .

В СХПК «Родина» используются 50 и 51 счета. Валютного счета и специальных счетов в банках у них нет, следовательно, они не используют 52 и 55 счета.

Всеми операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное материально ответственное лицо — кассир. Он несет материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. Нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворение неотложных хозяйственных нужд. Для этого учреждение банка устанавливает лимит остатка средств в кассе (не более 20 тыс. руб.).

Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы от трех до пяти дней. Не использованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдают квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке.

Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и т. д.

Прием наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером, в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели их вносят, сумму и дату. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира, это удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу.

Выдачу наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером. В нем указывают: кому, на какие цели выданы деньги, сумму и дату. Его выписывает бухгалтерия на основании заявления получателя, которое заполняется на оборотной стороне ордера. Заявление подписывает руководитель предприятия. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги также расписывается в ордере.

Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки.

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Т.к. на предприятии небольшое число кассовых операций ордера регистрируют в одном журнале.

Деньги из кассы выдают также на основании платежной ведомости [Приложение 1] при выплате заработной платы. Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую суммы зарплаты. Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп. На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной.

Согласно «Порядку ведения кассовых операций в РФ» № 40 от 22.09.95 г. СХПК «Родина» для расчета наличными деньгами имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме, которая пронумерована и опечатана сургучной печатью, страницы в ней пронумерованы. На последней странице книги делается подпись, и подписана руководителем и главным бухгалтером.

Записи в книгу производятся в двух экземплярах через копировальную бумагу, для чего каждый лист складывается пополам. В кассовой книге ежедневно регистрируются все операции: по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день. После составления второй экземпляр отрывается и с приложением всех первичных документов передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира. Бухгалтер обязан его проверить и расписаться в двух экземплярах. Таким образом, в сейфе кассы постоянно хранятся только кассовая книга, деньги, чековая книжка и денежные документы.

Один раз в месяц в хозяйстве проводят инвентаризацию кассы с обязательным пересчетом всех денег. Для проведения инвентаризации руководитель хозяйства приказом назначает специальную комиссию, в которую обязательно входит представитель бухгалтерии. При инвентаризации кассы составляется акт инвентаризации наличных денежных средств на ту дату, когда проводилась инвентаризация. Акт составляется комиссией. В нем указывается наличие денежных средств, и записываются результаты инвентаризации, а также излишки или недостача в кассе предприятия, записываются последние номера приходного и расходного кассовых ордеров. Акт подписывают члены комиссии, а именно главный бухгалтер, бухгалтер и материально-ответственное лицо, то есть кассир. При инвентаризации необходимо присутствие кассира. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность. Оформляют акт в двух экземплярах, подписывают его все члены комиссии и лица, ответственные за сохранность ценностей. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у кассира.

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции, является журнал-ордер 1-АПК. Его используют для фиксирования кредитовых оборотов счета 50. Во второй части журнала-ордера — ведомости — отражают дебетовые обороты счета 50. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Предварительно первичные документы группируются по корреспондирующим счетам и однородные операции отражают общей суммой за день.

Журнал-ордер № 1-АПК является регистром месячного обращения.

Итоги кредитовых оборотов по счету 50 с подразделением их на корреспондирующие счета переносят ежемесячно из журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу следующим образом: общий кредитовый оборот из журнала-ордера записывают в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих корреспондирующих счетов. После сверки и разноски итогов журнала-ордера № 1-АПК в Главную книгу об этом делают соответствующую отметку; журнал-ордер подписывает главный бухгалтер.

При этом указывают дату составления журнала-ордера и отражения оборотов в Главной книге.

Расчеты с поставщиками, бюджетом, физическими и юридическими лицами СХПК «Родина» проводит в безналичной форме.

Для контроля за движением денежных средств на счетах в банке и для отражения этих операций в учете сельскохозяйственное предприятие периодически получает из банка выписки из расчетных счетов. Она является вторым экземпляром лицевого счета клиента и расшифровывает состояние счета за определенный период: остаток средств на начало и конец, приход и расход с расшифровкой. Каждая сумма в выписке должна быть подкреплена соответствующим первичным документом с пометкой банка о том, когда была совершена операция. После получения выписки в бухгалтерии организации должны тщательно ее проверить на предмет соответствия приложенным первичным документам и правильности подсчета итоговых сумм. Затем данные выписок отражаются в соответствующих учетных регистрах.

Аналитический учет должен быть организован по каждому открытому расчетному счету отдельно и для баланса данные по всем расчетным счетам должны быть объединены.

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают операции по расчетному счету, является журнал-ордер № 2-АПК. Журнал-ордер № 2-АПК служит для отражения кредитовых оборотов по счету 51 «Расчетный счет» в разрезе корреспондирующих счетов. В конце журнала-ордера в специальном разделе отражаются дебетовые обороты по счету 51. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются выписки банка с приложенными документами. Журнал-ордер № 2-АПК является регистром месячного обращения. Оборот по кредиту счета из журнала-ордера заносят в Главную книгу по счету 51 общей суммой в графу «Оборот по кредиту» .

Одновременно все суммы, составившие этот оборот, записывают в дебет соответствующих корреспондирующих счетов в Главной книге в разделе «Обороты по дебету» в графу «С кредита счета 51 по журналу-ордеру № 2- АПК» .