Автоматизация учета розничного товарооборота

Развитие рыночных отношений в экономике на современном этапе в значительной степени зависит от использования новых высокоэффективных компьютерных и информационных технологий во всех сферах деятельности. Одной их сфер применения компьютерных технологий является бухгалтерский учет. При больших объемах учетной информации достичь своевременного, полного и достоверного получения данных возможно лишь используя новые информационные технологии. Однако, низкая система автоматизации учета, в основном из-за нехватки денежных средств на предприятии, не в состоянии заменить квалифицированного бухгалтера. Основными предпосылками автоматизации учета розничного товарооборота являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение нормативно-правовых актов по учету реализации товаров.

На ООО Торговый дом «Агат» в настоящее время имеет место частично автоматизированная система обработки экономической информации. Ввод данных с первичных документов производят с клавиатуры и получают сводную ведомость «Ведомость аналитического учета готовой продукции, отгрузки, реализации». В ней указывается шифр вида реализуемой продукции, плановая и отпускная стоимость данного вида. Фактическая стоимость определяется вручную путем пропорционального распределения отклонений и добавления их к плановой стоимости.

Однако на ООО Торговый дом «Агат» идет ускоренная автоматизация учета реализации продукции, работ, услуг. В первую очередь, необходимо создание на предприятии автоматизированных рабочих мест (АРМ) в цехе, складе, отделе сбыта, бухгалтерии, финансовом отделе. Это дает возможность обмениваться информацией по каналам связи:

Учет реализации — один из наиболее трудоемких участков учета, который ведут такие подразделения предприятия как отдел сбыта, бухгалтерия, финансовый отдел. Поэтому создание АРМ в этих подразделениях необходимо для увеличения оперативности и аналитичности информации об отгрузке и реализации продукции.

АРМ в отделе сбыта предназначено для автоматизации процессов учета отгрузки товаров и может функционировать автономно или вместе со второй частью — АРМ в бухгалтерии.

АРМ позволяет накапливать информацию, вести учет в реальном режиме времени, печатать следующие первичные документы, справки и выходные машинограммы: приказ-накладная, оборотная ведомость, отчет о поставке продукции, справка о выполнении договоров, состояние по отгрузке, состояние по рекламациям. Периодичность решения и ограничения по срокам выдачи выходной информации определяются пользователем. Информация может быть получена пользователем по запросу за определенный период и на определенную дату.

Корневое меню АРМ отдела сбыта включает следующие основные функции: 1. Картотека; 2. Отгрузка; 3. Рекламация; 4. Договора; 5. Печать. Каждая из них имеет свои подрежимы.

АРМ учета позволяет получать в автоматизированном режиме информацию об отгрузке и реализации готовой продукции по видам, об остатках отгруженной, но неоплаченной продукции, рассчитать плановую себестоимость готовой, отгруженной и реализованной продукции.

Благодаря этому бухгалтер освобождается от рутинного ручного труда, может больше времени уделить выполнению контрольно-аналитических функций, повышается профессиональный уровень работников, комфортность условий их работы, в результате чего повышается оперативность, достоверность и качество аналитического и синтетического учета реализации продукции, сокращаются сроки составления отчетности. Бухгалтер, выполняя традиционные функции, вступает в новую для него роль — оператора, становится непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.

С вводом АРМ информация с первичных документов вводится непосредственно в память ЭВМ, появилась возможность визуально контролировать ее на экране дисплея, корректировать по мере необходимости самими пользователями. Заметно усовершенствовался технологический процесс обработки информации: при решении задач стал широко использоваться диалоговый режим, отпала необходимость в ведении промежуточных документов.

Представим постановку учетной задачи.

Наименование задачи «Учет отгрузки и реализации». Решение комплекса задач «Учет отгрузки и реализации» позволяет получить информацию:

• — учет наличия и движения готовой продукции в количественно-стоимостном выражении;
• — учет отгрузки и реализации в стоимостном выражении.

АРМ учета готовой продукции, отгрузки и реализации является составной частью комплекса программных средств по компьютеризации. Цель бухгалтерского учета на базе ПЭВМ решение этой задачи, то есть своевременное получение сведений о сдаче товаров на склад предприятия. Результаты решения предназначены для оперативного бухгалтерского учета и контроля за поступлением товаров. В результате решения задачи необходимо обеспечить автоматизированное получение следующих основных показателей:

• а) поступление товаров в натурально-стоимостном выражении;
• б) отгрузка товаров в натурально-стоимостном выражении. В качестве оперативной информации используются следующие первичные документы:
  • — накладная на сдачу товаров на склад;
  • — накладная на отпуск.

Важную роль в автоматизации учета товаров в ООО Торговый дом «Агат» выполняет система справочников, являющихся основными источниками нормативно-справочной информации (НСИ). НСИ задачи предназначена для организации вычислительного процесса и для использования ее пользователем во время эксплуатации задачи.

Задача решается в диалоговом режиме. Работа с пакетом начинается с вызова Главного меню, в котором сведены все остальные режимы задачи.

Краткая характеристика основных режимов.

• 1. Настройка на условия предприятия. Этот этап выполняется один раз перед запуском пакета в эксплуатацию.
• 2. Ведение справочника готовой продукции. В этом режиме представляется возможным формирование справочника цен, корректировка и удаление записей, вывод справочника на принтер и на экран.
• 3. Формирование информационной базы. Данный режим сейчас на ООО Торговый дом «Агат» не используется. Раньше в этом режиме получались мемориальные ордера, сейчас их получают в режиме 6 «Проведение месячного учета»
• 4. Отгрузка следующего месяца. Данный режим применяется для введения данных следующего месяца после перехода на другой месяц введенные данные сбрасываются в основную базу.
• 5. Справочное обслуживание. Основной рабочий режим; этот этап выполняется ежедневно. В зависимости от степени автоматизации учетных работ на других участках учета оперативная информация может вводиться с клавиатуры, с других АРМов, с технических носителей информации.

В ООО Торговом доме «Агат» данные массива «Склад» вводятся вручную с клавиатуры, так как учет готовой продукции на складе не автоматизирован. При выборе подрежима 5.3.1. «Пополнение массива» на экране появляется таблица, которую необходимо заполнить. С клавиатуры вводятся: плательщик, номер счета, дата счета, дата отгрузки, вид продукции, количество, отпускная цена. После заполнения таблицы на экране высвечивается сообщение «Ввести запись в массив? ДА, НЕТ, ВЫХОД». Если выбрали «НЕТ», то возвращаемся в предыдущую таблицу; «ДА» — предоставляется возможность ввести данные в массив, на экране высвечивается новая таблица. На основании этих данных формируется исходный массив отгруженной продукции. Информация по отгруженной продукции является основанием при формировании показателей реализации.

В подрежиме 7 — можно получить контрольную ведомость по отгрузке, где видна сводная информация об отгрузке по счетам и видам продукции.

• 6. Проведение месячного учета. Этот режим предоставляет возможность получения ведомости. Прежде чем распечатать ведомости, проверяем остатки на начало месяца. На основе массива об отгрузке получаем ведомость аналитического учета по счету 43 по плановой себестоимости. В данном режиме (Подрежим 1 — Мемориальный ордер) автоматизированно можно получать мемориальные ордера за отчетный месяц.
• 7. Копирование. Этап выполняется ежедневно после окончания ежедневного цикла обработки учетной информации для предотвращения потерь информации.
• 8. Восстановление. Этап выполняется при необходимости восстановления информации после аварийных состояний компьютера, после случайных потерь информации.
• 9. Завершение работы. При выборе данного режима пользователь выходит из программы.

Объединив информацию об отгрузке продукции, информацию об оплате продукции из финансового отдела автоматизированным путем, получаем «Ведомость учета реализованной продукции, принятой для налогообложения» .