Учет денежных средств

Расчеты между предприятием и юридическими лицами, а также предприятием и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег, на счетах в банке и т. п.

Основными задачами учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за их наличием, сохранностью и целевым использованием; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Учет денежных средств в кассе

Прием, хранение и расходование наличных денег осуществляются через кассу организации. К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы организации. Касса — это подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими ценностями.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, с которым заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Предприятие имеет в своей кассе постоянно хранящийся (переходящий) остаток наличных денег на следующий рабочий день, но не более лимита, установленного банком, согласованного с руководителем организации. Лимит установлен в размере 100 тыс. руб.

Расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичной форме, через учреждения банков. Для расчетов наличными деньгами предприятие организует их получение из банка или в виде выручки от покупателей. В банке организация может получить по чеку наличные деньги для собственных нужд, но все суммы, указанные в чеке, могут быть использованы только на те цели, на которые они были указаны.

Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей.

Для хранения наличных средств в ОАО «Бурятхлебпром» выделено специальное, охраняемое помещение и несгораемый сейф. Ключи от сейфа и сургучная печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете — у руководителя предприятия.

Инвентаризация кассы производится ежемесячно в соответствии с Учетной политикой предприятия. Приказом руководителя предприятия определяются состав инвентаризационной комиссии, ее функции, сроки проведения. При установлении фактов злоупотреблений кассира или иных обстоятельствах может проводиться внезапная инвентаризация кассы. Инвентаризации подвергаются все документы и наличные деньги. При недостаче наличных денег ее покрывает материально-ответственное лицо (кассир).

При каждом поступлении наличных денег в кассу предприятия оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1) [см.приложение 3]. Он состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае если в приходном кассовом ордере регистрируется приход в кассу денег, снятых с расчетного счета, квитанцию прикладывают к банковским документам.

При осуществлении наличных расчетов организация использует контрольно-кассовую технику (ККТ). Сумма наличной выручки (на основании показаний контрольных лент кассовой техники), полученной от юридических, физических лиц за рабочий день (смену), в конце рабочего дня (смены) приходуется одним приходным ордером.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии и заверяется подписями главного бухгалтера и кассира, квитанция к нему заверяется печатью организации.

Выдачу наличных денег из кассы предприятие фиксирует в расходном кассовом ордере (форма № КО-2) [см.приложение 3]. Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера, кассира и подписью лица, получившего деньги по данному ордеру. Печать на нем не ставится.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• — наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
• — правильность оформления документов;
• — наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются и регистрируются бухгалтерией автоматически с помощью программы 1С.

Все организации обязаны вести кассовую книгу (форма № КО-4) [см.приложение 3]. В ней фиксируются суммы наличных денег, принятые и выданные организацией, по дням, указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.

Для учета операций по каждому кассовому аппарату применяется журнал кассира — операциониста (форма № КМ-4). В нем ежедневно в хронологическом порядке фиксируют операции по приходу и расходу наличных денег. Этот журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Все записи в журнале ведутся кассиром — операционистом ежедневно в хронологическом порядке. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира — операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет отчет кассира — операциониста (форма № КМ-6) и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру бухгалтеру — кассиру. В удаленных от центрального офиса отделах предприятия кассир — операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.

На ОАО «Бурятхлебпром» движение денег по кассе учитывается на счете 50 «Касса».

В таблице 7 представлен журнал регистрации хозяйственных операций ОАО «Бурятхлебпром» по счету 50 «Касса».

Таблица 7. Журнал регистрации хозяйственных операций по счету 50 «Касса» за 2011 год.

• 1* - некорректная проводка: Дт50 Кт73
• 25*- некорректная проводка: Дт76.41 Кт50
• 27*- некорректная проводка: Дт73.3 Кт50

Для большей наглядности данных хозяйственных операций ОАО «Бурятхлебпром» в схеме 1 представлена корреспонденция по счету 50 «Касса» за соответствующий период.

Рисунок 1 — схема корреспонденции счета 50 «Касса» за 2011 г.</…

За услуги по доставке материальных ценностей и по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т. п. (счета 08, 10, 41, 43, 20, 26, 44 и др.).

Погашение кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств.

Операции по поставщикам регистрируется в реестрах операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

На основании поступающих первичных документов поставщиков (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, путевых листов и других расчетных документов) [см.приложение 5] в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т. е. по каждому поставщику накапливают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счету 60, ее оплаты и др.

Рабочим планом счетов ОАО «Бурятхлебпром» предусмотрено открытие к счету 60 следующих субсчетов:

• 60−1 «Расчеты с поставщиками»
• 60−2 «Авансы выданные»

Кредиторская задолженность возникает в результате покупки продукции, сырья, материалов и проч. (задолженность перед поставщиками), неуплаты начисленной заработной платы, неуплаты платежей в бюджет, внебюджетные фонды и по прочим причинам. Кредиторская задолженность поставщикам и другим кредиторам учитывается в сумме принятых к оплате счетов и величине начисляемых обязательств согласно расчетным документам.

Организация выделяет в составе кредиторской задолженности следующие ее виды:

• — по расчетам с поставщиками и подрядчиками (кредит счетов 60 и 76);
• — по авансам полученным (кредит счета 62);
• — по расчетам по налогам и сборам (кредит счета 68);
• — по расчетам с внебюджетными фондами (кредит счетов 69);
• — по предоставленным ей кредитам и займам (кредит счетов 66 и 67);
• — прочую задолженность (кредит счетов 71, 73, 75).

Наиболее характерный вид кредиторской задолженности — это задолженность поставщикам и подрядчикам за поставленные ими товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы. К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг и выполняющие разные работы. Следующий вид кредиторской задолженности — суммы авансов, полученные организацией согласно условиям договора под предстоящую поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

Поставщиками сырья ОАО «Бурятхлебпром» являются: ОАО «Алтайская мука», АООТ «Онохойский масложиркомбинат», ОАО «Молоко».

Журнал регистрации хозяйственных операций ОАО «Бурятхлебпром» по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» представлен в таблице 11.

Таблица 11. Журнал регистрации хозяйственных операций по счету 60 «Расчеты поставщиками и подрядчиками» за 2011 год.

Рисунок 50 — корреспонденция счетов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за 2011 г.