Документальное оформление поступления материально производственных запасов и отчетность материально ответственных лиц по ним

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

Формы первичных учетных документов утверждаются:

• а) Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации — унифицированные формы первичной учетной документации;
• б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти — отраслевые формы;
• в) организациями — формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.

При организации бухгалтерского учета материалов в первую очередь необходимо определить:

— вариант оценки материалов:

по учетной цене или по фактической себестоимости;

• — вариант учета процесса заготовления и приобретения материалов, то есть выбрать бухгалтерский счет, на котором они будут учитываться. Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» [1]:
• — наименование документа;
• — дату составления документа;
• — наименование организации, от имени которой составлен документ;
• — содержание хозяйственной операции;
• — измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
• — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер).

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

Может составляться отдельный список наименований и устанавливаться особые правила оформления первичных учетных документов на выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета). Перечень таких запасов и особые правила оформления первичных учетных документов на их выдачу, и порядок контроля, за их расходованием (использованием) устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера.

Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

Характеристика счетов, которые применяются для учета материально производственных запасов, и корреспонденции этих счетов даны в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденном приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Фактическими затратами на приобретение материально производственных запасов могут быть (п. 6 ПБУ 5/98):

— суммы, уплачиваемые поставщику в соответствии с договором.

Они определяются исходя, из условий договора и подтверждаются первичными документами, которые представляет поставщик или грузоотправитель (товарные накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные квитанции или накладные и другие документы);

— суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально производственных запасов.

Эти суммы должны быть подтверждены актами приемки выполненных работ (оказанных услуг), из которых можно проанализировать характер затрат и их принадлежность к приобретенным материально производственных запасов;

• — таможенные пошлины и иные платежи;
• — не возмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением материально производственных запасов;
• — вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, с помощью которых приобретены материально производственных запасов. Для подтверждения таких расходов организация-покупатель должна иметь отчеты посредников о выполненных поручениях, из которых следует их целевое назначение;
• — затраты по заготовке и доставке материально производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.

Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материально производственных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором;

• — затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков (коммерческий кредит), проценты по заемным средствам, если они связаны с приобретением материально производственных запасов и произведены до даты их оприходование на складах организации;
• — суммовые разницы, образующиеся при установлении цены на запасы в условных денежных единицах (иностранной валюте) и расчетах за них в рублях;
• — иные затраты, непосредственно связанные с приобретением запасов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материально производственных запасов общехозяйственные и аналогичные расходы, кроме случаев, когда эти расходы непосредственно связаны с приобретением запасов.

Анализ, структуры перечисленных расходов показывает, что они могут быть сформированы в разное время и не, совпадать с моментом поступления материалов на склад и с передачей их в производство. Между тем документы на поступление и выбытие материалов должны оформляться своевременно по мере совершения операций и находить отражение в учете, причем в денежном измерителе. Таким образом, только при небольшой номенклатуре и значимости материалы могут отражаться в текущем учете по фактической себестоимости.

Операции по движению материальных ценностей не зависимо, от формы собственности должны оформляется, унифицировано первичные документы по учету материалов [2]. Документами по учету материально производственных запасов является: доверенность. Применяется для оформления права должностного лица выступить в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, не может превышать 15 дней. В исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

Приходный ордер, используется для учета материалов от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре, материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам заранее в пронумерованном виде.

Акт о приемки материалов, применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемки запасов поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Он составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика. Утверждается акт руководством организации или другими уполномоченными лицами. Один экземпляр передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей. Другой передается в отдел снабжения для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно-заборная карта, нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существенных нормативов расчетным путем. Лимитно-заборная карты выполняются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах на квартал. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению (в производство), другой экземпляр передается на склад.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом только при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток. После использования лимитно-заборной карты сдаются в бухгалтерию.

Требование накладная, применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации при продаже запасов. Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственными лицами склада. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей, второй для оприходования ценностей принимающей стороной. Сверхлимитный отпуск материалов со склада может, производится только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием накладной.

Накладная на отпуск материалов на сторону, используется для учета отпуска материальных ценностей сторонними организациями на основании договоров или других документов. Накладная выполняется в двух экземплярах: первый передаётся на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй получателю.

Карточка учета материалов, служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документами строгой отчетности, и выдается кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо производит запись в карточке на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операций.

Система нормативных правовых актов, регламентирующих учет приобретения и заготовления материально производственных запасов, включает в себя:

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н;

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/98), утвержденное приказом Минфина России от 15.06.98 N 25н;

Порядок отражения в бухгалтерском учете отдельных операций, связанных с налогом на добавленную стоимость и акцизами (письмо Минфина России от 12.11.96 N 96);

Инструкцию Госналогслужбы России от 11.10.95 N 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» (с изменениями и дополнениями); Гражданский кодекс РФ; Налоговый кодекс РФ; другие нормативные документы.

Согласно п. 5 ПБУ 5/98 приобретаемые материалы учитываются по фактической себестоимости заготовления. При этом в соответствии с инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий отражаются соответственно на счетах 10 по фактической себестоимости, либо по учетным (средневзвешенным) ценам.