Первичный учет материалов

Первоначально информация о совершенных хозяйственных операциях должна отражаться в первичных учетных документах. Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

К оформлению первичных учетных документов предъявляются следующие требования:

1) Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст. 9 Федерального Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Унифицированные формы первичных документов должны применятся в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все необходимые реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т. е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

2) Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты (наименование документа; дату составления; название организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственных операций; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и их личные подписи).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

• 3) Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в некоторых случаях — непосредственно после ее окончания.
• 4) Качество заполнения первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
• 5) Запись в документах делают шариковой ручкой или машинописным способом. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны (напечатаны) четко и разборчиво. Если при заполнении документа была допущена ошибка, существует несколько методов ее исправления. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:
  • — корректурным способом: ошибочно сделанная запись аккуратно зачеркивается, делается правильная запись и подписывается бухгалтером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправлении ошибки верить (новый текст или сумма) Дата Подпись.

• — способом дополнительной проводки: дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;
• — способом «красное сторно»: в случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;
• — способом обратной проводки: для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

В некоторых документах, например, в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.