Применение компьютерных технологий в бухгалтерском учете

Введение

Развитие экономических и социальных отношений, расширение сети и предприятий и увеличение их размеров, возникновение новых связей между предприятиями и отраслями, увеличение потоков и объемов информации — все это привело к резкому усложнению управленческих задач.

Усложнение задачи, решаемых в сфере управления, обусловило в свою очередь изменение характера процессов управления.

Современный руководитель должен уметь принимать решения в ситуациях, характеризующихся многочисленными факторами и взаимными связями. Поэтому управленческие задачи потребовали новые методы решения.

Применение вычислительных машин значительно повышает оперативность управления, но при этом предполагается активное участие человека в процессе управления. Именно он принимает окончательное решение на основе оценки различных расчетных вариантов, учитывая имеющиеся в его распоряжение дополнительные данные.

Производственно-технологическая практика является органической частью учебного процесса и имеет цель закрепить и углубить знания, полученные в процессе теоретической деятельности, приобщить студента к общественно-полезному труду и увязать полученные теоретические знания с реальными условиями производства.

— ИП Соломин хозяйственно-строительное предприятие «Скобяная лавка» было основано в 2007 году. Единственным учредителем и генеральным директором является Соломин Павел Федорович. С момента своего создания и по сей день предприятие позиционирует себя как организация по реализации хозяйственно-строительных материалов.

Несмотря на весьма небольшие капитальные вложения предприятие окупает затраты, а также приносит некоторую прибыль. На данный момент статичный рабочий штат фирмы составляет восемь человек: директор, бухгалтер, три продавца, водитель, два грузчика. Кроме того, по мере надобности, фирма пользуется услугами приходящих работников.

За относительно короткое время работы «Скобяная лавка» уже успела наработать постоянный круг клиентов.

Структура организации:

1. Информационные системы в бухгалтерии, пакеты прикладных программ

1.1 Анализ информационных систем

1.1.1 Техническое обслуживание ПК, периферии, локальных сетей В ИП Соломин небольшой штат сотрудников, поэтому используется всего два персональных компьютера, один ноутбук, два принтера: лазерный и с функцией 3в1, два телефона: стационарный и радио.

Характеристики ПК и периферии.

1. Системный блок CAMERON 40019AS CD430 1024 250 DVDRW

2. Процессор: Производитель — Intel, Модель — Celeron D 430, 1.8 GHz, 800MHz, Тактовая частота — 1.8 ГГц; Оперативная память: Объем — 1 Гб; Жесткий диск: Объем — 250 Гб; Графическая система: Модель — 64МБ; Оптический привод: Тип — DVD/CD±RW

3. LED монитор PHILIPS 196V3

4. Экран: Диагональ — 18,5 дюймов, Контрастность — 10 000 000:1, Разрешение — 1366×768, Тип матрицы — TFT TN, Угол обзора по вертикали — 160 градусов, Угол обзора по горизонтали — 170 градусов; Видео интерфейсы: Разъем DVI — есть; Цвет — черный

5. Ноутбук LENOVO G570GTBKTXB9602G320RKZ (59 319 116)

6. Операционная система: Наименование — DOS; Экран: Диагональ — 15.6 дюймов, Разрешение — 1366×768 Пикс Пикс; Процессор: Производитель — Intel, Модель — B960, Тактовая частота — 2.2 ГГц; Оперативная память: Объем — 2, Тип памяти — DDR3; Жесткий диск: Объем — 320 Гб; Графическая система: Производитель — Intel, Модель — HD 3000; Оптический привод: Тип — DVD±RW; Цвет — черный

7. Принтер/Сканер/Копир CANON PIXMA MP495

8. Общие характеристики: Скорость печати — 8,8 стр./мин, Тип принтера — струйный; Бумага: Формат — A4, B5, A5, Letter, Legal, конверты (формата DL или Commercial 10), 10×15 см, 13×18 см, 20×25 см; Цвет — чёрный

9. Принтер HEWLETT PACKARD ColorLaserJet Pro CP1025

10. Общие характеристики: Совместимость — Windows 7 (32/64-разрядная), Windows Vista (32/64-разрядная), Windows XP (32-разрядная, SP2 или выше); Бумага: Формат — A4, A5, A6, B5 (ISO, JIS), 10×15 см, почтовые открытки (JIS, одиночные и двойные); конверты (DL, C5, B5); нестандартные: 76×127 мм — 216×356 мм

11. Мышь GENIUS Optical NetScroll 100 Silver

12. Общие: Соединение — Проводное, Тип — Оптическая, Разрешение сенсора — 1200 dpi, Интерфейс — USB, PS/2; Корпус: Количество клавиш — 2, Колесо прокрутки — Есть, Подходит для левшей — Есть; Цвет — серебристый

13. Мышь GENIUS Xscroll

14. Общие: Соединение — Проводное, Тип — Оптическая, Разрешение сенсора — 400 dpi, Интерфейс — USB, PS/2; Корпус: Количество клавиш — 3, Подходит для левшей — Есть

15. Колонки MICROLAB M-119

16. Общие: Тип — 2.1, Суммарная выходная мощность — 13 Вт, Отношение сигнал/шум — 65 дБ, Частотный диапазон — 30 Гц — 20 000 Гц; Прочее: Материал — Сабвуфер: дерево; сателлиты: пластик; Цвет — чёрный

17. DECT PANASONIC KX-TG 1611 CAR радиотелефон Panasonic

18. Общие: Тип — Радиотелефон; Функции: АОН — Есть, Caller ID — Есть; Цвет — черно-красный

19. Клавиатура DELUX DLK-8050 (black) USB

Общие: Соединение — Проводное, Интерфейс — USB, PS/2; Количество клавиш — 104; Дополнительная информация — Лазерная гравировка На всех ПК ИП Соломин установлена ОС Windows XP, которая не совсем удовлетворяет своим быстродействием. Так же на всех компьютерах установлен базовый пакет программ Microsoft Office, защита осуществляется с помощью антивирусной системы avast, база которой обновляется ежедневно.

1.1.2 Анализ информационных систем Назначение информационной системы В процессе своей деятельности бухгалтерия организации осуществляет непрерывное и документальное наблюдение, измерение, отражение и обобщение в денежном измерителе фактов движения средств организации и источников их формирования в процессе ее финансово-хозяйственной деятельности.

Информационная система организации задействована при выполнении следующих задач:

— обеспечение своевременной, полной и объективной информации о результатах деятельности за определенный промежуток времени;

— обмене информацией между персональными компьютерами (ПК) сотрудников организации через локальную сеть;

— обмене информацией между персональными компьютерами, расположенными не в данном помещении через удаленный доступ;

— получении информации через электронную почту .

— ведении документооборота и делопроизводства организации;

— хранения данных деятельности организации в электронном виде.

Каналами доступа к информации ИС являются:

— визуальный просмотр информации на ПК в локальной сети через мониторы;

— копирование информации из ИС и в ИС с помощью гибких и сменных дисков, съемного винчестера;

— просмотр и копирование информации структурных подразделений с ПК1,3;

— вывод информации с ПК1−5 на принтер.

Программное обеспечение ИС включает в себя:

— операционную систему Windows NT, (ПК1−5);

— программы защиты от вирусов AVP, Dr.WEB.

Существующие меры защиты информационной системы Физические меры защиты К физическим мерам защиты следует отнести наличие охраны в организации.

Аппаратные средства защиты:

— средства обеспечения питания ПК: сетевые фильтры, сглаживающие пульсации питающего напряжения и тока; программируемый источник бесперебойного питания сервера, способный при резких колебаниях питающего напряжения корректно отключать сервер локальной сети, не подвергая риску операционную систему; обычная сеть;

— устройства резервного копирования информации (FDD, HDD, ZIP), с помощью которых имеется возможность сохранять наработанную фирмой информацию через определенные промежутки времени;

— сервер локальной сети (ПК3), который при грамотном администрировании способен предотвратить несанкционированное проникновение в ИС из внешней сети, а также разграничить доступ пользователей к рабочим станциям локальной сети.

Классификация информационных систем.

Информационные системы могут значительно различаться по типам объектов, характером и объемом решаемых задач и рядом других признаков.

Общепринятой классификации ИС до сих пор не существует, поэтому их можно классифицировать по разным признаками, что вызвало существование нескольких различных классификаций ИС Согласно общепринятой классификации ИС — информационные системы — подразделяются:

· по масштабам применения — настольные и офисные

· по признаку структурированности задач — структурированные (формализуемые), не структурируемые (не формализуемые), частично структурируемые. Частично-структурированные делятся на: ИС репортинга и ИС разработки альтернативных решений (модельные, экспертные). Экспертные в свою очередь делятся на:

o централизованные, децентрализованные и коллективного использования

o с интеграцией по уровням управления, по уровням планирования и т. д.

· по функциональному признаку — производственные, маркетинговые (анализа рынка, рекламные, снабженческие и т. п.), финансовые (бухгалтерские, статистические, и т. п.), кадровые;

· по квалификации персонала и уровням управления — стратегические (топ-менеджеров), функциональные (менеджеров среднего звена) и оперативные (специалистов)

· по характеру обработки информации: системы обработки данных, системы управления, система поддержки принятия решений

· по оперативности обработки данных — пакетной обработки и оперативные

· по степени автоматизации — ручные, автоматические, автоматизированные

· по характеру использования информации — на информационно-поисковые, информационно-справочные, информационно-решающие, управляющие, советующие и т. п.;

· по степени централизации обработки информации — на централизованные, децентрализованные, информационные системы коллективного использования

· по характеру использования вычислительных ресурсов — на локальные и распределенные;

· по сфере деятельности — на государственные, территориальные (региональные), отраслевые, объединений, предприятий или учреждений, технологических процессов

· по классу реализуемых технологических операций — на системы с текстовыми редакторами, системы с табличными редакторами, СУБД, СУБЗ, системы с графикой, мультимедиа, гипертекстом

· по месту в процессе управления предприятия — на АРМ специалиста, ИС руководителя, ИС внешнего контролера, интегрированные системы, объединяющие в себе часть или все из этих функций

· по концепции построения — файловые, автоматизированные банки данных, банки знаний, ХД

· по режиму работы — на пакетные, диалоговые и смешанные По масштабам применения современные ИС подразделяются на:

· Настольные (одиночные) ИС — информационные системы Для работы одного человека. К ним можно отнести автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста (конструктора, технолога, расчетчика на прочность, бухгалтера малого предприятия, расчетчика заработной платы и т. д.) ИС этого уровня позволяют специалистам, работающим с данными повысить продуктивность и производительность работы.

· Офисные (групповые) информационные системы — ИС Основная цель информатизации офиса — обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Групповые ИС ориентированы на коллективное использование информации членами рабочей группы (одного подразделения). Чаще всего строятся как локальная вычислительная сеть ПК или реже как многотерминальная централизованная вычислительная система.

· ИС офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки и т. п.

По сфере применения:

· Государственные информационные системы (ИС)

· Территориальные (региональные) ИС По способу организации:

· Файловые системы

· Автоматизированные банки данных

· Интеллектуальные банки данных (банки знаний, БЗ)

· Хранилища данных — ХД Приложение 1, Рис. 1 — Схема классификации ИС.

1.1.3 Информационные технологии функциональной обработки информации Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

· формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

· обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

· своевременное предупреждение негативных явлений в финансово — хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Система электронного документооборота (СЭД) — это организационно-техническая система, в основу которой положен специально разработанный программный продукт. СЭД — это система с помощью которой сопровождается процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

* регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

* электронный архив документов;

* согласование и утверждение ОРД;

* контроль исполнения документов и поручений;

* автоматизация договорного процесса;

* управлени библиотекой книг (book management);

* библиотека регламентов управленческих процедур;

* оформление командировок;

* организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

* система контроля выполнения должностных инструкций.

Внедрение системы электронного документооборота это осмысленный и значимый шаг направленный на повышение конкурентоспособности компании, руководство которой приняло решение о выборе и внедрении СЭД.

Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить трудности, которые связаны с поиском, доступом и хранением информации и документов, и избежать большинство проблем, возникающих в процессе использования классического «бумажного» документооборота.

Основные задачи внедрения СЭД:

1. эффективное управление документопотоками на предприятии;

2. централизованное хранение документов;

3. усиление контроля исполнения работ по документам и поручениям от руководства подчиненным;

4. повышение продуктивности работы рядовых сотрудников;

5. упрощение процедуры доступа к информации и обеспечения руководящего персонала данными для принятия важных решений;

6. информационная безопасность предприятия.

Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация — это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т. п.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Приложение 1, рис. 2 — Схема документооборота.

1.1.4 Технология обработки экономической информации на основе табличного процессора MS EXCEL.

Экономическая информация и ее обработка Экономическая информация — это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическую информацию следует рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации.

Возможности программы Excel

Программа Microsoft Excel относится к классу программ, называемых электронными таблицами. Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических и инженерных задач, позволяют систематизировать данные из любой сферы деятельности. Существуют следующие версии данной программы — Microsoft Excel 4.0, 5.0, 7.0, 97, 2000. В данном практикуме рассмотрена версия 97. Знакомство с более ранними версиями позволит легко перейти к следующей.

Программа Microsoft Excel позволяет:

· сформировать данные в виде таблиц;

· рассчитать содержимое ячеек по формулам, при этом возможно использование более 150 встроенных функций;

· представить данные из таблиц в графическом виде;

· организовать данные в конструкции, близкие по возможностям к базе данных.

В Microsoft Excel имеется 12 функций рабочего листа, используемых для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией.

База данных — это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.

База данных в Microsoft Excel — это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы — полями. Верхняя строка списка содержит названия каждого столбцов. Ссылка может быть задана как диапазон ячеек либо как имя, соответствующее диапазону списка.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Поля данных в списке должны содержать идентифицирующее имя в первой строке. Аргумент поле может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например «Возраст» или «Урожай» в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 — для первого поля (Дерево), 2 — для второго поля (Высота) и так далее.

Критерий — это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для функции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют условиям, определенным диапазоном критериев. Диапазон критериев включает копию названия столбца в списке, для которого выполняется подведение итогов. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек, например A1: F2 в приведенном ниже примере базы данных, или как имя интервала, например «Критерии». Для получения дополнительных сведений об условиях, которые могут быть использованы в качестве аргумента критерий нажмите кнопку.

Функции для работы с базами данных и списками БДДИСП Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных БДДИСПП Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных БДПРОИЗВЕД Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию БДСУММ Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию БИЗВЛЕЧЬ Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию БСЧЁТ Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных БСЧЁТА Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных ДМАКС Возвращает максимальное значение среди выделенных записей базы данных ДМИН Возвращает минимальное значение среди выделенных записей базы данных ДСРЗНАЧ Возвращает среднее значение выбранных записей базы данных ДСТАНДОТКЛ Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных ДСТАНДОТКЛП Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных Организация данных в программе Файл программы представляет собой так называемую рабочую книгу, или рабочую папку. Каждая рабочая книга может содержать 256 рабочих листов. По умолчанию версия программы Excel 97 содержит 3 рабочих листа, предыдущая версия программы по умолчанию содержала 16 рабочих листов. На листах может содержаться как взаимосвязанная, так и совершенно независимая информация. Рабочий лист представляет собой заготовку для таблицы.

РАСЧЕТ ПО ФОРМУЛАМ Правила работы с формулами ь формула всегда начинается со знака =;

ь формула может содержать знаки арифметических операций + - * / (сложение, вычитание, умножение и деление);

ь если формула содержит адреса ячеек, то в вычислении участвует содержимое ячейки;

ь для получения результата нажмите .

ь Если необходимо рассчитать данные в столбце по однотипной формуле, в которой меняются только адреса ячеек при переходе на следующую строку таблицы, то такую формулу можно скопировать или размножить на все ячейки данного столбца.

Расчет суммы в последнем столбце происходит путем перемножения данных из столбца «Цена одного экземпляра» и данных из столбца «Количество», формула при переходе на следующую строку в таблице не изменяется, изменяются только адреса ячеек.

Копирование содержимого ячеек Выделяем исходную ячейку, помещаем указатель мыши на край рамки и при нажатой клавише и левой клавише мыши перемещаем рамочку в новое место. При этом копируется содержимое ячейки, в том числе и формула.

Автозаполнение ячеек Выделяем исходную ячейку, в нижнем правом углу находится маркер заполнения, помещаем курсор мыши на него, он примет вид +; при нажатой левой клавише растягиваем границу рамки на группу ячеек. При этом все выделенные ячейки заполняются содержимым первой ячейки. При этом при копировании и автозаполнении соответствующим образом изменяются адреса ячеек в формулах. Например, формула = А1 + В1 изменится на = А2 + В2.

Если формула содержит адреса, ссылка на которые не должна изменяться, перед этим адресом необходимо указать знак $.

Например: = $A$ 5 * A6

При копировании этой формулы в следующую строку ссылка на первую ячейку останется неизменной, а второй адрес в формуле изменится.

Расчет итоговых сумм по столбцам В таблицах часто необходимо подсчитать итоговые суммы по столбцу. Для этого существует специальная пиктограмма Автосуммирование. Предварительно ячейки с исходными данными нужно выделить, для этого нажимаем пиктограмму, сумма будет расположена в свободной ячейке под столбцом.

Пример обработки экономической информации в EXCEL Приложение № 1, форма 1, 2.

1.1.5 Технология использования систем управления базами данных Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS.

Краткая характеристика программного обеспечения, используемого при создании СУБД.

Visual FoxPro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием xBase и SQL, диалекты которых встроены во многие СУБД. Имеет высокий уровень объектной модели.

Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки некоммерческих приложений. Минимальные ресурсы ПК: процессор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 12 (16) Мб, занимаемый объем на ЖМД 10−40 Мб.

Visual Basic — это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Visual C++ - наиболее мощный объектно-ориентированный язык программирования, обладает неограниченной функциональностью. Предназначен для создания компонентов приложений для выполнения операций, критичных по скорости.

SQL Server — сервер баз данных, реализует подход «клиент-сервер» и взаимодействует с указанными пакетами. Главные достоинства: высоая степень защиты данных, мощные средства для обработки данных, высокая производительность. Указанные программные продукты имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события.

Применение СУБД в экономике Очевидно, что экономические задачи, для решения которых необходимо применять программное обеспечение СУБД, весьма обширны и разнообразны. На его основе строятся автоматизированные системы управления предприятий различных уровней (от малых до крупных). Оно лежит в основе практически всех прикладных бухгалтерских программ (например, «1С: Бухгалтерия», «Парус» и др.). Одновременно СУБД применяются для автоматизации систем управления, мониторинга и прогнозирования развития отраслей и экономики страны в целом.

В качестве примера мы более подробно остановимся на вопросах использования СУБД при создании прикладного программного обеспечения, решающего задачи управления работой банков и финансовых компаний, или автоматизированных банковских систем (АБС) Общая характеристика СУБД MS Access

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

§ высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

§ глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

§ богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространенная MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фир-мой Microsoft. В процессе разработки данного продукта yа рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) cтали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Ассеss 97 (в составе NS Office 97) и Ассеss 2000 (в составе МS Office 2000).

Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных Ассеss. Это Таблицы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Заголовок окна содержит имя файла базы данных. В данном случае он называется Trade Test.

Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован. По каждому из них предусмотрены стандартные режимы работы:

§ Создать — предназначен для создания структуры объектов;

§ Конструктор — предназначен для изменения структуры объектов;

§ Открыть (Просмотр, Запуск) — предназначен для работы с объектами базы данных.

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Основные этапы разработки базы данных в среде MS Access

§ разработка и описание структур таблиц данных;

§ разработка схемы данных и задание системы взаимосвязей между таблицами;

§ разработка системы запросов к таблицам базы данных и (при необходимости) их интеграция в схему данных;

§ разработка экранных форм ввода/вывода данных;

§ разработка системы отчетов по данным;

§ разработка программных расширений для базы данных, решающих специфические задачи по обработке содержащейся в ней информации, с помощью инструментария макросов и модулей;

§ разработка системы защиты данных, прав и ограничений по доступу.

Очевидно, что между перечисленными этапами существует большое количество обратных связей, подразумевающих возврат к более ранним шагам, исходя из вновь открывшихся обстоятельств, которые невозможно было заранее учесть или предвидеть.

Приложение № 1, форма 3- работа с СУБД

1.2 Компьютерные технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений

1.2.1 Виды АРМов, эксплуатируемых в организации, их структура и характеристики, установка и виды обслуживания Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому АРМ, особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя.

АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональные АРМ являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест, интеллектуальных терминалов больших ЭВМ, рабочих станций в локальных сетях. АРМ имеют открытую архитектуру и легко адаптируются к проблемным областям.

АРМ выполняют децентрализованную одновременную обработку экономической информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной базы данных (БД). При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связи в ПЭВМ и БД других пользователей, обеспечивая, таким образом, совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, — наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает:

ь простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

ь простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

ь компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

ь высокую надежность и живучесть;

ь сравнительно простую организацию технического обслуживания.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Приоритет пользователя при работе с техникой несомненен. Поэтом; при их взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человека за счет совершенствования программных средств.

Для автоматизации бухгалтерского учета на моем рабочем месте используется программа фирмы «1С», система «1С: Предприятие — Бухгалтерский учет ред.4.5 (7.70.502)». Этой программой фирма пользуется 5 лет. В ближайшее время организация не собирается переходить на другую программу, т. к в этой все устраивает.

Популярность этой программе обеспечили мощная программа, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия.

1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета.

Компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т. д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Особенностью системы программ 1С: Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы «1С». Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Кроме типовых конфигураций, поставляемых в комплекте с программой, существуют дополнительные конфигурации, поставляемые фирмой «1С» отдельно, а также конфигурации, разработанные другими фирмами, и конфигурации, разрабатываемые непосредственно для конкретных организаций.

Различные версии продуктов системы программ 1С: Предприятия могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Однопользовательские версии программ обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя (в один момент времени). Однопользовательские версии используются в основном на небольших предприятиях.

Базовые версии программ системы 1С: Предприятия рассчитаны на работу одного пользователя и, в отличии от других версий, не включают средства для изменения конфигурации. Они используются для ведения достаточно простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации.

1С: Бухгалтерия является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

В системе «1С: Бухгалтерия» основные особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учета, состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т. д.

Типовая конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Казахстана.

Типовая конфигурация включает:

ь План счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;

ь Справочник валют, используемый для валютного учета;

ь Набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;

ь Набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;

ь Набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций.

ь Набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации.

ь Набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики.

ь Специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета.

ь Набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления.

ь Специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.

ь План счетов и настройка аналитического учета реализованы в Типовой конфигурации практически для всех разделов бухгалтерского учета.

Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

ь Учет операций по кассе ь Учет операций по банку ь Учет основных средств ь Учет нематериальных активов ь Учет материалов ь Учет товаров ь Учет затрат на производство ь Учет выпуска продукции ь Учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

В Типовой конфигурации установлен режим ведения количественного учета только по аналитике. Это значит, что количественный учет может вестись только по счетам, для которых установлено ведение аналитического учета и количественные итоги будут рассчитываться только по объектам аналитики.

Для значений количества в проводках и итогах установлено 10 знаков целой части и 3 знака дробной части.

В типовой конфигурации установлено ведение валютного учета. Для этого используется справочник «Валюты». Он имеет два реквизита: «Курс» и «Кратность». Реквизит «Кратность» используется для валют с очень маленькими значениями курса, точность которых меньше 4 знаков дробной части. Для остальных валют он должен равняться единице. Оба этих реквизита периодические, то есть их значения вводятся на определенные даты и распространяются на все даты до ввода следующего значения.

Для тех счетов, для которых в плане счетов установлен признак ведения валютного учета, при вводе проводок будет запрашиваться конкретная валюта. Выбор валюты при вводе операций осуществляется без возможности редактирования.

Для редактирования списка валют и ввода курсов следует открыть справочник валют из главного меню 1С: Бухгалтерии. Для просмотра курсов валют за разные даты следует воспользоваться специализированным отчетом «История курса валют» .

Начало ведения учета.

Прежде чем вести бухгалтерский учет с помощью программы «1С: Бухгалтерия», необходимо задать параметры учета и ввести начальные остатки счетов.

1. Ознакомиться с планом счетов.

План счетов содержит все необходимые счета и субсчета и включает настройку аналитического, количественного и валютного учета.

В общем случае, план счетов 1С: Бухгалтерии не требует дополнительной настройки."

План счетов является главной составляющей типовой конфигурации. Состав счетов и их свойства определяют методологию учета, реализованную в данной конфигурации, и влияют практически на все части конфигурации, имеющие отношение к бухгалтерскому учету.

Большинство счетов в поставке 1С: Бухгалтерии включены непосредственно в конфигурацию и доступны для коррекции только в режиме конфигурирования. Это объясняется тем, что значительная часть документов, входящих в конфигурацию, специализированные отчеты и поставляемые с конфигурацией регламентированные отчеты ориентированы на определенные свойства конкретных счетов.

К свойствам счетов, определенным в конфигурации относятся:

ь состав субсчетов;

ь настройка аналитического учета;

ь настройка количественного учета;

ь настройка валютного учета;

ь признаки активных, пассивных и активно? пассивных счетов;

ь признаки забалансовых счетов.

Наиболее важными свойствами среди перечисленных являются состав субсчетов и настройки аналитического учета. Заметим, что их изменение пользователем в конфигурации может потребовать существенных изменений в алгоритмах формирования проводок документами конфигурации. Кроме того, изменение свойств счетов, входящих в конфигурацию, может повлиять на формирование регламентированных отчетов, поставляемых фирмой «1С». Тем не менее, некоторые действия по изменению плана счетов можно выполнять без вызова Конфигуратора. Так, вы можете вводить в план счетов новые счета и добавлять к уже имеющимся счетам новые субсчета.

2. Ввести сведения об организации. В начале работы с программой необходимо ввести сведения о вашей организации в предназначенном для этого диалоге.

Сведения об организации включают информацию о регистрационных данных организации, банковские реквизиты, отдельные элементы учетной политики."

3. Ввести ставки налогов Открыть справочник «Налоги и отчисления». Проверить установленные ставки налогов, сборов и взносов. При необходимости отредактируйте их. Ставки налогов являются периодическими значениями, то есть значениями, зависящими от даты. Справочник показывает значения ставок на рабочую дату (она указана в заголовке окна справочника). Используя кнопку «История значения» в панели инструментов справочника, проверьте даты ввода ставок налогов.

4. Заполнить справочники. Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода новых операций и документов в информационную базу.

Справочники «Банковские счета» и «Валюты» целесообразно заполнить заранее."

До начала работы с документами необходимо занести банковские реквизиты вашей организации в справочник «Банковские счета». В справочник «Валюты» следует внести сведения о валютах, используемых в организации. Для каждой валюты рекомендуется внести историю курса — с первой даты, за которую вы планируете вводить хозяйственные операции, по текущую дату.

Дату и значение курса следует вводить в соответствии с котировками валют, устанавливаемыми НацБанком РК 5. Ввести начальные остатки Ввод начальных остатков требуется в том случае, если организация к моменту перехода на учет в 1С: Бухгалтерии 7.7 уже ведет хозяйственную деятельность.

Дата ввода остатков. Остатки следует вводить по состоянию на начало учетного периода — года (квартала, месяца). Для этого датой ввода начальных остатков должна быть дата последнего календарного дня предыдущего года (квартал, месяца). Для удобства работы установите дату ввода начальных остатков в качестве рабочей даты, используя режим настройки параметров (меню «Сервис», пункт «Параметры»).

Ввод операций можно осуществлять, используя журнал «Операции». Для его вызова выберите пункт «Журнал операций» меню «Журналы». Используя журнал, можно просматривать и редактировать существующие операции, вводить новые, осуществлять выборку нужных по различным критериям. Остатки по счетам, для которых в плане счетов установлен режим ведения аналитического учета, вводятся с указанием конкретных объектов аналитического учета (субконто).

Если по счету ведется количественный учет, необходимо указывать также остаток в количестве.

Если по счету ведется валютный учет, необходимо вводить остатки по каждой валюте отдельно, с указанием валютной суммы и соответствующего этой валюте рублевого эквивалента. Если остатки введены правильно, дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту. Проверить обороты можно, построив оборотно-сальдовую ведомость за период, включающий дату ввода начальных остатков.

6. Ввести операции до текущей даты После ввода начальных остатков следует ввести операции, которые имели место до текущей даты. Если за период от даты, на которую введены начальные остатки, до текущей даты, было совершено небольшое количество хозяйственных операций, то предпочтительнее ввести в информационную базу все операции, которые имели место за этот период.

В этом случае вы будете иметь детальные данные по всем счетам и объектам аналитического учета. При большом количестве совершенных хозяйственных операций можно ввести перекрестные обороты по счетам, суммируя проводки с одинаковой корреспонденцией и совпадающими значениями субконто и валюты. Это имеет смысл сделать лишь в том случае, если у вас уже выведены обороты по всем счетам для каждого объекта аналитического учета, а также по валюте и количественному учету.

7. Проверить правильность ввода данных. Правильность введенных данных вы сможете проверить, получив отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета по субконто», «Анализ субконто». Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» позволяет увидеть остатки по всем синтетическим счетам. Остатки можно сравнить с остатками в Главной книге. Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» может быть использован для просмотра остатков и оборотов по счетам, на которых ведется аналитический учет. Стандартный отчет «Анализ счета по субконто» может быть использован для просмотра остатков и оборотов на счете (субсчете) по конкретным объектам аналитического учета. Стандартный отчет «Анализ субконто» может быть использован для детализации остатков и оборотов по многомерной аналитике.

Настройки.

Для удобства работы с программой рекомендуется установить значения различных параметров системы 1С: Предприятие. Для этого выполните пункт «Параметры» раздела меню «Сервис». Рекомендуется установить: — рабочую дату (закладка «Основные»), если вы предполагаете ь вводить в текущем сеансе операции;

ь интервал видимости документов (закладка «Журналы») так, чтобы ь в него входили все операции, которые Вы предполагаете вводить в ближайшее время;

ь период получения бухгалтерских итогов, за который Вы предполагаете получать отчеты (закладка «» Бухгалтерские итоги"). Установите также период бухгалтерских итогов (пункт «Управление бухгалтерскими итогами» меню «Операции»), до которого включительно Вы предполагаете в ближайшее время вводить документы и получать отчеты. Все эти настройки могут быть в любой момент изменены.

1.2.2 Источники поступления входной информации, способы ее накопления, способы доставки входной информации Назначение справочников Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае необходим справочник. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.

Система 1С: Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

Атрибуты справочников В качестве обязательных реквизитов каждый справочник имеет Код и Наименование. Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым. Система 1С: Предприятие предоставляет широкие возможности по работе с кодами элементов справочника: автоматическое присвоение кодов, автоматический контроль уникальности кода и другие.

Помимо кода и наименования, в справочниках системы 1С: Предприятие может храниться любая дополнительная информация об элементе справочника. Для хранения такой информации в справочнике может быть создан список реквизитов. Используя механизм реквизитов справочника, легко организовать, например, картотеку сотрудников. Например, справочник Сотрудники почти наверняка будет иметь атрибуты Должность, Оклад и другие.

Типы данных Для каждого атрибута справочника нужно указать его тип данных, например, «число», «строка», «дата». Это базовые типы, но можно указать и сложные типы данных. Например атрибут Должность имеет тип данных Должности. В этом случае, значения этого атрибута будут выбираться из справочника Должности. Так реализуется простейшая связь между справочниками, когда значения атрибутов одного справочника выбираются из другого справочника.

Иерархические справочники Список элементов справочника в системе 1С: Предприятие может быть многоуровневым. В этом случае все строки справочника будут разделяться на 2 вида: «просто» элементы справочника и группы справочника. Группы позволяют переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации. Элементы и группы элементов в многоуровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Подчиненные справочники Между справочниками может быть установлено отношение подчиненности. В терминах реляционных баз данных, между таблицами устанавливается связь «один-ко-многим». В этом случае каждый элемент подчиненного справочника будет связан с одним из элементов справочника-владельца. Иногда можно сказать, что элементы одного справочника принадлежат элементам другого. Например, в системе может быть справочник Налоговые Льготы. Тогда его можно сделать подчиненным справочнику Сотрудники. Это означает, что «Сотрудник владеет налоговыми льготами» .

Структура справочников, Приложение 1, рис. 3, 4, 5.

1.2.3 Форма представления выходных данных Форма 1С — это метод представления объекта 1С пользователю. Обычно форма представляет собой ряд полей, которые требуется заполнить и набор кнопок (команд меню) для управления. Форма 1С есть у большинства объектов 1С.

В толстом клиенте 1С используются «обычные» формы 1С. Это значит, что программист просто рисует мышкой форму 1С также как это делается в Visual Studio и других фреймфорках.

В тонком клиенте 1С и веб клиенте 1С используются управляемые формы 1С. Это значит, что их размер, форму 1С и расположение на них полей нельзя изменить мышкой. Они генерируются автоматически на основании настроек. Про управляемые формы 1С мы поговорим в следующих уроках.

Большинство форм 1С типовых конфигураций в 1С имеют свое, типовое представление, привычное пользователю.

Форма списка 1С В 1С есть множество списков. Когда мы говорим «справочник номенклатуры», то подразумеваем «список элементов номенклатуры (т.е. товаров)». Когда мы говорим документы банка, то имеем ввиду «список документов ПКО и РКО».

Для отображения списков есть формы списков 1С. Это всегда табличная часть на всю форму 1С и над ней командная панель с кнопками Добавить, Скопировать и т. п., отображенными в виде картинок.

Колонки и их порядок можно посмотреть в любом типовом справочнике и документе.

Форма элемента/документа 1С Когда с помощью списка пользователь определился, с каким конкретным документом он собирается работать — открывается форма документа/элемента справочника 1С.

Она обычно состоит из шапки (списка обязательных полей) и закладок с таблицами. Вверху находится также панель с кнопками, но на ней часто бывают текстовые меню Действия, Цены и валюта, Операция.