Выбор формата для представления

Благодаря возможности отделения структуры данных от описания формы представления документа, XML возможно преобразовать практически к любому формату файла. На сегодняшний день существует большое количество программного обеспечения способного использовать XML-файлы и преобразовывать их в свой внутренний формат.

Так как наша документация будет представлена в виде таблиц, хорошим вариантом её электронного формата был бы xls, который в свою очередь является внутренним форматом программы Microsoft Excel. Данный программный продукт специально разрабатывался специалистами компании Microsoft для работы с таблицами, поэтому позволяет легко вносить изменения в них. С экономической точки зрения, для использования программного продукта Microsoft Excel необходима покупка лицензии предприятием, а так же пользователями электронной документации. К тому же, он предоставляет посредственный «механизм» защиты информации. В Microsoft Excel реализована возможность защиты документа от изменения, но в случае его пересохранения открывается возможность редактирования. Нельзя запретить копирование текста в буфер обмена. Есть вариант установки пароля на открытие файла, но ведь возможность чтения необходима. Данное приложение входит в состав Microsoft Office, являющийся платформозависимым пакетом программ для офиса, то есть входящие в него программы могут быть установлены на компьютер только с операционной системой Windows. Значит, пользователь, работающий на Linux или Mac OS, не сможет воспользоваться электронной документацией в формате xls.

Формат doc менее удобен для редактирования таблиц, к тому же он принадлежит приложению Microsoft Word, входящему в состав пакета программ Microsoft Office. То есть, он не лишен недостатков присутствующих у xls.

HTML — электронный формат файла предназначенный для представления информации в сети Интернет. Он является открытым, бесплатно распространяемым форматом. HTML предоставляет возможность редактирования хранящихся в нём данных. Для внесения изменений необходим простейший текстовый редактор, но для этого пользователю необходимо знать сам язык HTML (Hypertext Markup Language — гипертекстовый язык разметки) [1]. Данный формат файла является межплатформенным, то есть допускает своё использование на различных программных платформах (в различных операционных средах). HTML является альтернативой формату pdf, но не предоставляет возможности защиты данных от изменений, в отличие от конкурента. К тому же HTML не удобен при просмотре больших документов, так как позволяет сохранять каждую страницу только в отдельном файле.

Формат Adobe PDF (Portable Document Format — переносимый формат документов) является универсальным файловым форматом, который сохраняет все шрифты, форматирование, цвета и графику любого исходного документа независимо от того, в каком приложении и на какой платформе создавался этот исходный документ. Файлы Adobe PDF компактны, и любой пользователь бесплатной программы Adobe Reader может открывать к ним общий доступ, просматривать свои документы PDF и перемещаться по ним, а также печатать файлы PDF в точности такими, какими они были созданы. Adobe Reader, как правило, входит в состав программного обеспечения поставляемого с большинством новых персональных компьютеров.

Использование формата pdf не несёт за собой затрат связанных с покупкой лицензии ни со стороны предприятия, ни со стороны пользователя. Он предоставляет возможность защиты данных от копирования и последующего изменения. Листы документа хранятся в одном файле, что очень удобно. Приложения для чтения pdf-файлов распространяются бесплатно. Конвертор связки XML и XSL в PDF имеет бесплатную лицензию (приложение Apache FOP).

Исходя из выше сказанного выбор формата PDF для представления, использования и распространения документов влечет за собой минимальные затраты как со стороны разработчика так и со стороны конечного пользователя. Обеспечивая при этом комфортную работу и защиту информации от копирования.