Составление периодических отчетв и сверка реального и отраженного в документах уровня материальных ресурсов

При осуществлении любой производственной или финансовой деятельности требуется периодически проводить анализ информации, проверку полноты проведенных операций, оценку текущего состояния материально-технических ресурсов. Делается это при помощи периодических (месячных, квартальных, годовых) отчетов. Учет движения материальных ресурсов не является исключением из этого правила, и документом, который полностью характеризует движение материалов за указанный период, является оборотная ведомость. Состав оборотной ведомости такой: вначале выписываются остатки материалов на складе на начало периода, потом перечисляются все поступления и расходы, потом вычисляется остаток материалов на конец периода.

Периодически необходимо оценивать достоверность расчетов и вообще достоверность документированного состояния материальных ресурсов. Для этого проводится ревизия (инвентаризация) остатков (обычно раз в год). Для ревизии подготавливается список остатков материалов на складе согласно имеющимся документам, после чего наличие каждого материала проверяется в реальности, и реальное количество материала заносится в инвентаризационную опись напротив задокументированного количества.

Автоматизация процесса означает, что подсистема должна автоматически составлять периодические отчеты и подготавливать инвентаризационную опись, которую потом вручную заполнят непосредственно при проведении ревизии.