Значение автоматизации бухгалтерской отчетности в современных экономических условиях

Роль и значение автоматизации бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности

Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации. Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических).

Основной критерий продуктивности их работы — оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности организации с минимальным количеством сбоев и ошибок. Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этих задач.

Также нужно отметить важный фактор после перехода от плановой экономики, к рыночным отношениям и для повышения конкурентоспособности продукции работ и услуг собственного производства принимать решения. В условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово — хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. [5].

Основными возможностями автоматизированной обработки данных являются:

• — отражение хозяйственной деятельности организации в виде бухгалтерских проводок с возможностью ведения аналитического учета;
• — ведение учета от первичных документов с возможностью использования типовых операций;
• — аналитический и синтетический бухгалтерский учет движения денежных средств и материальных ценностей по любым счетам;
• — консолидированный и раздельный баланс по нескольким подразделениям;
• — учет и переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров, материалов, расчет амортизации ОС и НМА;
• — ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;
• — финансовый анализ и моделирование баланса;
• — ведение суммового и количественно-суммового учета, балансовых и забалансовых счетов;
• — параллельное ведение нескольких касс и расчетных счетов в рублях и валюте, расчет курсовой и суммовой разницы;
• — учет кассовых операций, ведение кассовой книги, автоматический экспорт данных в Главную книгу;
• — возможность просмотра реестра проводок документов-оснований;
• — автоматическое формирование Книги покупок и Книги продаж на основе первичных документов;
• — автоматический пересчет Главной книги и остатков с оборотами по счетам;
• — возможность ввода, корректировки документов и проводок за любой отчетный период;
• — гибкая настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего вида списков объектов модуля;
• — формирование основных бухгалтерских отчетов;
• — формирование отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды.
• — дополнительные возможности автоматизации бухгалтерского учета:
• — экспорт данных и формируемых отчетов в форматы Word и Excel, получение информации в графическом виде. [7]

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги «Журнал-главная», составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи. [12].

Производители программного обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями в законодательстве.

Если в работе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки. [19].

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета — это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации. Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично — часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров. [15].