Основные направления совершенствования формирования внутренней управленческой отчётности

Успешное управление любым предприятием невозможно без создания эффективной информационной системы, обеспечивающей менеджеров высшего звена и ведущих специалистов текущей информацией в реальном режиме времени. Но чтобы разработать и внедрить такую систему, финансово-экономической службе совместно с другими службами и подразделениями предприятия необходимо провести достаточно большое количество организационных мероприятий, основанных на таких методах управления, как регламентирование, регулирование и инструктирование.

В результате введения различных управленческих процедур можно сформировать единую схему документооборота, установить внутренние стандарты и разработать формы внутренней отчетности, с помощью которых директор предприятия, а также руководители служб и подразделений теперь смогут получать всю текущую информацию и принимать управленческие решения в реальном режиме времени.

Одной из важнейших задач финансово-экономической службы предприятия являются разработка, сопровождение и поддержание эффективной системы информационного обеспечения директора, линейных и функциональных руководителей, а также наиболее крупных инвесторов и акционеров текущей информацией в реальном режиме времени.

Однако в отечественной и зарубежной литературе вопросам информационного обеспечения и особенно внедрению форм внутренней отчетности уделяется очень мало внимания, поскольку в качестве временного периода обычно рассматривается только год, а поэтому весь анализ сводится к анализу годовых форм отчетности. Если же учесть, что аналитик в большей степени заинтересован в проведении анализа именно в течение отчетного периода, а не после его закрытия, то подготовка таких внутренних документов в финансово-экономической службе для специалистов разных уровней управления может существенно повлиять на эффективность работы всего предприятия.

Несмотря на очевидную полезность таких форм отчетности, их составление не проводится в полном объеме в силу ряда причин:

• — традиционно доступ к бухгалтерской базе данных имеют только бухгалтеры, а поэтому очень часто многие линейные и функциональные руководители, а также менеджеры, экономисты или финансисты вынуждены вести параллельную базу, причем не всегда удачно и профессионально;
• — сама бухгалтерская база данных довольно специфична, поскольку представлена не в виде таблиц, подготовленных для анализа, а в виде проводок, остатков и оборотов по каждому счету;
• — если тот или иной специалист все же получает доступ к базе данных, то составление аналитических таблиц проводится вручную, а не автоматически;
• — те выходные формы, которые все же можно получить в автоматическом режиме, являются больше бухгалтерскими, но не аналитическими, а поэтому круг пользователей сильно сужается;
• — актуальность информации для принятия управленческих решений очень часто снижается из-за запаздывания и несвоевременной обработки исходных данных.

Отсюда видно, что для устранения существующих недостатков директору предприятия, а вместе с ним и финансовому директору потребуется провести большой комплекс мероприятий не только в рамках финансово-экономической службы, но и всего предприятия; причем в составе мероприятий, нацеленных на организацию документооборота и призванных приспособить бухгалтерскую базу данных для целей аналитики, следует предусмотреть ряд аспектов.

Организационный аспект:

• — на базе действующей бухгалтерской программы создается отдельный встроенный блок для оперативной обработки информации и формирования сводных данных внутренней отчетности;
• — составляется перечень сводных рапортов внутренней отчетности для директора предприятия, конкретных линейных и функциональных руководителей, ведущих специалистов и аналитиков;
• — утверждается порядок получения этих рапортов в реальном режиме времени пользователями со своих рабочих мест;
• — разрабатывается процедура согласования документов между службами и подразделениями;
• — утверждается список лиц, имеющих право подписи;
• — вводится схема движения документов;
• — устанавливаются конкретные сроки представления, обработки и передачи информации внутри той или иной службы, а также между службами.

Методический аспект:

• — разрабатываются содержание и формат типовых рапортов, а при необходимости приводятся графики и расчетные показатели;
• — определяется уровень аналитики для каждого пользователя (1 — большие группы, 2 — подгруппы, 3 — учетная единица);
• — устанавливается продолжительность периода анализа (день, неделя, месяц, квартал, год, с начала отчетного периода).

Аналитический аспект:

• — определяется перечень анализируемых объектов (участок, объект, подразделение, бизнес-единица, материально ответственное или подотчетное лицо);
• — разрабатываются справочники в разбивке по видам объектов, ТМЦ, поставщиков и покупателей, налогов и банков, сотрудников, учредителей и т. д.;
• — устанавливается единый порядок заполнения и обновления справочников (в целях устранения дублирования).

Правовой аспект:

• — рапорты предназначены для служебного пользования специалистами финансово-экономической службы и руководящего состава предприятия;
• — в соответствии с решением директора предприятия для каждого специалиста устанавливаются уровень детализации и права доступа к информации (полный, ограниченный, частичный);
• — определяется перечень рапортов для конкретного пользователя.

Технический аспект:

• — выбираются наилучшим образом приспособленные для данного предприятия программные продукты, а также технические средства передачи, обработки и хранения информации;
• — соответствующими техническими службами прокладывается сеть, устанавливается необходимое оборудование, проводятся технические и другие работы;
• — решается вопрос об увеличении рабочих мест за счет расширения числа пользователей и их подключении к единой базе данных.

Принимая во внимание, что потребность в создании эффективного механизма информационного обеспечения в любом случае сохраняется и даже возрастает, в ходе устранения этих недостатков можно сразу внедрить единую систему документооборота, причем разработку такой системы целесообразно начинать именно с финансово-экономической службы.

Разумеется, только после формирования схемы внутреннего для финансово-экономической службы можно перейти к формированию аналогичных схем для остальных служб и подразделений предприятия, в результате чего появляется единая система документооборота, в которой движение документов регламентировано и описано соответствующими процедурами.