Требования и порядок построения внутренней отчетности

Внутренняя управленческая отчётность является системообразующим элементом, тем особым хребтом, на котором держится вся управленческая структура.

Внутренняя отчётность — это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней даётся интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учёт остаётся формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчётности, выработанной наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учёта.

Суйц В.П. к основным требованиям формирования управленческой отчётности относит:

• — достаточность информации. Её объём должен обеспечивать возможность принятия решений по конкретным вопросам в сфере управления;
• — адресность и конкретность информации. Информация должна быть адресована конкретному менеджеру, а не его вышестоящему руководству, в информации не должны содержаться ненужные сведения для решения конкретного вопроса;
• — соответствие запросам конкретных менеджеров;
• — оперативность и своевременность представления информации. В противном случае она становится не нужна;
• — достоверность информации. Показатели должны отражать состояние конкретного вопроса;
• — надёжность информации. Процесс измерения показателей должен осуществляться без искажений и давать значения в пределах приемлемой погрешности;
• — значимость информации. Показатели полезны менеджерам в принятии решений;
• — предупреждающий характер информации. Она должна давать опережающую оценку показателей;
• — систематичность и регулярность составления;
• — неперегруженность расчётами для удобства использования;
• — контролируемость параметров;
• — уменьшение детальности по мере повышения уровня управления;
• — экономичность подготовки;
• — обеспечение информацией для управления как по отклонениям, так и по возмущениям;
• — полнота информации для вышестоящего руководства (включение дополнительных контролируемых показателей);
• — адаптируемость к реальной информационной базе;
• — составление отчётности в кратчайшие сроки, чтобы руководство могло незамедлительно исправить возникшее положение и повлиять на ситуацию;
• — подготовка отчётов сразу после окончания отчётного периода;
• — включение в систему отчётов взаимосвязанных составляющих;
• — предоставление информации, ценность которой превышала бы затраты на её составление и подготовку [48, с.299−300].

Требования о содержании отчётности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации.

Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчётность, какая информация, в каком виде и объёме, в какие сроки им необходима.

Для управляющих имеет значение не только содержание информации, но и способы её доставки, формы отчётности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчётность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений.

Учредить отчётность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма непросто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями управляющих и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т. п.

Е.В. Акчурина, Л. П. Солодко и А. В. Казин выделяют в своём учебно-практическом пособии специальные требования к внутренней отчётности, остоящие в следующем:

• — гибкая, но единообразная структура;
• — понятность и обозримость информации;
• — оптимальная частота представления;
• — ригодность для анализа и оперативного контроля.

Непосредственно в отчётных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т. п.

Гибкая, но единообразная структура отчётной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учёта. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности.

С другой стороны, необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учёта и внутренней отчётности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи мс существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечиваются тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объём данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте.

То же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчёты, содержащие информацию для своих собственных целей.

Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определённое единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учёт по определению стремится к единообразию, это знает каждый бухгалтер.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчётная форма должна содержать только ту информацию, что необходима данному конкретному руководителю.

Чрезмерная детализация отчётной информации, её перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчётности, ведёт к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение.

Оптимальная частота предоставления отчётности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т. е. от факторов, определяющих использование отчётов в управлении. Одни отчёты нужны чаще, другие реже. Периодичность предоставления внутренней отчётности колеблется в значительных пределах.

Агрегирование информации и частота её предоставления взаимосвязаны между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчёты. С переходом на более высокие уровни отчётность предоставляется всё реже и содержит более укрупнённые агрегированные показатели.

Не следует думать, что все отчёты нужны на третий день по окончании месяца. Всё зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях [51, с.380−381].

Порядок формирования внутренней отчётности включает следующие этапы:

• — определение функций и задач структурного подразделения в соответствии с целями предприятия;
• — определение места подразделения в организационной структуре предприятия;
• — установление подчинённости подразделения в иерархической структуре предприятия;
• — установление полномочий, прав и обязанностей руководства структурного подразделения;
• — определение внутренней структуры подразделения, прав и обязанностей руководителей его звеньев;
• — установление порядка взаимоотношений с другими подразделениями;
• — распределение ответственности менеджеров и сотрудников;
• — описание производственных и управленческих процессов;
• — выбор контролируемых параметров для осуществления контроля за процессом производства и результатом деятельности;
• — определение фиксируемых данных в рамках бухгалтерского, управленческого и аналитического учёта;
• — оценка недостатков в использовании отчётности;
• — оценка необходимости включения в отчётность дополнительной и изменений существующей информации;
• — определение периодичности составления управленческой отчётности;
• — установление единиц измерения показателей (натуральные, стоимостные, валюта);
• — определение форм отчётности для оценки деятельности подразделений и предприятия в целом [48, с.300−301].

При рассмотрении требований и порядка построения внутренней отчётности следует уделить внимание недостаткам, присущим внутренней отчётности.

Наиболее распространённые недостатки внутренней отчётности следующие:

• — информация обобщается главным образом для контроля продаж или определения издержек и не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек;
• — информация, обобщаемая в отчётности, адресуется не тем лицам, часто даже не для управляющего, находящегося на передовой линии хозяйственной деятельности, а для его начальника или руководителя;
• — в отчётности предоставляется конкретная информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений по конкретным направлениям;
• — в отчётности преобладает избыточная ненужная информация. В результате на управляющего возлагается работа по сортировке информации в поисках той, что ему действительно необходима для управления. Многие организации работают с современным оборудованием и отсталым, неподготовленным персоналом и тем самым обостряют данную проблему [51, с. 377].