Документирование аудита. 
Документирование аудита

В статье приводятся основные положения предлагаемого автором Регламента документирования аудиторских проверок. Дается перечень документируемых материалов.

Документирование аудита позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. Кроме того, на основе рабочей документации аудиторская организация может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита.

Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности N 2 «Документирование аудита», утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 23.09.02 г. N 696, устанавливает лишь общие требования к составлению документации в процессе аудита. Таким образом, аудиторские организации должны разработать конкретную методику документирования процесса проведения аудиторской проверки во внутрифирменных стандартах.

Нами предлагается Регламент документирования аудиторских проверок в качестве приложения к внутрифирменному стандарту «Документирование аудита», описывающий порядок документирования следующих основных этапов аудиторской проверки:

преддоговорная работа;

назначение руководителя проверки;

планирование аудиторской проверки;

утверждение состава рабочей группы;

проведение аудиторской проверки с оформлением рабочих документов аудитора в соответствии с внутрифирменными стандартами;

формирование отчета по результатам аудиторской проверки и его согласование с аудируемым лицом;

подготовка и утверждение аудиторского заключения;

внутрифирменный контроль формирования «Дела клиента», аудиторского заключения и Отчета по результатам аудиторской проверки;

архивирование документов аудиторской проверки.

Рассмотрим подробнее содержание перечисленных этапов.

Преддоговорная работа До заключения договора о проведении аудита аудиторская организация должна согласовать с клиентом основные организационные вопросы, связанные с проведением проверки. Этот этап аудиторской работы осуществляется чаще всего в офисе клиента и включает принятие решения о согласии начать или продолжить аудит для клиента, установление причин, по которым клиент обосновывает свой заказ на аудит, подбор персонала для проведения аудиторской проверки и составление договора.

Преддоговорная работа ведется руководителем организации и/или лицами, уполномоченными на осуществление указанных действий руководителем организации, квалификация, знания и опыт которых позволяют качественно выполнить данное поручение.

В ходе преддоговорной работы всю переписку с аудируемым лицом необходимо оформлять на фирменных бланках аудиторской организации и регистрировать в журнале регистрации исходящих документов, входящие документы от аудируемого лица — в журнале входящих документов; устные переговоры с клиентом оформляются протоколом.

На преддоговорном этапе знакомства с заказчиком аудиторской организации целесообразно выяснить ряд вопросов, которые могут оказать влияние на результаты аудита. К числу основных процедур предварительного ознакомления аудитора с деятельностью клиента можно отнести следующие:

формулирование цели проверки у данного клиента и возможного использования ее результатов;

установление отраслевых особенностей и специфики деятельности клиента, его организационно-управленческого устройства, наличия дочерних предприятий и филиалов на основе ознакомления с учредительными и другими внутренними документами;

выяснение стиля руководства, квалификации учетного персонала путем личных бесед;

предварительный анализ условий производства, уровня обеспечения сохранности активов путем посещения и осмотра основных производственных и складских помещений;

ознакомление с прежними аудиторскими заключениями, отчетами внутренних аудиторов, материалами налоговых проверок;

уточнение характера взаимоотношений с налоговыми органами, банками, партнерами, акционерами и другими пользователями финансовой отчетности клиента;

экспресс-анализ отчетности, предварительное ознакомление с состоянием бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля клиента;

получение сведений о клиенте от третьих лиц (других аудиторов, различных организаций, из СМИ и т. д.);

предварительная оценка трудоемкости и сложности аудита, а также аудиторского риска;

оценка собственных возможностей аудитора для выполнения работы с точки зрения наличия подготовленного персонала, знания специфики отрасли, особенностей ее законодательного регулирования.

Также на данном этапе необходимо решить с руководством клиента организационные вопросы, связанные, в частности, с созданием нормальных условий для работы аудиторов, — предоставление отдельного помещения, сейфа для хранения документов, аппарата для снятия копий с первичных документов, розеток для подключения ноутбуков, принтера для вывода аудиторских документов на печать, средств телефонной и факсимильной связи и т. п. При необходимости следует обсудить вопросы размещения, проживания, питания, пользования транспортом специалистов аудиторской организации.

Все документы переписки подшиваются в «Дело клиента» .

Назначение руководителя проверки Назначение руководителя проверки производится из состава сотрудников аудиторской организации, включая руководителя департамента аудита, после проверки на независимость, что оформляется приказом руководителя аудиторской организации.

Копия приказа о назначении руководителя аудиторской проверки и форма «Независимость аудитора», заполненная руководителем аудиторской проверки, подшиваются в «Дело клиента» .

Планирование аудиторской проверки Планирование аудиторской проверки производится в соответствии с федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности N 3 «Планирование аудита», утвержденным постановлением N 696, и внутрифирменным стандартом «Планирование аудита» .

Целью планирования является обеспечение качества и эффективности аудиторской проверки в возможно более короткие сроки.

На этапе планирования аудиторской организации необходимо:

установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;

подготовить перечень аудиторских процедур и определить методику их применения;

определить состав информации, которую клиент должен предоставить для применения выборочных методов контроля.

Планирование аудиторской проверки позволяет:

уделить необходимое внимание важным областям аудита;

выявить потенциальные проблемы;

оптимизировать затраты;

обеспечить надлежащее качество проверки.

На этапе планирования оформляются и подшиваются в дело следующие документы:

форма «Независимость аудитора» ;

форма «Запрос информации на планирование аудита» ;

оценка риска аудитора;

расчет уровня существенности;

форма «Лист предварительного планирования аудита» или форма «Данные для планирования аудита» ;

форма «Общий план аудита» ;

форма «Программа аудита» ;

индивидуальные программы (формы по разделам программы);

предварительная оценка средств внутреннего контроля — оценка проводится только для разделов, по которым предусматривается выборочная проверка;

сведения, представляемые аудируемым лицом до начала проведения аудиторской проверки (сведения об аффилированных лицах и сведения о событиях после отчетной даты).

Информация для планирования аудита может быть получена от клиента на основании запроса, который направляется от имени руководства аудиторской организации в адрес руководства клиента и содержит перечень необходимых для планирования аудиторской проверки документов. Запрос подписывается: в момент представления клиенту — руководителем аудиторской организации (или уполномоченным лицом), в момент возврата запроса аудитору — главным бухгалтером предприятия-клиента.

При первом знакомстве с клиентом информация об особенностях его деятельности, применяемом компьютерном оборудовании и программах, системе бухгалтерского учета и внутреннего контроля документируется в бланке «Лист предварительного планирования аудита». При последующем общении с клиентом в целях планирования заполняется рабочий документ «Данные для планирования аудита». Эти рабочие документы заполняются специалистом, направленным на предварительное ознакомление с потенциальным клиентом, по итогам бесед с руководителем, главным бухгалтером, просмотра документов и т. д. В бланки вписывается полученная информация или выбирается один из предложенных вариантов с пометкой в соответствующей ячейке.

Если клиент отказывается сообщить какую-либо точную информацию (например, из соображений коммерческой тайны), то допускается запись ориентировочного значения или пометка «Сообщить отказались» .

К рабочим документам по планированию могут быть приложены копии документов клиента (бухгалтерская отчетность, схема организационной структуры бухгалтерии, рекламные материалы и т. п.).

Заполненные бланки передаются руководителю аудиторской организации (руководителю департамента аудита) и используются для проведения переговоров и принятия решения о заключении договора. На их основе решается вопрос о необходимости привлечения специалистов и экспертов (юристов, технологов, инженеров, специалистов по налогообложению и др.) для консультаций по отдельным сложным вопросам, которые могут возникнуть в процессе проверки. Кроме того, они играют решающую роль при определении объема аудиторских работ, трудозатрат и их стоимостной оценке, а также при установлении существенных условий договора на проведение аудита.

Иногда клиенты возражают против предоставления информации, пока не будет заключен договор на оказание аудиторских услуг. В таких случаях, если аудитор заинтересован в клиенте, не следует сразу отказываться от проведения проверки, но этот факт необходимо отразить в договоре. Кроме того, в договоре необходимо оговорить возможность пересмотра по этой причине плана проверки отдельных ранее составленных соглашений и принятых условий и обязательств.

После предварительных переговоров и перед заключением договора в соответствии с федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности N 12 «Согласование условий проведения аудита» (в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 7.10.04 г. N 532) и внутрифирменным стандартом «Согласование условий проведения аудита» оформляется письмо о проведении аудита — документ, направляемый аудитором клиенту и подписываемый руководством клиента в случае согласия с основными условиями задания по проведению аудита. Если аудиторские проверки данного клиента повторяются на протяжении нескольких лет, то аудиторская организация может принять решение не составлять каждый раз новое письмо о проведении аудита.

По окончании преддоговорной работы в случае согласования условий с клиентом заключается договор на проведение аудиторской проверки. Этот договор составляется юристом аудиторской организации на основе типового договора с учетом всех ранее принятых решений. Титульный лист экземпляра аудиторской организации визируется юристом этой организации и руководителем департамента аудита, экземпляр клиента — юристом аудируемого лица. Руководители аудиторской организации и аудируемого лица подписывают каждый лист договора и скрепляют его печатями в установленном порядке.

Договор целесообразно заключать именно на этапе предварительного планирования, так как оформление отношений с клиентом на более позднем этапе (после составления общего плана и программы проверки) или до предварительного изучения его деятельности увеличивает предпринимательский риск аудитора. После объемной работы по планированию аудита отказ от заключения договора со стороны клиента или аудитора может повлечь за собой значительные убытки со стороны аудиторской организации.

Если проведение аудита признано невозможным, то в адрес клиента отсылается отказ от его проведения, а вся рабочая документация, полученная на преддоговорном этапе, передается в архив.

После принятия решения о целесообразности работы с клиентом и заключения договора на аудиторские услуги аудиторская организация приступает к следующим этапам планирования в соответствии с федеральным правилом (стандартом) N 3 «Планирование аудита» и внутрифирменным стандартом «Планирование аудита» .

Утверждение состава рабочей группы Рабочая группа формируется из сотрудников аудиторской организации и привлеченных лиц. В состав группы целесообразно включать квалифицированных аттестованных аудиторов, назначаемых ответственными за выполнение отдельных разделов аудита, и аудиторов-ассистентов, которые, как правило, не имеют аттестатов и выполняют комплекс работ по сбору аудиторских доказательств, их документированию и анализу.

При планировании состава специалистов, входящих в аудиторскую группу, необходимо учитывать:

бюджет рабочего времени для каждого этапа аудита (подготовительного, основного и заключительного);

предполагаемые сроки работы группы;

количественный состав группы;

должностной уровень членов группы;

преемственность персонала группы;

квалификационный уровень членов группы.

Все члены рабочей группы должны заполнить форму «Независимость аудитора», согласно которой руководством аудиторской организации оценивается независимость аудитора и возможность его участия в данной проверке.

Состав рабочей группы утверждается приказом руководителя аудиторской организации.

Перед началом проверки руководитель аудиторской проверки должен:

подробно проинформировать членов группы о результатах полученной предварительной информации, целях аудита, программе и графике проверки;

ознакомить членов группы с возможными сложностями, которые могут повлиять на характер, объем и время проверки;

определить перечень необходимых для аудита внутрифирменных форм (из пакета имеющихся в распоряжении аудиторской организации);

распределить обязанности между членами группы и закрепить за каждым исполнителем конкретный раздел программы проведения аудиторской проверки.

Копия приказа о формировании рабочей группы и заполненные членами группы формы «Независимость аудитора» подшиваются в «Дело клиента» .

Оформление рабочих документов аудитора в соответствии с внутрифирменными стандартами В ходе проведения аудиторской проверки сотрудниками аудиторской организации и привлеченными специалистами заполняются внутрифирменные стандартные документы и формы, составляются рабочие отчеты аудиторов в соответствии со сроками проведения проверки, планом и программой аудита.

Перечень необходимых для аудита внутрифирменных форм (из пакета имеющихся в распоряжении аудиторской организации) определяется на этапе планирования руководителем проверки и ответственными по каждому разделу программы проверки. Также при необходимости аудитор вправе самостоятельно разрабатывать дополнительные формы и использовать их при проведении аудиторской проверки.

По каждому разделу программы аудита заполняется рабочая таблица аудитора — форма «Раздел бухгалтерского учета», которая может содержать ссылки на нормативные документы, на документы, необходимые для проверки, и на дополнительные рабочие документы. Кроме того, в этой таблице указываются планируемые процедуры. Непосредственным исполнителем в данной форме отражаются собранные доказательства о нарушениях, приводятся ссылки на рабочие документы (таблицы, ксерокопии и другие рабочие документы, составленные в ходе проверки), в которых отражены ошибки, или перечисляются рабочие документы, входящие в состав обязательной документации.

Собранные при проверке аудиторские доказательства можно классифицировать следующим образом:

неотъемлемые доказательства — доказательства, которые имеют место в любом случае как при нахождении, так и при отсутствии ошибки, данные доказательства согласовываются с заказчиком и отмечаются в программе по каждому участку проверки;

доказательства, свидетельствующие о нахождении замечания, — копии первичных и учетных документов, подтверждающие указанную аудитором ошибку; предмет нарушения должен быть выделен аудитором в копии документа маркером или иным образом.

Информация по результатам работ может представляться в бумажном и (или) в части аудиторских доказательств электронном виде.

К оформлению аудиторских доказательств предъявляются следующие требования:

информация должна быть проверена исполнителем и систематизирована;

информация должна быть понятна заказчику;

рабочие документы должны быть составлены аккуратно;

аудиторские доказательства должны быть разложены и пронумерованы в соответствии с номерами рабочих документов.

Систематизацию и нумерацию рабочих документов на бумажных носителях можно производить в соответствии с номерами аудиторских процедур (этапов работ), указанных в программе выполнения работ, в обычном порядке составленных исполнителем, нумерацию аудиторских доказательств, прилагаемых к рабочим документам, — следующим образом: номер рабочего документа (точка), номер раздела в программе проверки (точка), порядковый номер аудиторского доказательства. Если аудиторское доказательство изложено на нескольких листах, то листы скалываются и нумеруются.

Аудиторские доказательства, прилагаемые к рабочим документам, оформленные на бумажных носителях, нумеруются карандашом в нижнем правом углу и скрепляются в скоросшиватели соответственно к каждому рабочему документу.

При проведении выборочной проверки документируется следующая информация:

описание формирования выборки;

перечень проверенной документации;

проведенные аналитические процедуры;

найденные нарушения и их оценка.

Если перечень проверенной документации формируется средствами системы КОД, то прилагается его распечатка или распечатка всех операций по данному участку проверки, в которой любым понятным способом отмечены проверенные документы.

При проведении сплошной проверки документируются:

перечень проверенной документации;

проведенные аналитические процедуры;

найденные нарушения и их оценка.

Кроме того, обязательной проверке и документированию подлежат:

оценка степени надежности контрольной среды — оценка внутреннего контроля аудируемого лица;

события после отчетной даты;

применимость допущения непрерывности деятельности (кроме кредитных организаций);

условные факты хозяйственной деятельности.

По результатам аудита разделов бухгалтерского учета формируется заключение о достоверности проверенных разделов и бухгалтерской отчетности в целом.

Все аудиторские доказательства, как вошедшие, так и не вошедшие в отчет по результатам аудиторской проверки, включаются в «Дело клиента», как и черновые записи, осуществляемые во время проверки. В них указываются реквизиты объекта проверки (наименование аудируемого лица, период проверки), дата заполнения и подпись аудитора, который их составил. При этом не допускается проставление подписей на отдельном листе, не заполненном текстом подписываемого документа.

После проведения всех необходимых процедур проверки аудитор должен оценить полноту и качество выполнения всех пунктов плана и программы проверки, провести систематизацию и аналитический обзор результатов проверки. Систематизация результатов проверки состоит в выстраивании полученных результатов в определенной последовательности, например по разделам проверяемых тем (учет основных средств, материальных запасов и т. д.), а внутри тем — по аналитическим и другим признакам. По возможности выделяются наиболее существенные замечания: неверные записи на счетах, нарушение налогового законодательства, отсутствие записей на счетах и др. Систематизацию обычно проводит руководитель проверки.

Анализ результатов проверки позволяет установить:

общий уровень учетной политики, принятой клиентом;

правильность ведения учета по отдельным разделам и счетам;

соблюдение налогового законодательства;

финансовое состояние клиента.

Подготовка отчета по результатам аудиторской проверки Отчет по результатам аудиторской проверки необходимо оформлять в соответствии с требованиями федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности N 22 «Сообщение информации, полученной по результатам аудита, руководству аудируемого лица и представителям его собственника» и внутрифирменного стандарта «Формирование отчета по результатам аудиторской проверки». Отчет составляется по результатам аудиторской проверки на основе выводов аудиторов по каждому разделу аудиторской программы, документально отраженных в рабочих документах.

Представление отчета клиенту включает два этапа:

предварительное представление отчета, одобренного контролером качества, для согласования с должностными лицами (главным бухгалтером, руководителем аудируемого лица и др.) информации, приведенной в отчете, возникающие при этом возражения или дополнения могут быть учтены аудитором при формировании конечного варианта отчета;

представление окончательного варианта отчета с учетом оценки внесенных аудируемым лицом исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

Окончательный вариант отчета должен быть подготовлен в те же сроки (если иное не предусмотрено в договоре на оказание аудиторских услуг), что и аудиторское заключение. Отчет подписывается всеми специалистами, участвующими в проверке, руководителем аудиторской организации, регистрируется в журнале регистрации исходящих документов и направляется аудируемому лицу. В случае передачи отчета аудируемому лицу путем почтовой отправки в «Дело клиента» подшивается копия описи отправленной корреспонденции с отметкой почтового отделения, при передаче с курьером в «Дело клиента» подшивается копия отчета с отметкой аудируемого лица о принятии.

Подготовка и утверждение аудиторского заключения Аудиторское заключение формируется в соответствии с требованиями федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности N 6 «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности» и внутрифирменного стандарта «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности» .

Аудиторское заключение подписывается руководителем аудиторской организации и руководителем проверки с указанием номеров квалификационных аттестатов, даты их выдачи и органа, выдавшего аттестат, регистрируется в журнале регистрации исходящих документов и направляется клиенту.

В случае передачи аудиторского заключения клиенту путем почтовой отправки в «Дело клиента» подшивается копия описи отправленной корреспонденции с отметкой почтового отделения. В случае передачи с курьером в «Дело клиента» подшивается копия аудиторского заключения с отметкой аудируемого лица о принятии.

Формирование «Дела клиента», аудиторского заключения и отчета по результатам аудиторской проверки При формировании «Дела клиента» необходимо иметь в виду следующее.

1. Каждый документ дела должен:

быть однозначно идентифицирован в отношении клиента, проверяемого отчетного периода, раздела проверки в соответствии с общим планом;

содержать подписи исполнителя и проверяющего;

иметь дату заполнения.

2. Пакет заполняемых форм включает нефиксированное число форм и утверждается руководителем проверки в ходе конкретного аудита.

Внутрифирменный контроль формирования дел на соответствие внутрифирменным стандартам проводится в соответствии с требованиями федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности N 7 «Внутренний контроль качества аудита», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 4.07.03 г. N 405, и внутрифирменного стандарта «Внутрифирменный контроль качества аудита» .

Проверка дел осуществляется в следующем порядке:

сотрудники (руководители групп) представляют на проверку оформленные должным образом дела, включающие аудиторское заключение, отчет по результатам аудиторской проверки, рабочие отчеты, заполненные формы внутрифирменных стандартов и другую документацию (далее — рабочие документы);

руководитель департамента аудита (руководитель проверки) рассматривает представленные рабочие документы в течение 3 рабочих дней, дает замечания и рекомендации;

после внесения исправлений сотрудники (руководители групп) представляют на повторную проверку отредактированные рабочие документы вместе с исходными;

руководитель департамента аудита (руководитель проверки) проверяет исправленный вариант рабочих документов в течение 2 рабочих дней.

Результаты проведенной проверки руководитель департамента аудита (руководитель проверки) отражает в рабочем документе (например, «Перечень отмеченных проблем и проверка завершенности работ»). Также по результатам текущего и последующего контроля качества заполняются рабочие документы, формы которых могут быть представлены во внутрифирменном стандарте «Внутрифирменный контроль качества аудита» .

Архивирование документов аудиторской проверки По окончании аудиторской проверки вся рабочая документация, аудиторский отчет и заключение комплектуются в отдельную папку в порядке идентификационных номеров, которая сдается на хранение ответственному работнику аудиторской организации, назначенному приказом руководителя. При этом необходимо убедиться, что все рабочие документы оформлены аккуратно, на бумажных носителях и средствами, обеспечивающими сохранность записей не менее 5 лет, а информация, содержащаяся в них, легко читаема, однозначна.

Рабочая документация подлежит хранению в аудиторской организации не менее 5 лет с момента окончания проверки в специально оборудованных металлических шкафах или сейфах, закрываемых на ключ.

Укомплектованный файл рабочей документации, включая отчет по проверке и выданное аудиторское заключение, регистрируется в реестре, который ведется в электронном виде и должен распечатываться не реже 1 раза в полгода.

В случае пропажи или порчи рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом. документирование аудит проверка внутрифирменный Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Рабочая документация, созданная в процессе аудита, является собственностью аудиторской организации, а аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию клиенту и не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.