Разновидности писем в деятельности организации

Первым письмом в составленной переписке является письмо-извещение. Письмо-извещение — служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашениеотдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Этот вид письма используется организациями, предприятиями или учреждениями для сообщения адресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его. Такой информацией может быть изменение цен, сроков поставки; открытие нового производства, филиала, представительства; производстве нового вида продукции и т. п… В данной переписке письмо-извещение используется для уведомления фирмы — потенциального покупателя партии компакт-дисков о выходе нового альбома популярной группы.

Письмо-подтверждение — служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т. д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на)».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо — служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Следующее письмо — это письмо-запрос. Письмо-запрос — служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

В деловой переписке этот вид письма используется для получения информации об объекте общих интересов. Такой информацией может быть цена, количество, сроки поставки, качество и другие характеристики товара. В коммерческой, переписке составленной в этой работе письмо-запрос используется для выяснения фирмой — потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт-дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Третье письмо — это ответ на запрос. Письмо-ответ — служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от№…»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса. В случае, например, если в запросе содержалась просьба выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта (которая и будет содержать конкретные данные). В случае, если в запросе содержалась только просьба прислать образец, то ответом может стать высылка образца с сопроводительным письмом. Наконец, может быть послан и ответ на письмо, содержащий требуемые данные, как и происходит в нашей переписке.

Если в коммерческой переписке наступает такая ситуация, что ожидаемый ответ одного из партнеров по каким-либо причинам не поступает и невозможно с помощью других средств сообщения получить его, посылается следующий вид коммерческого письма — письмо-напоминание.

Содержание и тон письма-напоминания зависит от того, насколько важны для предприятия сведения или действия, задерживающиеся в связи с отсутствием информации от партнера. В зависимости от этих факторов письмо может содержать одну или две части. Письмо из двух частей включает в себя часть, собственно напоминающую и часть, содержащую меры, которые будут приняты в случае дальнейшего отсутствия вестей от партнера. В том случае, если информация не является важной или если никаких обязательств еще и не было, то вторая часть письма опускается. В приведенной ниже переписке письмо-напоминание написано без второй части так как обязательств фирмой дано не было и кроме того отправители письма заинтересованы в сохранении партнерских отношений с получателями.

Письмо-просьба — служебное письмо, цель которого — получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести… Просим Вас предоставить … Просим Вас сообщить».. и т. д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса… Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т. п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)… Одновременно просим Вас…». (см Приложение № 2).

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. В данной ситуации просьба содержала среди иных сведений и просьбу гарантировать поставку и упомянутые в предшествующих письмах скидки. Поэтому ответом на письмо-просьбу здесь будет гарантийное письмо. Гарантийное письмо — служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо в общем случае содержит подтверждение определенных обещаний или условий и адресуются обычно организации или частному лицу. В описанной ситуации она содержит подтверждение сроков поставки и скидок.

Письмо-заказ — это вид делового письма, содержащий обращение покупателя к продавцу с просьбой поставить определенный товар в определенном количестве, при оговоренных условиях. В нашем случае это обращение к продавцу, содержащее просьбу поставить компакт-диски на ранее оговоренных условиях в количестве 4000 штук.

Ответом на заказ в общем случае может являться, подтверждение заказа с вытекающей из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ или нечто посредственное с фразами типа «заказ принят к рассмотрению», «в данный момент заказ не может быть выполнен» и т. п. Также может быть выслано предложение о замене товара, по каким-либо причинам не высылаемого, другим ему подобным. Но в переписке приведенной в данной работе такого ответа быть не может, так как фирмой-продавцом были даны твердые гарантии относительно сроков и условий поставки.

В связи с условиями, гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трех дней с момента получения заказа. Поэтому компакт-диски высылаются с приложением к ним сопроводительного письма. Сопроводительное письмо и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают себя только в том случае, когда они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъяснения по поводу присылаемого. Но в приводимом здесь случае сопроводительное письмо используется в двойном качестве — с одной стороны, это сопровождение партии компакт-дисков, с другой — сопровождение дополнительных каталогов выпущенных и планируемых к выпуску дисков. В принципе, для каждого из этих случаев в отдельности сопроводительное письмо не требуется, но для их совокупности оно вполне уместно.

Письмо-подтверждение служит для подтверждения получения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.

Коммерческое предложение или оферта посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая. Свободная оферта — предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т. д.

Письмо-сообщение — служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения — небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что …

Доводим до Вашего сведения, что …

Считаем необходимым поставить Вас в известность о …

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом (англ. Accept — принять). В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка. Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения, то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласен со всеми … до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условий или не достигнут согласия. В нашей ситуации фирмой-продавцом присылается предложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-за низкой популярности этого исполнителя.