Описание системы поставки медицинских товаров в клинике «Медси»

Работа любого медицинского учреждения не возможна без наличия необходимого медицинского товара. Важнейшей задачей для руководителей клиники, является создание системы поставки медицинских товаров. В ходе дипломного проектирования была рассмотрена система поставок в клинике «МЕДСИ» .

Для полного описания системы, необходим детальный анализ всех функций, взаимодействий и операций происходящих внутри неё. Наилучшим способом такого анализа является моделирование системы. Существует немало методологий позволяющих смоделировать процесс работы системы, такие как: ARIS, IDEF, Ericson Penker, Geram и т. д. Для моделирования данной системы поставки медицинского товара были использованы методологии: IDEF0 — отображает структуру процессов и функций системы в виде набора взаимосвязанных функциональных блоков, IDEF3 — моделирование процесса, предназначенное для создания сценариев и описания последовательности операций для каждого процесса. Описание взаимосвязей бизнес процедур, как функций или действий Первая контекстная диаграмма построена в IDEF0 (рис. 1.2). Представляет собой обобщенную модель системы поставки медицинских товаров.

Рис. 1.2 Контекстная диаграмма системы поставки медицинских товаров.

Для реализации внутренних процессов система должна обладать:

• · определённым набором входных, выходных данных
• · наличием элементов регламентирующих и управляющих работой процессов
• · набором средств, механизмов необходимых для функционирования процессов.

Для данной системы входом является наличие информации о поставщиках.

На выходе имеем наличие заказанного товара в клинике либо возврат не качественного товара поставщику.

Управляющими воздействиями для данной системы являются:

• 1) Собственники клиники
• 2) Стандарты, ГОСТы, СанПиНы РФ регламентирующие работу и функционирование клиники

Механизмы, без которых невозможна реализация данной системы:

• 1) Персонал клиники
• 2) Оборудование необходимое в бизнес-процессе
• 3) Финансы

Декомпозиция контекстной диаграммы процесса содержит четыре функциональных блока, взаимодействующих друг с другом (рис. 1.3).

Рис. 1.3 Декомпозиция контекстной диаграммы процесса

Декомпозиция первого функционального блока «Формирование заказа» выполнена в методологии IDEF3 (рис. 1.4).

Рис. 1.4 Декомпозиция процесса «Формирование заказа»

Включает в себя последовательное исполнение 3 действий:

• 1. Подать заявку
• 2. Анализ заказа
• 3. Согласование заказа

Персонал отделений клиники, при необходимости в медицинском товаре, подаёт заявку главной медсестре. Она анализирует все поступившие заявки и формирует заказ. Затем она согласовывает данный заказ с директором клиники, обосновывая его необходимость.

На выходе активируется одна из исходящих ветвей. Если заказ согласован с директором клиники, то на выходе получаем сформированный заказ, который поступает в блок «Заказ товара»; иначе заказ возвращается в блок «Анализ заказа» .

Декомпозируем блок «Анализ заказа» для полного отображения всех происходящих процессов (рис. 1.5).

В данной декомпозиции показаны процессы анализа и корректировки заказа. При поступлении заявки активируется лишь одна из исходящих вервей. Если заявка отправлена на корректировку, то она отправляется в блок корректировки заказа, иначе заявка отправляется в блок анализа. На выходе из обоих блоков получаем заказ, отправленный на согласование (см. рис. 1.4).

Рассмотрим декомпозицию блока «Заказ товара» (рис. 1.6). Декомпозиция выполнена в методологии IDEF3. Включает в себя последовательное исполнение четырёх действий.

Рис. 1.6 Декомпозиция процесса «Заказ товара»

На вход блока «Заказ» подаётся сформированный заказ и информация о поставщиках. В этом блоке происходит отбор поставщиков (по критериям надёжности, гарантиям и т. д.) и непосредственный заказ товара, эти действия осуществляет заведующая аптекой. По итогу заказа товара формируется счёт фактура, которая отправляется к директору клиники для визирования. Директор клиники согласовывает с собственниками выделение денежных средств, для оплаты заказа. На выходе из блока «Согласование с собственниками» получаем: заказанный товара, выделенные деньги и счёт.

В блоке «Возврат» осуществляется оформление необходимых документы с указанием причин возврата и возврат некачественной продукции поставщику (рис. 1.7).

Рис. 1.7 Декомпозиция блока «Возврат»

Рассмотрим декомпозицию следующего функционального блока «Оплата», выполненная в IDEF0 (рис. 1.8).

Рис. 1.8 Декомпозиция блока «Оплата»

На вход блока «Произвести оплату» поступает счёт. На выходе из этого блока мы получаем оплаченный счёт или оплаченный счёт по факту поставки.

Управляющими воздействиями для данного блока являются:

• 1. Собственники клиники
• 2. Стандарты, ГОСТы, СанПиНы РФ регламентирующие работу и функционирование клиники
• 3. Выделенные деньги
• 4. Оплата счёта по факту поставки

Для работы блока требуется: оборудование, персонал, финансы.

Для более детального понимания процесса оплаты, декомпозируем данный блок при помощи методологии IDEF3. (рис. 1.9).

Рис. 1.9 Декомпозиция процесса «Произвести оплату»

В данной системе предусмотрено три вида способов оплаты, каждый из них представлен отдельным блоком. Способ оплаты указывается в поступившем счёте. В зависимости от этого активируется одна необходимая ветвь, ведущая в блок необходимого вида оплаты. На выходе из блока «По факту поставки» мы получаем оплаченный счёт (по факту поставки). Данный блок активируется лишь при активации управляющего действия «оплатить счёт (по факту поставки)». На выходах из блоков «Предоплата» и «В рассрочку» получаем частично или полностью оплаченный счёт.

Рассмотрим декомпозицию следующего функционального блока «Получение товара», выполненную в IDEF3 (рис. 1.10).

Рис. 1.10 Декомпозиция блока «Получение товара»

Состоит из двух функциональных блоков. На вход блока «Поставить» поступает информация о заказанном товаре (из блока «Заказать товар»). Поставка товара подразумевает поставку:

• · Товара
• · Сопроводительных документов
• · Сертификатов соответствия или их заверенных копий

При наличии всего необходимого происходит процесс принятия товара, который осуществляет заведующая аптекой. На выходе из блока мы получаем результат: товар принят либо товар не принят, активируется лишь одна ветвь. Если товар принят, и вид оплаты предусматривает оплату по факту поставки, тогда отправляем соответствующее сообщение на управляющее воздействие в блок «Оплата» (см. рис. 1.8).

Для более детального понимания процессов происходящих в блоках «Поставить» и «Принять» декомпозируем их при помощи методологии IDEF3.

Рассмотрим декомпозицию блока «Поставить» (рис. 1.11). Заказанный товар, поступающий на вход, может доставляться двумя способами:

• · Самовывозом (т.е. представитель клиники сам едет за товаром к поставщику)
• · Доставка

На выходе, вне зависимости от вида поставки должны быть:

• · Товар
• · Сопроводительных документов
• · Сертификатов соответствия или их заверенных копий

Рис. 1.11 Декомпозиция блока «Поставить»

Рассмотрим декомпозицию блока «Принять» (рис. 1.12).

Рис. 1.12 Декомпозиция блока «Принять»

Все компоненты, полученные на выходе из предыдущего блока, идут на вход рассматриваемого. Приём товара разделяется на 2 стадии. Сопроводительные документы и сам товар отправляются в блок «Проверить наличие заказанного товара». После проверки наличия товара он отправляется в блок «Проверка соответствия товара сертификатам» туда же отправляются сертификаты соответствия. На выходе из блока получаем результат: либо принятию товар принят, либо товар не принят (см. рис. 1.10).

Вывод

Детальный анализ всех протекающих процессов позволил выявить недостатки данной системы поставки медицинских товаров:

• 1. отсутствие системы учёта и формирования отказов, возникающих в системе в процессе её функционирования:
• 2. отсутствие системы позволяющей отслеживать качество работы поставщиков.

Корректировка этих минусов позволит ускорить время процесса и обеспечит корректную работу всего процесса поставки медицинского товара в частную клинику «МЕДСИ» .