Аудит движения денежных средств в организации

Методика аудита движения денежных средств также как и аудит сохранности денежных средств должна быть направлена на то, чтобы были достигнуты основные цели аудита: существование, полнота, оценка, права и обязанности, точность, представление и раскрытие.

После этого необходимо проверить правильность оформления первичных документов, по которым производились операции, связанные с получением наличных денег. Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтером четко, ясно и без помарок или исправлений даже оговоренных. В приходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями. В предыдущем вопросе мы уже говорили о том, что в МУП «Темниковэлектротеплосеть» не ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, что не позволяет нам проверить данное направление.

При проверке приема наличных денег, полученных в учреждении банка, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка.

Путем выборочной проверки данного участка в МУП «Темниковэлектротеплосеть», мы убедились, что данные содержащиеся в кассовой книге, приходных кассовых ордерах и корешках чеков являются тождественными (табл.2.3.).

Таблица 2.3 — Проверка тождественности записей.

Для выявления полноты оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке бухгалтера-кассира в банк. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков. При наличии, каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру хозяйства об их немедленном устранении. В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарноматериальные ценности и др., используют при этом отчеты об их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН2) штампа «Оплачено», т. е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально-ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования оплаты коммунальных услуг, оплаты услуг связи, арендные платежи и т. д. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба. Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять соответствующую ведомость (табл.2.4). В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

Таблица 2.4. — Ведомость проверки полноты оприходования денежных средств в кассу с расчетного счета в МУП «Темниковэлектротеплосеть».

Путем выборочной проверки полноты оприходования денежных средств в кассу МУП «Темниковэлектротеплосеть» за июль месяц 2013 года, мы убедились в том, что денежные средства оприходованы в полном объеме.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Выдача наличных денег из кассы субъектов хозяйствования, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, производится по расходным кассовым ордерам.

Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером субъекта хозяйствования или лицами, уполномоченными руководителем. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и других имеется разрешительная запись руководителя субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, их подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В МУП «Темниковэлектротеплосеть» в ходе выборочной проверки расходных кассовых ордеров, мы убедились, что не все они завизированы подписью руководителя организации.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. Выдача денег может производиться по удостоверению, выданному субъектом хозяйствования, при наличии на нем фотографии, личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица субъекта хозяйствования, выдавшего удостоверение.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием получаемой суммы прописью. При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после Ф.И.О получателя денег бухгалтерией указывается Ф.И.О лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.

В МУП «Темниковэлектротеплосеть» мы установили правильность выплаты денег по платежным ведомостям. При проверке установили, что все лица, указанные в ведомости являются работниками данного предприятия. Такой факт, установили путем сверки данных ведомости с показателями учета личного состава и табелей рабочего времени, с приказом о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы. Затем были проверены итоги в платежных ведомостях, т. к нередко допускаются факты умышленного завышения итогов в графе «К выдаче на руки» на предполагаемую сумму присвоения. При этой проверке обращено внимание на величину выплаченных сумм отдельным лицам, а в последующем проверили их реальность. В результате этой проверки никаких нарушений выявлено не было.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда. Поэтому в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

Так, например, 24.09.2013 по расходному кассовому ордеру № 223, была произведена выплата заработной платы, основанием при этом была платежная ведомость № 10 от 24.09.2013. В ходе проверки, мы убедились в том, что суммы в расходном кассовом ордере и в платежной ведомости являются тождественными (1 250 000−00 руб.).

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям необходимо установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

Затем целесообразно проверить своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств. Это можно проверить путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

В МУП «Темниковэлектротеплосеть» мы проверили полноту и наличие выписок банка, сверили конечные остатки с начальными остатками, и убедились в тождественности сумм в них.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН2) штампа «Оплачено», т. е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и др., а также в расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

Нами было установлено соот…

Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании денег из кассы связано с выдачей денежных сумм работникам в подотчет.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие командировочные, представительские расходы, а также для оплаты хозяйственных расходов и расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и других хозяйственных расходов. В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Порядок ведения кассовых операций регламентирует, что лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если при проверке будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившим их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

В ходе проведенной проверки в МУП «Темниковэлектротеплосеть» было установлено, что не все суммы, выданные подотчет числятся за подотчетными лицами в течение трех дней после истечения срока, на который они были выданы. В этом случае бухгалтеру рекомендуется включить непогашенную сумму в налогооблагаемый доход подотчетного лица.

В ходе проверки поступления и расходования денежных средств из кассы, мы проверили правильность оформления и заполнения приходных и расходных кассовых документов. В результате были выявлены следующие нарушения:

• 1. На некоторых расходных документах не заполнена графа «Приложение», а также нет ссылки на первичные документы (заявления, накладные, платежные ведомости и т. д.).
• 2. На одном расходном кассовом ордере отсутствует документ, удостоверяющий личность получателя.
• 3. На некоторых приходных и расходных документах отсутствует графа «Основание».

На основе выявленных нарушений по правильности оформления приходных кассовых документов можно сделать вывод о том, что не достаточно большое внимание уделяется полноте заполнения данных документов. Не заполнение отдельных реквизитов (номер, дата, основание и др.) зачастую допускается с целью повторного использования документов для присвоения наличных денег.

При проверке поступивших на расчетный счет денежных средств, следует установить правильность их учета и полноту зачисления. Так, перечисленную покупателями и заказчиками выручку необходимо сверить с записями по счетам 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и др. Поступление денежных средств от прочих дебиторов, финансово-кредитных и других организаций следует проверить также путем встречной проверки выписок и приложенных к ним документов, а при необходимости и записей в бухгалтерском учете как проверяемой организации, так и соответствующей организации-корреспондента по указанным операциям.

При проверке операций по расчетному счету следует обратить особое внимание на вопросы:

• — полностью ли представлены выписки банков к проверке;
• — не допускалось ли умышленное отражение полученных наличных денег с расчетного счета на другие счета вместо отражения по счету 50 «Касса»;
• — правильность и целенаправленность использования полученных кредитов банков и займов организаций;
• — правильность и законность операций с аккредитивами и расчетов с чеками.

Аудит поступления денежных средств на расчетном счете в МУП «Темниковэлектротеплосеть», начали с проверки правильности их учета и полноты зачисления. Для этого, перечисленную покупателями выручку сверили с записями по счету 90 «Продажи» (табл.2.5.) и 91 «Прочие доходы и расходы», расхождений при этом не обнаружили.

Таблица 2.5. — Проверка тождественности записей по сч. 51 «Расчетный счет» и сч. 90 «Продажи».

Поступление денежных средств от прочих дебиторов проверил путем встречной проверки выписок (Приложение 8) и приложенных к ним документов, в результате чего выяснил, что данные выписок полностью соответствуют приложенным к ним документам. При проверке правильности учета и полноты зачисления денежных средств на расчетный счет в банке, проверил поступление денежных средств в виде штрафов, пеней, неустоек.

При проверке выбытия денежных средств с расчетного счета, проверили обоснованность их использования, в результате чего выяснили, что денежные средства расходуются по целевому назначению и отступлений от этого за проверяемый период не было.

Кроме того, нами были проверены переводы сумм текущей и депонированной оплаты труда, удержаний по исполнительным листам, обязательствам и т. д., в результате чего установили, что обоснованность этих переводов и правильность переводимых сумм соблюдается. Затем проверили правильность корреспонденции счетов по списанию денежных средств с расчетного счета, в результате чего ошибок за проверяемый период не обнаружили. Далее нами было проверено правильность и обоснованность перечисления денежных средств за товарно-материальные ценности. С этой целью были сверены суммы, указанные в платежных документах, с данными выписки банка и записями по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и убедились в правильности таких записей.

После этого нами было тщательно проверено отражение в учете платежей за услуги (отопление, освещение, услуги связи, транспортные, ремонтные работы и др.). С этой целью провели встречные проверки в банке и в соответствующих организациях, в результате чего расхождений не обнаружили.

На завершающем этапе проверки нами было проверено списание денежных средств со счета и полнота оприходования наличных денег в кассу. При этом установили, что:

• — при снятии наличных денег к выписке банка приложена квитанция к приходному кассовому ордеру;
• — записи в регистрах синтетического учета по кредиту счета 51 «Расчетный счет» и дебету счета 50 «Касса» тождественны (табл.2.6.).

Таблица 2.6. — Проверка тождественности записей по сч. 51 «Расчетный счет» и сч. 50 «Касса».

Итак, в данном вопросе мы рассмотрели аудит операций по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете. В процессе аудита операций по поступлению денег в кассу проверили тождественность оборотов по счету 50 «Касса», в результате чего было установлено, что все записи тождественны. На следующем этапе проверки поступления денежных средств в кассу проверили правильность оформления и заполнения приходных кассовых документов, в результате чего выяснили, что на одном приходном кассовом ордере отсутствует дата составления документа и не заполнена графа «Принято от», на всех приходных документах не заполнена графа «Приложение».

В ходе проверки по расходованию денежных средств из кассы, проверки правильности оформления и заполнения расходных кассовых документов, в результате чего выяснили, что на двух расходных кассовых ордерах не заполнена графа «Приложение» и отсутствует документ, удостоверяющий личность получателя. В ходе проверки поступления денежных средств на расчетный счет сверили перечисленную покупателями выручку с записями по счету 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы», в результате чего расхождений не обнаружили.

При проверке выбытия денежных средств с расчетного счета, проверили обоснованность их использования, в результате чего выяснили, что денежные средства расходуются по целевому назначению. Затем проверили правильность корреспонденции счетов по списанию денежных средств с расчетного счета, правильность и обоснованность перечисления денежных средств за товарно-материальные ценности, в результате чего нарушений не обнаружили.