Документирование товарно-материальных запасов

Правильное и своевременное документальное оформление движения товарно-материальных запасов, позволяет предупредить различные нарушения, вскрыть злоупотребления, повышает дисциплинированность материально ответственных работников. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, утвержденной Госкомстатом КР.

Документы, форма которых не утверждена Госкомстатом, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• 1. наименование документа;
• 2. дату составления документа;
• 3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
• 4. содержание хозяйственной операции;
• 5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• 6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• 7. личные подписи указанных лиц.

ТМЗ могут поступать в организацию различными способами:

от поставщиков, от подотчетных лиц, от приобретающих материалы за наличный расчет, от собственного производства, от списания пришедших в негодность основных средств.

Производственные запасы материалов пополняются за счет их приобретения у предприятий поставщиков или снабженческосбытовых организаций на основании договоров.

Договором, в соответствии с которым предприятие получает ТМЗ, является договор поставки, основные положения которого изложены в Гражданском кодексе КР. Договор поставки заключается между двумя конкретными организациями, и влечет определенные юридические последствия — устанавливает права и обязанности сторон договора и прекращается после исполнения условий договора. По договору поставки организация-поставщик обязуется поставить в определенные сроки организации покупателю в собственность продукцию по согласованной цене и в соответствии с согласованными техническими требованиями.

В договоре должны обязательно определяться номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции, сроки поставки и цена, а в долгосрочном договоре — наименование, групповая номенклатура (ассортимент) и количество продукции, порядок и сроки согласования и представления спецификаций. При отсутствии этих условий в договоре он считается незаключенным.

Поставка продукции производится поставщиком: иногородним получателем — путем отгрузки железнодорожным транспортом грузовой скоростью, а в случаях, предусмотренных соответствующими правилами, — автомобильным транспортом, одногородним получателем — как правило, автомобильным транспортом.

Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования и счета-фактуры. К сопроводительным документам поставщика относятся также квитанции к железнодорожным накладным, товарно-транспортные накладные.

Платежное требование применяется при расчетах за поставленные материалы (товары) и является расчетным документом, содержащим требование поставщика к покупателю об уплате определенной денежной суммы через банк. Один экземпляр передается плательщику вместе с поступившими материалами, а последний экземпляр передается ему исполняющим банком в порядке, предусмотренном договором банковского счета.

Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:

1) зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;

• 2) сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки; акцептовать (то есть дать согласие на оплату) расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
• 3) передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза; перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером;

передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т. п.) передаются соответствующему складу для руководства при приемке и оприходовании материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.

Доверенности (формы № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных запасов, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Доверенности должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером, иметь оттиск печати и паспортные данные получателя.

Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику предприятия, уполномоченному на получение товарноматериальных запасов, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности — как правило, не более чем 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных запасов в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных запасов.

В случае отпуска товарно-материальных запасов частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных запасов, а другой — подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска запасов согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных запасов доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии запасов по сдаваемой доверенности.

В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарнотранспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных запасов и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

• 1)товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных запасов у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
• 2)транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

Первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных запасов; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

Второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных запасов у получателя груза;

третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации-владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация-владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику автотранспорта.

Четвертый-прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ: ОСОО «Лина».

Практическая часть выполняется на основе исходных данных ОСОО «Лина».

Основной деятельностью «Лины» является торговля. При выполнении работы необходимо руководствоваться допусками и принципами международных учетных стандартов, которые будут расшифрованы ниже.

Для выполнения работы, дано 18 операций, дающих представление об организации учета по международным стандартам. В данном случае ОСОО «Лина» применяет непрерывную систему учета ТМЗ. Разбивка синтетических счетов на аналитические не предусмотрена. Остатки счетов переносятся в пробный баланс и отчет о финансовых результатах.

Для выполнения работы требуется:

• · Рассчитать себестоимости реализованных товаров по методу средней взвешенной в форме табличной;
• · Записать бухгалтерские проводки (дебет, кредит) в Главный журнал;
• · Открыть бухгалтерские счета (Т-счета), разнести в них хозяйственные операции, подсчитать обороты и вывести остатки на конец месяца.
• · Составить предварительный пробный баланс на 1 октября.
• · Подготовить закрывающие проводки, внести их на соответствующие бухгалтерские счета.
• · Составить отчет о прибылях и убытках.
• · Составить отчетный бухгалтерский баланс на 1 октября.