Нормативные правовые документы и методические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

1. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2014 г.

Прием наличных денег юридическими лицами осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством. Выдача наличных денег из касс юридических лиц производится по расходным кассовым документам на бланках, утвержденных в соответствии с законодательством.

Подтверждением приема наличных денег являются:

квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

второй экземпляр квитанции формы КВ-1, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

квитанция к талону формы 20-фс, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Разовые выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденному постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации».

Выдачи нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, производятся в порядке и размерах, установленных законодательством.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, работникам юридического лица, производятся по расходным кассовым ордерам.

Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя юридического лица допускается использование личных денежных средств физических лиц в интересах юридического лица, с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Юридические лица выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, включая день выдачи наличных денег под отчет:

не более 3 рабочих дней — на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица;

не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица;

до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей размера одной базовой величины (150.000 руб.), в целом по юридическому лицу.

Юридические лица выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами в размерах, определяемых руководителем юридического лица, но не более предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об из расходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица.

Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных суммах, а так же карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством, исключая день прибытия из служебной командировки либо день расходования денежных средств на иные цели. При использовании личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В случае если денежные средства для оплаты командировочных расходов выдавались работнику частично наличными и путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В случае использования корпоративной либо личной карточки исключительно для получения наличных денег работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Возврат неиспользованных сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах.

При использовании личной карточки оставшаяся на карт-счете работника неиспользованная сумма денежных средств, полученных под отчет, должна быть возвращена работником юридическому лицу путем внесения денежных средств в кассу либо осуществления работником банковского перевода со счета физического лица на счет юридического лица, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

При использовании корпоративной карточки неизрасходованная работником сумма денежных средств остается на карт-счете юридического лица.

В случае если выданная под отчет сумма денежных средств полностью либо частично получалась работником наличными с использованием корпоративной или личной карточки, оставшаяся у работника неиспользованная сумма денежных средств должна быть возвращена работником юридическому лицу путем внесения денежных средств в кассу либо осуществления работником банковского перевода со счета физического лица на счет юридического лица.

В период нахождения работника в одной служебной командировке юридическое лицо, направившее работника в командировку, может дополнительно перечислять на карт-счет юридического лица либо на карт-счет работника при использовании им личной карточки денежные средства для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, без полного отчета данного работника по ранее перечисленным на карт-счет суммам денежных средств, предназначенным для расходования в данной служебной командировке.

Выдача работнику юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, без полного отчета по ранее выданным данному работнику суммам денежных средств не допускается, за исключением случая, предусмотренного описанного в предыдущем абзаце.

• 2. Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 28.06.2004 № 98 (в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь 13.02.2013 № 154)
• 3. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007 г. № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»

Установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

суточныеза каждый день командировки;

суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства;

по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов.

4. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»

В качестве примера приведем нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках в некоторые страны (таблица 1.1).

5. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь 29.02.2013 № 129)

Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения.

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе о командировании работника.

Командированному работнику возмещаются расходы:

1. По проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

2. по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице[10, с. 679].

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику, с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него, возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны, либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более, принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

• 3. За проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового — 30 процентов установленной нормы;
• 4. Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

• • проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• • оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
• • отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
• 6. Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55.