Введение. 
Международная стандартизация

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.

В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 15 489:2001 «Информация и документация — Управление документами» ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;.

Можно сказать, что международные стандарты ИСО 23 081 и ИСО 15 801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также служат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

В Российской Федерации действует национальный стандарт ГОСТ 7.70−2003, разработанный на основе «Дублинского ядра» — универсального набора описательных реквизитов, который рекомендуется включать в состав метаданных информационных ресурсов.

В 2007 году на основе ISO 15 489−1:2001, Information and Documentation — Records Management разработан ГОСТ ИСО 15 489−1-2007, полностью соответствующий содержанию международного аналога.

Стандартизация массивов метаданных об информационных ресурсах, развитие систем их классификации и каталогизации должно стать основой создания эффективных средств навигации в российском информационном пространстве, а также постоянно действующего мониторинга информационных ресурсов (прежде всего государственных) и информационной деятельности. Рысков О. И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов Рысков О. И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов//Делопроизводство. 2005.№ 2. с 54−59;.

Не вызывает сомнения тот факт, что вопросы международной стандартизации информационных технологий, а следовательно и управления документацией, актуальны на сегодняшний день.

Тема курсовой работы — международная стандартизация в области управления документацией.

Цель работы — изучение сущности стандартизации в области управления документацией в международном масштабе, проследить особенности унификации и приведения в соответствие с западными нормами и стандартами российского законодательства в области информационных технологий и электронных документов.

Задачи курсовой работы:

• 1. Рассмотреть понятия международной стандартизации.
• 2. Характеристика деятельности, структуры, порядка разработки стандартов Международной организации по стандартизации (ИСО).
• 3. Изучение международной стандартизации в области управления электронной документацией.
• 4. Изучение международной стандартизации метаданных в делопроизводстве.

Информационно-коммуникационные технологии (ИТ) являются одним из наиболее важных факторов, влияющих на формирование общества двадцать первого века. ИТ быстро становятся жизненно важным стимулом развития мировой экономики.

Информационные технологии должны служить достижению взаимодополняющих целей обеспечения устойчивого экономического роста и повышения общественного благосостояния, ответственного управления международного мира и стабильности. Достижение этих целей и решение возникающих проблем потребует разработки эффективных национальных и международных стратегий. Окинавская хартия глобального информационного общества (принята 22 июля 2000 г. лидерами стран «Большой восьмерки»).

Важно отметить то обстоятельство, что в настоящее время налицо несоответствия, нестандартизованность и зачастую недостоверность имеющихся сведений об информационных ресурсах различного рода. Различия в принципах, структуре, составе описания ресурсов и используемой терминологии приводят к несопоставимости данных, появляющихся в различных источниках.

При написании работы были использованы различные источники и литература. Источники можно разделить на следующие группы:

• 1. нормативно-правовые акты, которые включают окинавскую хартию информационного общества, федеральные законы, распоряжения Правительства РФ;
• 2. нормативно-методические документы, к которым относятся ГОСТ, ГОСТ ИСО/МЭК, ИСО, методические рекомендации.

Стандарты регулируют процессы управления документами. Все положения стандартов являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным характеристикам.

Периодика представлена, прежде всего, статьями Рыскова О. И., кандидата исторических наук, заведующего отделом ДОУ ВНИИДАД.

В журнале «Делопроизводство» содержатся такие статьи, как «Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов», «Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы», «Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации».

Первая статья посвящена характеристике новой версии межгосударственного стандарта ГОСТ 7.70−2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик». Рысков соотносит данный стандарт с набором реквизитов, который рекомендовано включать в состав метаданных информационных ресурсов в соответствии «Дублинским ядром» и делает вывод, что большинство элементов соответствуют требованиям международного стандарта ИСО.

Статья «Управление документами» содержит обзор европейского законодательства в сфере информации и документации. Автор акцентирует внимание на стандартах делопроизводственных метаданных, как на особом типе стандартов, призванных обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации.

В статье, посвященной метаданным в делопроизводстве, Рысков подробно останавливается на том, что метаданные «служат для описания как бумажных, так и электронных документов, придают структуру неструктурированной информации или еще более структурированный вид структурированной информации».

Введение

содержит тему исследования, ее актуальность, структуру работы, подробный разбор использованных источников и литературы. Во введении поставлены цель и задачи работы.

Первая глава содержит разбор понятия международной стандартизации. Рассмотрены цели, аспекты, уровни стандартизации. Сделан акцент на том, что требования международных стандартов не являются обязательными для всех стран-участниц ИСО. Указан порядок внедрения таких стандартов в РФ: прямое внедрение или использование аутентичного текста.

Вторая глава полностью посвящена международной организации по стандартизации (ИСО). Первый раздел описывает деятельность ИСО, как негосударственной организации. Во втором разделе детально прописана структура ИСО, состав руководящих и рабочих органов. Третий раздел касается порядка разработки стандартов ИСО. Установлено, что комитет № 46 занимается стандартизацией в сфере информации и документации.

Так же дана характеристика стандартизации в области управления электронной документацией, а именно международному стандарту по управлению деловой документацией ИСО 15 489 «Информация и документация Управление документацией», разработанному в 2001 году.

Важно отметить, что этот стандарт призван обеспечить единую функциональную систему управления документацией в условиях глобализации.

посвящена понятию метаданных и анализу ИСО 15 836:2003 (Dublin Core). Необходимо отметить, что «в электронной среде аутентичные документы всегда сопровождаются метаданными, точно определяющими их основные характеристики» Рысков О. И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации Рысков О. И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации // Делопроизводство. 2004. № 4. с 42−46;.

Дублинское ядро определяет формальную структуру и семантику элементов метаданных.

Вследствие чего управление метаданными является обязательной частью управления электронными документами, а следовательно и стандартизации.

Заключение

посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения.