Общие правила проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов. Согласно этим документам предприятия (организации) обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса.

Методологическую базу проведения инвентаризации составляют следующие нормативные документы:

• 1. Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• 2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н;
• 3. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденное приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н;
• 4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49;
• 5. Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке, утвержденное приказом Минфина России и МНС России от 10 марта 1999 г. N 20н, ГБ-3−04/39;
• 6. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденное приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н.

В ПБУ 1/98 п. 2 предусмотрено, что под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета, к числу которых относится и инвентаризация.

Инвентаризацию кассы проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Приказ на ревизию кассы составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. По результатам инвентаризации составляется акт унифицированной формы № ИНВ-15.

Комиссия, возглавляется руководителем или его заместителем в составе: главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций. Центральная инвентаризационная комиссия осуществляет профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, контролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные проверки и повторные сплошные инвентаризации (при необходимости), контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, проверяет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает также объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачи (излишки), пересортицу товаров или их порчу, вносит предложения об упорядочении приема, хранения и отпуска товаров, улучшения их учета и контроля за сохранностью ценностей.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

С 1 января 2013 года ведение кассовых операций осуществляется в соответствии с Положением №?373-П.

Данным документом предусмотрено, что для ведения наличных денежных расчетов учреждению следует установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимита остатка наличных денег).

Нормы п. 1.4 Положения №?373-П допускают наличие денежных средств в кассе учреждения в объеме, превышающем установленный лимит остатка наличных денежных средств, в выходные и праздничные дни.

Накопление учреждениями наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, входящих в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (других выплат), включая день получения наличных денег с лицевого счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если юридическое лицо производит в эти дни кассовые операции.

В других случаях накопление юридическим лицом в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

При временном отсутствии работника, выполняющего обязанности кассира, его трудовые обязанности выполняет другой сотрудник без документального оформления. Как установлено в п. 1.6 Положения №?373-П, кассовые операции у юридического лица ведутся кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа сотрудников этого юридического лица, с установлением работнику соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под подпись. Иными словами, на выполнение трудовых обязанностей временно отсутствующего кассира должен быть назначен приказом (распоряжением руководителя) другой сотрудник, причем дата приказа должна соответствовать дате начала периода отсутствия кассира.

Инвентаризация кассы предполагает:

• · выборочную проверку ведения журнала операций по счету «Касса», журнала операций с безналичными денежными средствами;
• · сверку первичных бухгалтерских документов с выписками по лицевым счетам, открытым в территориальных органах федерального казначейства, проверку правильности и законности их оформления;
• · контроль за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, поступающих в кассу;
• · проверку правильности списания денежных средств на расходы, использования их по целевому назначению (на выдачу заработной платы, командировки, хозяйственные нужды и т.?д.);
• · проверку наличия и сохранности денежных средств;
• · контроль за соблюдением порядка ведения записей в кассовой книге;
• · проверку наличия договора о материальной ответственности кассира;
• · проверку соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе.

При наличии денежных документов в кассе они должны быть пересчитаны и переписаны по видам. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в санатории и дома отдыха, проездные билеты и пр.

Инвентаризация документарных ценных бумаг производится по их видам (акциям, в том числе именным, на предъявителя, привилегированным, обыкновенным; облигациям, векселям простым, векселям переводным и пр.).

Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в сроки установленными руководителями организации, как правило, внезапно. При подсчете фактического наличия ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

С кассира на дату проведения инвентаризации требуют составление кассового отчета. Председатель комиссии на отчете и всех документах ставит до инвентаризации число и подпись.

Перед началом инвентаризации денежных средств кассир передает председателю комиссии последние приходные и расходные ордера, которые на момент инвентаризации не включены в отчет кассира.

Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

• — к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;
• — все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;
• — все выбывшие ценности списаны в расход.

Указанные расписки предусмотрены унифицированными формами инвентаризационных описей и актов.

Сначала пересчитывает денежные средства сам кассир в присутствии комиссии, затем деньги пересчитывают члены комиссии. С кассира берут расписку о том, что все приходные и расходные документы приложены к кассовому отчету и все поступившие деньги оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

По окончании инвентаризации с кассира берется вторая расписка о том, что все денежные средства и денежные документы находятся на ответственном хранении кассира.

Содержание первой и второй расписки находятся в акте инвентаризации наличных денежных средств.

Акт инвентаризации наличных денежных средств составляется инвентаризационной комиссией и подписывается всеми членами. Если при инвентаризации выявлено расхождение фактического наличия денежных средств с остатком денег в кассе, то кассир дает письменное объяснение — причину излишков или недостач.

Затем руководитель дает распоряжение: если выявлены излишки, то оприходовать в доход организации, а если — недостача, то отнести на кассира.

Акт составляется в двух экземплярах. При смене кассиров — в трех экземплярах. Первый экземпляр отдается в бухгалтерию, второй — материально-ответственному лицу, сдающему денежные средства, а третий остается у нового кассира.

Во время инвентаризации операций по приему и выдаче денежных средств, денежных документов и других ценностей не производится.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

После руководитель дает распоряжение о результатах инвентаризации и бухгалтер должен их отразить на счетах бухгалтерского учета.