Анализ документов. 
Создание условного документа

Для обработки организационных, распорядительных и справочно-информационных документов используется ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ГОСТ 2.105.

Приказ

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач стоящих перед данным учреждением.

По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ издается в следующих случаях:

• · в исполнении нормативных документов вышестоящих органов власти и управления,
• · по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организации, учреждения или их структурных подразделений, утверждение положений, инструкций и других документов, требующих утверждения,
• · по всем вопросам внутренней жизни, вытекающей из функций организации,
• · по кадровым вопросам т. е. посредством приказа руководитель ставит задачи перед сотрудниками и указывает пути решения производственных вопросов.

Процесс разработки приказа можно разделить на несколько этапов:

• 1. Изучение действующих законодательных актов с которыми строится и реализуется данное направление деятельности.
• 2. Выявление ранее изданных по этому вопросу приказов данной организации и анализ их выполнения.
• 3. Составление проекта приказа, определение цели издания, установление конкретных сроков и исполнителей.
• 4. Оформление приказа, согласование и визирование.
• 5. подписание.
• 6. Регистрация.
• 7. Доведение до исполнителей.
• 8. Контроль исполнения.

Обеспечение правильности оформления приказов — обязанность службы ДОУ или если маленькое предприятие — секретаря.

Подготовка проекта приказа может быть поручена одному или нескольким лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа — компетентность лиц, его составляющих.

Собрав и изучив материалы по данному вопросу и получив полную ясность в этом вопросе, а также определив цель издания проекта приказа приступают к составлению и его оформлению.

Согласование осуществляется путем визирования (когда внутреннее согласование) или проставления грифа согласования (когда внешнее согласование).

Визирует документ составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект, а также все указанные в проекте исполнители и юрисконсульт. Визы проставляются на 1-вом экземпляре проекта, чаще всего на оборотной стороне последнего листа. Внешнее согласование проводится в случае необходимости, и оформляются на отдельном листе. Юридическая служба при визировании должна определить соответствие проекта документа действующему законодательству и проверить отсутствие противоречий ранее изданному приказу.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты, необходимые при оформлении: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметка о контроле. Могут также использоваться отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа.

При подготовке проекта документа допускается заранее напечатать обозначения месяца, года, а число проставляется от руки должностным лицом, регистрирующим документ.

Подписывает 1-й экземпляр руководитель организации. Дата проставляется в день подписания и регистрации. После подписания приказ регистрируется в специальном журнале и вступает в силу с момента его подписания если в его тексте не указан другой срок исполнения. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Если проект готовится в вышестоящую организации, то он оформляется не на бланках, а на обычных листах и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них соответствующих пунктов приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется реквизит Приложение. Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне листа приложения. Если в приложении к приказу даны документы. Изданные органами власти или управления, то в правом верхнем углу делается надпись «Постановление Правительства…».

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Если приказ изменяют или отменяют полностью или частично, ранее изданные документы по этому вопросу то первый из последних пунктов должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

В Приказе, который был взят с места прохождения практики, следующие ошибки:

• · заголовок к тексту написан по левому краю листа и с маленькой буквы,
• · слово ПРИКАЗЫВАЮ написано по левому краю.

Так как документ оформлен на продольном бланке, данные реквизиты должны быть оформлены по центру. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы.