Документальное оформление проведения проверки

По результатам проверки (ревизии), в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Результаты проверки (ревизии), в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.

В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.

Промежуточный акт подписывается проверяющим (руководителем ревизионной группы), соответствующими должностными лицами проверяемого субъекта, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке требуются письменные объяснения.

Один экземпляр акта передается руководителю проверяемого субъекта. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии. Акт составляется руководителем ревизионной группы. В нем излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей. Во вступительной части указываются: полное наименование документа (акта), дата и место его составления; основание для проведения ревизии (дата и № приказа о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ), ее начало и окончание; состав ревизионной группы (должность, фамилия, имя, отчество каждого лица, осуществлявшего ревизию); наименование ревизуемого предприятия (объединения) и период производственной и хозяйственно-финансовой деятельности, за который проводилась ревизия; фамилии и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия, ответственных за его производственную и финансово-хозяйственную деятельность. Если в ревизуемом периоде произошла смена руководящих работников, в акте указываются фамилия лица, занимавшего ранее должность, и время его работы, а также фамилия лица, назначенного на должность, и дата назначения. Это необходимо для объективного установления меры ответственности за нарушения и недостатки, вскрытые ревизией. Далее приводятся сведения о предыдущей ревизии (кем проведена и за какой период деятельности предприятия). Это позволяет установить преемственность ревизии, т. е. не был ли пропущен без контроля какой-либо период в деятельности ревизуемого предприятия. Здесь же указывается также, что ревизия проведена с ведома руководителя предприятия и в присутствии главного бухгалтера.

Во вступительной части приводятся краткие данные о ревизуемом предприятии, его организационной структуре и виде деятельности, указывают способы документальной проверки, какие операции проверены сплошным способом, а какие — выборочным. В последнем случае отмечают периоды, выбранные для проверки. Это необходимо для установления меры ответственности ревизора, если впоследствии окажется, что он не отразил в акте выявленные нарушения. Здесь также приводятся способы проведения инвентаризаций материальных ценностей т.д. Заканчивается вступительная часть акта стереотипной фразой: «Настоящей ревизией установлено следующее…», после чего следует изложение результативной части.

Назначение вступительной части акта ревизии состоит в том, чтобы показать, как была организована документальная ревизия и что собой представляет объект ревизии. Это имеет важное юридическое значение при использовании такого документа в качестве источника доказательства. В связи с этим содержание вступительной части акта должно быть более или менее однообразно для всех ревизий, независимо от их характера, задач и целей.

Вступительная часть основного акта ревизии представлена в приложении Б.

Результативная (исследовательская) часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия (объединения) или организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Перед каждым разделом ставятся соответствующая римская цифра и его название.

Построение результативной части акта ревизии строго не регламентируется.

Каждая ревизия — это отдельное самостоятельное исследование ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излагаются результаты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие-то конкретные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предприятий (организаций) невозможно.

В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания материальных ценностей и т. д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

Акт ревизии оформляется таким образом, чтобы по каждому отраженному в нем факту можно было четко ответить на следующие вопросы: содержание нарушения со ссылкой на соответствующие законы, постановления правительства, приказы, ведомственные инструкции и другие нормативно-правовые документы; кто допустил нарушение (должность, фамилия, имя и отчество); по чьему указанию или разрешению совершено правонарушение (должность, имя и отчество) и каким образом было отдано это распоряжение; когда и где допущено нарушение (дата или период времени, в котором было совершено нарушение, наименование службы или структурного подразделения — цех, склад и т. д.); каким способом совершено нарушение и чем оно вызвано, цель, причины, условия (в большинстве случаев ответ на этот вопрос может дать только расследование материалов ревизии следственными органами); последствия нарушения (размер причиненного материального ущерба и другое).

В акт ревизии не должны включаться факты, основанные на заявлениях отдельных лиц и не подтвержденные документальными данными. Если в акт внесены не достаточно проверенные и необоснованные факты, то это лишает его доказательной силы и свидетельствует о слабой подготовке ревизора, о недобросовестном отношении к служебным обязанностям. Нецелесообразно отражать в акте ревизии факты, не содержащие элементов нарушений и не свидетельствующие о наличии недостатков в работе ревизуемого предприятия (объединения). Не допускается в акте ревизии излагать личные выводы и замечания ревизора в адрес руководителей ревизуемого предприятия, давать оценку работы предприятия (организации) в целом, его отдельных служб, подразделений и должностных лиц. Оценку деятельности предприятия (организации) может дать только руководитель организации, назначившей ревизию, в приказе по результатам ревизии. Не рекомендуется применять в акте ревизии такие термины, как «злоупотребление служебным положением», «преступная деятельность», «безответственное отношение», «превышение власти», «хищение», «разбазаривание», «бесхозяйственность» и т. п. Следует указывать в акте характер установленных недостатков: нарушение конкретных законов, постановлений правительства, инструкций, положений, непроизводительные расходы и потери, недостачи и излишки товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, деловым языком. Его не следует загромождать описанием структуры ревизуемого предприятия, изложением отчетных показателей из периодической и годовой отчетности (за исключением случаев, когда установлены факты завуалирования отчетности, приписок и необходимо сопоставить данные в представленной отчетности с фактическими), а также мелкими, незначительными нарушениями, которые по указанию ревизирующих были исправлены в период проведения ревизии. Внутри каждого раздела акта комплексной ревизии следует излагать факты по признаку их значимости, без соблюдения их хронологии во времени, т. е. в первую очередь освещать самые существенные факты, характеризующие недостатки, нарушения и злоупотребления.

Таким образом, чтобы составить качественный акт комплексной ревизии производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) или организации, необходимо внимательно систематизировать собранные при ревизии факты, группируя их по следующим признакам: а) связанные с привлечением к уголовной ответственности (растраты, хищения, порчи и т. п.); б) со взысканием с виновных лиц материального ущерба без привлечения их к уголовной ответственности; в) прочие; включать в акт ревизии существенные факты, характеризующие недостатки в работе предприятия. Мелкие однородные нарушения и недостатки группировать по видам нарушений в специальных ведомостях, прилагаемых к акту. В основном акте излагать итоговые данные и содержание этих нарушений и делать ссылки на соответствующее приложение; включать в акт ревизии только проверенные и документально обоснованные факты; внимательно отредактировать акт, не допуская в нем неточных, неясных и небрежных формулировок.

Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, аналитическими таблицами, объяснениями й т.д.

Подлинные документы прилагаются к акту ревизии в тех случаях, когда они являются и средством преступления, и доказательством совершенного злоупотребления. Прежде всего, к таким документам будут относиться подложные документы, содержащие материальный и интеллектуальный подлог, сохранность которых на ревизуемом предприятии вызывает опасения. На место изъятого документа помещают копию с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинника. В отдельных случаях разрешается не снимать копий с документов денежно-материальной отчетности (счета, наряды и т. п.), а передачу изъятых подлинных документов оформлять описью, подписанной ревизором и главным бухгалтером ревизуемого предприятия (организации). В акте указываются наименование изъятых подлинных документов, номер и дата их составления, а также наименование, номер и дата (месяц) составления учетных регистров, в которых они получили отражение на счетах бухгалтерского учета. На изъятых документах ревизор не имеет права делать каких-либо пометок, подчеркиваний, исправлений. Это необходимо для того, чтобы сохранить первоначальный вид документа для графической экспертизы. В акте должно быть указано, какие пометки обнаружены на самих изъятых документах. Копии документов и учетных регистров, прилагаемых к акту ревизии, заверяют руководитель и главный бухгалтер ревизуемого предприятия.

Промежуточные акты необходимы в тех случаях, когда факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатам инвентаризации кассы, материальных ценностей, готовой продукции и основных средств, наличия денег у подотчетных лиц, состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами, при контрольных обмерах и проверках качества выполненных строительно-монтажных работ, при контрольных запусках сырья и материалов в производство и по другим операциям. Промежуточные акты подписываются членами ревизионной группы и должностными лицами. В основном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них.

В справках, прилагаемых к акту ревизии, указываются: содержание нарушения или злоупотребления; наименование вышестоящей организации и должностного лица, разрешившего незаконную операцию, или должностного лица ревизуемого предприятия, выдавшего такое указание; должность и фамилия лиц, совершивших противозаконные действия; наименование, номер и дата документа, подтверждающего факты нарушений или злоупотреблений; наименование учетного регистра и формы отчетности, в которых отражены данные о произведенных незаконных операциях; размер причиненного материального ущерба.

Многочисленные однородные факты группируются по видам нарушений в отдельных ведомостях, которые прилагаются к основному акту ревизии. В акте отражаются не каждый в отдельности факт нарушения, а итоговые данные ведомостей, что значительно сокращает объем основного акта ревизии, улучшает процесс его чтения и анализа установленных фактов нарушений, злоупотреблений и других недостатков. Ведомости, например, применяются: для оформления результатов проверки целевого использования денежных средств, полученных в кассу предприятия со счетов в банке; регистрации нарушений, выявленных при ревизии расчетов с подотчетными лицами; для контроля за полнотой оприходования продукции; для проверки правильности начисления заработной платы и премий; правильности применения норм и расценок и др. Накопительные ведомости подписывают ревизор и главный бухгалтер ревизуемого предприятия.

Результаты экономического анализа производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия оформляются в виде аналитических таблиц и расчетов, которые прилагаются к основному акту ревизии.

В случае обнаружения недостач, растрат, злоупотреблений и других недостатков материально ответственные и должностные лица — представляют ревизору письменные объяснения по существу вскрытых фактов недостач и излишков денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений и злоупотреблений (приложение В). Такие объяснения позволяют тщательно изучить тот или иной факт, предотвратить включение в акт ревизии не полностью проверенные нарушения и являются подтверждением установленных фактов нарушений. Письменные объяснения прилагаются к основному акту ревизии. Если виновное лицо отказывается дать письменное объяснение по тому или иному факту, истребование объяснения производится служебной запиской, составляемой в двух экземплярах. Один ее экземпляр прилагается к акту ревизии.

Получив письменное объяснение, ревизор должен проверить на месте изложенные в нем факты и дать свое заключение.

Все приложения к основному акту ревизии обязательно нумеруются; в конце акта ревизии необходимо перечислить все приложения к нему. Обычно все приложения остаются при первом экземпляре акта, который направляется в организацию, осуществляющую ревизию. К экземпляру акта, передаваемому ревизуемому предприятию, прилагаются копии лишь тех документов, на которых имеются подписи должностных лиц предприятия.

В отдельном разделе акта излагается выполнение решений по результатам предыдущей ревизии. В случае невыполнения отдельных пунктов в акте делается соответствующая запись. В этом случае может быть составлена опись невыполненных указаний и предложений по материалам предыдущей ревизии.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором, в случае необходимости вносятся изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта.

Составив акт ревизии, руководитель ревизионной группы передает его на подпись руководителю и главному бухгалтеру ревизуемого предприятия.

Акты и справки подписываются проводившим ревизию должностным лицом (руководителем ревизионной группы), руководителем юридического лица и лицом, выполняющим функции главного бухгалтера проверяемого субъекта, а при необходимости — другими участниками ревизии.

В случае отказа уполномоченного представителя субъекта хозяйствования от подписания акта в нем делается соответствующая запись. Представитель субъекта хозяйствования вправе письменно изложить мотивы отказа от подписания акта.

При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его должностные лица субъекта хозяйствования делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший ревизию. Проверяющий вправе потребовать представить также письменные объяснения должностных лиц, юридического лица и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Данные объяснения и замечания прилагаются к акту ревизии и являются неотъемлемой его частью.

Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, проверяется работником, проводившим ревизию, и по ним составляется письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемого юридического лица.

Акт ревизии, как правило, составляется в трех экземплярах, а при необходимости передачи материалов ревизии соответствующим органам (следственным и др.) — плюс по одному экземпляру в каждый адрес. При вручении руководителю ревизуемого предприятия акта ревизии берется расписка, данная им на первом экземпляре: «Один экземпляр акта комплексной ревизии со всеми перечисленными в нем приложениями получил» (подпись, дата). Первый экземпляр акта направляется руководителю организации, назначившей ревизию, а второй — остается в делах контрольно-ревизионного отдела.

Результаты комплексной ревизии обсуждаются на производственном совещании или собрании рабочих и служащих. Протокол обсуждения результатов проведенной ревизии прилагается к основному акту.

При выявлении фактов причинения ущерба, недостач и хищений денежных средств (материальных ценностей), должностного подлога и других нарушений законодательства, влекущих уголовную ответственность, об этом немедленно ставится в известность лицо, назначившее ревизию. Материалы таких ревизий передаются в 10-дневный срок правоохранительным органам в оригиналах.

Материалы ревизий направляются в правоохранительные органы с сопроводительным письмом, в котором указываются наименование проверяемого субъекта, его юридический адрес, характер выявленных нарушений, какие требования нормативных правовых актов не соблюдены, фамилии и должности лиц, виновных в нарушениях, с приложением документов, регламентирующих их должностные обязанности. В случае привлечения контролирующими органами субъекта хозяйствования и его руководителя, виновных в нарушениях законодательства, к экономической и иной ответственности к акту прилагаются соответствующие документы.

Персональную ответственность за своевременность, полноту и надлежащее качество направляемых в правоохранительные органы материалов ревизий несет руководитель органа, назначивший ревизию.

Оформленный в соответствии с требованиями акт ревизии направляется должностному лицу контролирующего органа, уполномоченному рассматривать материалы о совершенном правонарушении./4, с.42/.