Конфиденциальное делопроизводство. 
Конфиденциальное делопроизводство

Конфиденциальное делопроизводство — это специальный режим работы с документами, целью которого является обеспечение конфиденциальности ценной информации в организации, а также обеспечение сохранности документов и защита содержащейся в них информации. Конфиденциальное делопроизводство является важным элементом комплексной системы информационной безопасности на любом современном предприятии, в организации любого размера.

Для более полного понимания того, что такое конфиденциальное делопроизводство, нужно, прежде всего, выяснить, что же такое конфиденциальная информация. С этимологической точки зрения, слово «конфиденциальный» происходит от латинского «confidentia» — доверие. В современном русском языке это слово означает «доверительный, не подлежащий огласке, секретный».

В российском законодательстве, к сожалению, четкого определения конфиденциальной информации нет, однако действующий ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» описывает понятие «конфиденциальности». Так, конфиденциальность информации — это обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия её обладателя.

В Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» к сведениям конфиденциального характера относят:

сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные);

сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).

сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).

сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Кроме вышеперечисленного, обладателю информации законом разрешается самостоятельно наделять её статусом конфиденциальности.

Такую ценную информацию необходимо защищать, однако это связано с определенными проблемами.

Во-первых, организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом необходимо руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность, содержащейся в них информации.

Второй особенностью конфиденциального делопроизводства является своеобразное переплетение некоторых функций, которые, на первый взгляд, взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, а параллельными им функциями по реализации защиты конфиденциальной информации — предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами. На самом деле применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота — предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей. Так, особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему. делопроизводство конфиденциальность технологический Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;

установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

составление вариантов и черновика текстов документа;

получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;

учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

изготовление проекта конфиденциального документа;

издание конфиденциального документа;

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы с конфиденциальной информации. Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

Как можно заметить, создание конфиденциального документа связано с большими временными и материальными затратами, однако комплексное решение этих проблем приводит к таким результатам, которые делают деятельность предприятия или организации более безопасной и успешной.