Специфика документооборота бухгалтерии предприятия

OOO «Велита» ведет бухгалтерский учет руководствуясь Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», введенного в действие c 01.01.1995 Постановлением Верховного Совета Республики Беларусь № 3322-XП от 18.10.1994, другими нормативными актами по бухгалтерскому учету и налогообложению.

Отдел бухгалтерского учета является подразделением OOO «Велита» и в своей деятельности подчиняется директору OOO «Велита». Непосредственное руководство работой отдела осуществляет главный бухгалтер. На время отсутствия главного бухгалтера все его права и обязанности переходят к заместителю.

Отдел бухгалтерского учета представляет собой систему непрерывного и сплошного документального отражения информации о состоянии и движении имущества предприятия методом двойной записи средств и источников в их денежном выражении в соответствии с законодательством Республики Беларуси.

OOO «Велита» ведет учет объектов по журнально-ордерной форме бухгалтерского учета.

На основании типового плана счетов составлен внутренний план счетов с разбивкой по субсчетам и аналитическим счетам.

В бухгалтерии OOO «Велита» под руководством главного бухгалтера работают семь бухгалтеров.

Главный бухгалтер обязан обеспечить правильную организацию бухгалтерского учета; своевременное составление отчетности; осуществление учетной политики; учет всех хозяйственных операций; правильное исчисление налогов, сборов и других обязательных платежей; правильное проведение инвентаризации всех статей баланса и отражение в учете всех ее результатов.

Заместитель главного бухгалтера осуществляет учет издержек производства и обращения; определяет результаты финансово-хозяйственной деятельности OOO «Велита»; составляет отчетные калькуляции себестоимости готовой продукции, составляет бухгалтерскую отчетность; заполняет журналы ордера: 7, 10, 10/1, 8, 9, 11, 12, 15, ведомости № 12, 15. Производит расчет налогов от прибыли, себестоимости, выручки и составляет отчетность по ним.

Бухгалтер-кассир осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг; оформляет документы и получает денежные средства в учреждениях банка для выплаты работникам; ведет кассовую книгу и составляет кассовую отчетность и т. д.

Вся остальная работа по ведению бухгалтерского учета распределена между бухгалтерами второй категории.

Главный бухгалтер Заместитель глав. бухгалтера Бухгалтер второй категории Бухгалтер второй категории Бухгалтер второй категории Бухгалтер второй категории Бухгалтер второй категории Бухгалтер-кассир Рис. 2.1. Структура бухгалтерии

Производственные запасы могут поступать из разных источников. На OOO «Велита» чаще всего материалы поступают непосредственно от поставщиков.

На поставку материальных ценностей OOO «Велита» заключает договора с поставщиками. Отгрузив материалы организации поставщики предъявляют расчетно-платежные и отгрузочные документы. Полученные документы проверяются отделом материально-технического снабжения на соответствие условиям договора. После этого производятся записи в журнале учета поступающих грузов. В дальнейшем документы передаются в бухгалтерию для оплаты.

Со станции железной дороги, а также от местных поставщиков ценности получает экспедитор OOO «Велита». Для этого ему бухгалтерия выдает доверенность. Материальные ценности экспедитор доставляет на склад OOO «Велита».

При отсутствии расхождений поступившие материалы приходуются на склад путем составления приходного ордера ф. М-4. Если количество или качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по Акту о приемке материалов формы М-7.Однако за последний год работы OOO «Велита» таких случаев не было.

Стоимость приобретаемых материалов за наличный расчет через подотчетных лиц подтверждается товарным чеком, который затем прилагается к авансовому отчету.

Для обобщения информации о материалах предназначен активный счет 10 «Материалы». На OOO «Велита» используются счета 10 и 16. На счете 10 отражается стоимость материалов по фактическим ценам и расходы по доставке, предъявляемые к оплате сторонними организациями. На счете 16 отражаются расходы по приобретению материалов, понесенные самим предприятием.

Материальные ценности в основном поступают от поставщиков. Для системного отражения операций расчетов с поставщиками бухгалтерия использует журнал-ордер 6, который ведется по кредиту пассивного счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетом счета 10/1.Журнал-ордер ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками. Он открывается ежемесячно. При открытии в него переносятся остатки на начало месяца по неоплаченным и неотфактурованным поставкам. После этого на основании предъявленных поставщиками и принятых к оплате расчетных документов в течение месяца последовательно производятся записи в журнал-ордер 6 в части покупной стоимости материалов и сумм, причитающихся поставщикам. Затем делаются отметки об оплате расчетных документов поставщиков и подрядчиков.

После всех записей в журнале-ордере 6 подсчитываются итоги по кредиту счета 60. Выведенное сальдо по счету 60 должно равняться остатку по этому счету в Главной книге.

При отпуске основных материалов в производство материально-ответственное лицо составляет производственные отчеты расхода материалов. В нем указываются наименование израсходованных материалов, норма расхода и фактический расход, а также выводится экономия или перерасход. Производственные отчеты составляются по каждой группе выпускаемой продукции. Затем на основании производственных отчетов материально ответственное лицо составляет материальный отчет, где указывается наименование израсходованного материала, остаток на начало месяца, поступление, расход за месяц и остаток на конец месяца. При списании прочих материалов материально ответственное лицо составляет акт на расход материалов, где указывается наименование выполненных работ и наименование израсходованных на эти работы материалов и их количество и сумма. Акт подписывается членами комиссии и утверждается главным инженером. Для оформления разового отпуска материальных ценностей из склада подотчетнику применяется требование на отпуск. Требование выписывается в 2-х экземплярах. При необходимости переработки материалов составляется акт на переработку, где указывается наименование материалов, переданных в переработку, их количество и наименование материалов, поступивших из переработки. Акт подписывается членами комиссии и начальником цеха. Отпуск материалов сторонним предприятиям автомобильным транспортом оформляют товарно-транспортной накладной.

При отпуске запчастей на ремонт служебных автомобилей начальник автотранспортного цеха выписывает заборный лист в 2-х экземплярах. Затем заборный лист передается шоферу, который получает ценности.

На основании первичных документов расход материалов оформляется в зависимости от направления затрат. Составляются следующие проводки:

Дебет 20,23,47,25,26,29,31,43 и др.

Кредит 10.

Эти записи осуществляются в течение месяца в ведомостях 12, 13, 15 и журналах-ордерах 10, 10/1. В конце месяца добавляют транспортно-заготовительные расходы, понесенные организацией и относящиеся к израсходованным материалам. Таким образом, расход материалов показывают по фактической себестоимости.

На OOO «Велита» состояние складского хозяйства оценивается как хорошее. Помещения складов изолированы, оборудованы сигнализацией. Внутри склада каждая группа материалов хранится в определенном месте. К каждому месту хранения прикреплен материальный ярлык. Приказом директора установлена материальная ответственность лиц, работающих на складах. С ними заключены договора о материальной ответственности.

Бухгалтерия OOO «Велита» открывает и выдает под расписку в журнале регистрации кладовщику карточки складского учета. В них характеризуется материал, отражается движение и остаток. Записи в карточки производятся на основании документов по приходу и расходу материальных ценностей в день совершения операции. После каждой записи выводится новый остаток. Карточки хранятся на складе в специальных ящиках. Складской учет на OOO «Велита» не механизирован.

Все первичные документы по приходу и расходу материалов один раз в три дня, а материальные и производственные отчеты по окончании месяца материально ответственные лица сдают в бухгалтерию. Приемка-сдача первичных документов оформляется специальным журналом. Он составляется в одном экземпляре бухгалтером. Журнал подписывает бухгалтер и материально ответственное лицо, сдавшее документы.

Связь учета материалов на складе с их учетом в бухгалтерии в суммовом выражении обеспечивается составлением ведомости учета остатков материалов формы М-14.Она открывается в бухгалтерии в разрезе групп материалов с указанием наименования, единицы измерения, цены и остатков в натуральном и денежном измерении на каждое первое число месяца на год. В течение месяца ведомость находится в бухгалтерии. В конце месяца она передается на склад. Там кладовщик переносит сведения об остатках материалов в натуральном выражении на конец месяца из карточек складского учета. После этого ведомость передается в бухгалтерию, где остатки таксируются и подсчитываются соответствующие суммы остатков на первое число.