Теоретические вопросы управления бизнес-проектами

Сущность и содержание управления проектами, цель и критерии управления проектом

Управление проектами можно определить как вид управленческой деятельности, состоящий в организационном обеспечении выполнения проектов при условии соблюдения заданных смет и сроков.

Американская общественная организация «Институт управления проектами» (Project Management Institute (PMI®)) приводит следующее определение управления проектами:

«Управление проектом — это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта».

Управление проектом — это и наука, и искусство. Искусство, поскольку оно (управление проектом) требует навыков, такта и интуиции в управлении людьми. Наука — потому, что необходимо глубокое знание разнообразных приемов и способов срочно направлять усилия в нужное русло, при том, что сроки и ресурсы — ограничены, а бюджет строго определен.

Управление проектом — интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта — часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектом опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.

Полная совокупность различных стадий развития проекта образуют жизненный цикл проекта. Начало жизненного цикла проекта совпадает по времени с началом проекта, а его окончание — с завершением проекта.

В теории управления проектами используются следующие понятия.

Проект — последовательность работ, реализующая заданную цель в установленные сроки и в рамках заданной сметы. Проекты могут различаться масштабами, представление о которых даёт размер инвестиционных затрат, и сроками выполнения (как правило, от нескольких дней до нескольких десятилетий).

Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии. Фазы жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако, у каждого проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности менеджера, используемые методики и инструментальные средства.

Работа — технологическая операция, мероприятие, вид деятельности или их совокупность, характеризующиеся затратами времени на выполнение, потребностью в ресурсах и условиями, при которых они могут выполняться. Примеры работ: междурядная обработка посевов; протравливание семян; монтаж подъёмного крана; уборка снега со строительной площадки; заключение контракта; оформление документов на право собственности на объект недвижимости; командировка в проектный институт. Работы, выполняемые одновременно, называют параллельными.

Ресурсы — работники, специалисты, машины и оборудование, материалы, необходимые для выполнения конкретной работы и подконтрольные менеджеру проекта. Ресурсы бывают нескладируемые и складируемые.

Нескладируемые ресурсы — ресурсы, высвобождаемые по завершении работы и годные для последующего использования на других работах.

Примеры: работники и специалисты всех специальностей; трактор; электродрель; портативный компьютер; мобильный телефон; термостат. Имеющееся в распоряжении менеджера проекта количество нескладируемого ресурса ограничивает возможность одновременного (параллельного) выполнения работ, на которых используется данный ресурс. Складируемые ресурсы (иначе материалы) — ресурсы, полностью расходуемые при выполнении конкретной работы (поступающие со склада). Примеры: пиломатериалы; асфальт; удобрения; топливо; электролампочки; семена.

Несвоевременная поставка складируемого ресурса может задержать выполнение сразу всех работ, во время которых он расходуется. На возможности параллельного выполнения работ наличие складируемого ресурса не влияет.

Смета проекта — документ, содержащий оценку затрат (по видам), необходимых для сдачи проекта в эксплуатацию.

Сетевой план — документ, устанавливающий сроки выполнения всех работ, необходимых для сдачи проекта в эксплуатацию.

Финансовый план — документ, устанавливающий сроки поступления финансовых ресурсов и их расходования на финансирование затрат, предусмотренных сметой проекта.

Цель управления проектом состоит в рациональном распределении имеющихся ресурсов для выполнения всех предусмотренных конкретным проектом работ (задач, технологических операций) в заданные сроки и без сверхнормативных затрат.

Качество управления проектом оценивается по следующим критериям, расположенным в порядке убывания значимости:

• ? чистая текущая стоимость проекта;
• ? срок сдачи проекта в эксплуатацию;
• ? затраты на реализацию проекта;
• ? своевременность финансирования и поставок;
• ? равномерность загрузки ресурсов;
• ? соблюдение запланированных сроков выполнения работ;
• ? отношения в трудовом коллективе,
• ? взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и другими партнёрами.

Критерий чистой текущей стоимости проекта — определяющий, все остальные являются его следствиями. Однако влияние конкретных решений менеджера на чистую текущую стоимость установить очень сложно.

Зато не составляет труда оценить их влияние на срок сдачи проекта в эксплуатацию. Практика показывает, что при условии соблюдения сметы проекта его чистая текущая стоимость оказывается тем выше, чем раньше завершена инвестиционная фаза и началась эксплуатация проекта.

В этом случае выгоды начинают поступать раньше и оказываются, с учётом дисконтирования, более ценными. Кроме того, сокращаются процентные платежи, поскольку кредиты выплачиваются в более ранние сроки. Существенное значение имеет также фактор опережения конкурентов в предоставлении потребителям продукции или услуг, ради которых предпринят проект. Вот почему на практике главным признаётся критерий минимизации продолжительности инвестиционной фазы, что означает возможно скорейшее начало эксплуатации.

Управляя проектом, менеджер должен принимать во внимание многочисленные разнородные факторы, например:

• ? технологическую последовательность работ;
• ? обеспеченность работ материальными и трудовыми ресурсами;
• ? возможность привлечения дополнительных ресурсов;
• ? режим работы руководителей, специалистов, рабочих и служащих;
• ? возможность сверхурочной работы и сопряжённые с ней затраты;
• ? своевременность финансирования;
• ? согласованность во времени присутствия на рабочих местах специалистов, наличия необходимого оборудования и техники;
• ? своевременность доставки материалов;
• ? риски и неопределённости;
• ? потери, возникающие в случае отставания реализации проекта от графика;
• ? человеческий фактор: отношения в трудовом коллективе, деловые качества руководителей и специалистов различного профиля, их мнения по вопросам выполнения проекта.

В условиях жёсткой конкурентной борьбы реализация сложных проектов в кратчайшие сроки является необходимым условием их успеха. Отсюда высокие требования руководителей бизнеса к квалификации менеджеров проектов, необходимость овладения современными информационными технологиями, позволяющими оперировать полной информацией по всем вышеперечисленным позициям.

Без компьютерной поддержки менеджер, управляя проектом, может надеяться лишь на интуицию и на благоприятное стечение обстоятельств. Такой подход может оправдать себя, если проект предусматривает выполнение десятков работ. Если же речь идёт о десятках тысяч, провалы неизбежны даже в деятельности самых талантливых менеджеров, Ценой провалов могут стать временная неплатёжеспособность, ухудшение деловой репутации, а иногда и банкротство фирмы.

Менеджер проекта несёт ответственность за скорейшую сдачу проекта в эксплуатацию, за соблюдение сметы проекта, за качество составления, за выполнение сетевого плана и плана финансирования, за рациональную загрузку используемых ресурсов, за своевременность и точность информации, предоставляемой всем участникам процесса реализации проекта.

Процесс управления проектом по своему содержанию подразделяется на три этапа:

• ? планирование;
• ? мониторинг;
• ? анализ.

На этапе планирования определяется смета проекта, составляется сетевой план, а на его основе формируется финансовый план и планируется дата сдачи проекта в эксплуатацию. В компетенцию менеджера проекта на этом этапе входит составление сетевого плана. Смета, сетевой план и план финансирования утверждаются руководителем проекта. Если наложить процесс управления проектом на цикл проекта, то этап планирования войдёт в фазу разработки проекта. Инвестиционная фаза проектного цикла, иначе называемая фазой реализации проекта, совпадает с этапом процесса управления проекта, называемым мониторингом. Это наиболее напряжённый этап деятельности менеджера. В этот период он должен обеспечить соблюдение сетевого плана и плана финансирования в условиях неопределённости и быстро меняющихся внешних условий, а при необходимости существенного отклонения от них — своевременно представить информацию об этом руководству проекта, предложить и аргументировать конкретные решения, подготовить проекты соответствующих документов и соглашений.

Этап анализа, согласно циклу проекта, относится к фазе эксплуатации проекта. На этом этапе менеджер подводит итоги выполнения проекта, выявляет резервы сокращения продолжительности работ и размеров затрат, изучает допущенные ошибки и просчёты и предлагает мероприятия, позволяющие избежать их в будущем, готовит соответствующие предложения руководству своей компании и её партнёрам.