Создание отчета. 
Разработка информационной системы "Ремонтный отдел"

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью Мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создаются на основании ответов пользователя.

Отчет оформляется в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или распечатать сводную информацию по БД. Для получения такой информации должны быть проведены подсчеты во всех группах данных, результатами которых будут общие и промежуточные суммы. По структуре и оформлению отчет подобен форме. В него также можно добавлять управляющие элементы и оформлять данные в соответствии с собственными вкусами (или требованиями заказчика). Отчет, однако по сравнению с формой обладает большей гибкостью в представлении данных, и благодаря группированию данных с его помощью можно представить информацию более наглядно. Существует несколько видов создания отчетов:

¦Автоотчеты;

¦Конструктор отчетов;

¦Мастер отчетов;

¦Автоотчет ленточный;

¦Мастер диаграмм;

¦Почтовые наклейки. Конструктор позволяет самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя.

Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным для начинающих, так и для пользователей.

Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный — самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальные сделает Мастер отчетов.

Отчеты имеют много общего с формами. Для создания отчетов применяются те же элементы управления, однако с помощью этих элементов управления нельзя изменить данные в таблицах. Отчеты имеют структуру, подобную структуре форм — разделы, заголовок и примечание, верхний и нижний колонтитулы, область данных. Однако в отчете появляются дополнительные разделы, связанные с группировкой данных. Формы могут включать подчиненные формы; отчеты тоже могут включать подчиненные отчеты, хотя их назначение отличается от подчиненных форм.

Отчеты как запросы и формы создаются разными способами. Выбираем способ создания отчета с помощью мастера. Для создания отчета делаем следующие действия:

• 1. В первом окне выбираются таблицы и поля. Кроме того, здесь можно создать отчет на основе запроса. Выбираем таблицу «Заявки"и «Ремонты» и щелкаем по нужным полям. Далее.
• 2. В следующем уровне добавить уровни группировки. Щелкаем Далее.
• 3. Предлагается выбрать порядок сортировки. Выбираем Дата в ремонт — по возрастанию. Далее.
• 4. Предлагается выбрать вид макета для отчета: Структура 1, Табличный, Выровненный. Щелкаем далее.
• 5. Выбираем стиль оформления отчета — Деловой. Нажимаем

Далее.

6. В последнем окне задаем имя отчета — Отчет о заявках. Просмотреть отчет или Изменить макет отчета. Щелкаем Готово. Созданный отчет будет выглядеть так.

Отчет о заявках.

Рис. 21 Отчет «О заявках»