Первичный учет запасных частей и прочих материалов

Современное предприятие использует много видов различных материалов. Поэтому для их учета необходима группировка по определенным признакам. Все материалы классифицируются в учете по назначению и роли в процессе производства, а также по техническим свойствам.

Выделим основные виды материалов:

• 1) Сырье. К сырью относят продукты добывающей промышленности и сельского хозяйства, поступающие в переработку (руда, хлопок, молоко).
• 2) Материалы. Материалами считают продукты, прошедшие предварительную промышленную обработку (металл, ткани).
• 3) Топливо — это материалы, предназначенные для выработки энергии, отопления зданий, эксплуатации транспортных средств (уголь, дрова, нефтепродукты, газ).
• 4) Тара и тарные материалы — используются для изготовления тары и ее ремонта.
• 5) Запасные части — детали, изготовляемые или приобретаемые предприятием для замены изношенных частей и ремонта основных средств.
• 6) Прочие материалы — отходы производства (обрубки, обрезки, стружка, лоскут), отходы от утилизации неисправимого брака, материальные ценности, полученные от списания основных средств (металлолом).

Запасные части приобретаются организациями, имеющими автотранспортные средства, для ремонта и замены изношенных частей автомобилей. Запчасти могут быть изготовлены на самом предприятии, поступить от поставщиков или подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет. Операции по движению материальных ценностей все юридические лица независимо от формы собственности должны оформлять унифицированными первичными документами по учету материалов. Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливаются руководителем организации по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

Перечислим первичные документы по учету запасных частей и прочих материалов:

Доверенность — применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

Приходный ордер — используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров выдаются материальноответственному лицу в заранее пронумерованном виде.

Акт о приемке материалов — применяется для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой — в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно-заборная карта — нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т. п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах — на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, другой — складу. Материалы отпускаются в производство складом только при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения. Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.

Требование-накладная — применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов. Накладная составляется в двух экземплярах материально — ответственным лицам склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом), второй — для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной.

Замена одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также допускается только с разрешения руководителя. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей (Приложение 1).

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными). Товарно — транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

• · первый остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования материалов;
• · второй остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материалов:
• · третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику; при этом третий экземпляр служит основанием для расчета за транспорт (перевозчик отправляет его плательщику-заказчику автотранспорта), а четвертый — прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю (Приложение 2).

Перемещение продукции и материалов из одного склада или кладовой на другой склад или в другую кладовую оформляется накладным на внутреннее перемещение материалов. Выписываемые на основании распоряжения руководителя сельскохозяйственной организации.

Материалы, закупленные за наличный расчет, подлежат сдаче на склад и приходуются на основании документов, подтверждающих покупку (счета, чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке у населения), которые прикладываются к авансовому отчету.

Правила документального оформления движения материалов являются одинаковыми для всех предприятий, как крупных, так и совсем небольших с численностью работающих до 10 человек. Даже в небольшой организации должен быть сотрудник, который ведет документальный учет материальных ценностей, приобретаемых организацией и расходуемых в процессе хозяйственной деятельности. В ряде учреждений и сельскохозяйственных организаций эти функции выполняет заведующий хозяйственной частью (завхоз).

Необходимо учитывать, что к материальным ценностям относятся не только запчасти, но и канцелярские принадлежности, производственный и хозяйственный инвентарь со сроком службы менее 12 месяцев.