Предложения по совершенствованию учёта и анализа расчётов с поставщиками и подрядчиками

Состояние учёта и анализа расчётов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Ласточка» требует существенных перемен. Необходимо, чтобы компьютер на предприятии имел выход к глобальной сети Internet. Возможности сети велики при установлении контакта с имеющимися и потенциальными поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, поистине колоссальны: электронная почта, прямой доступ к «океану» информации и пр.

Принимая во внимание то обстоятельство, что отношения с поставщиками и подрядчиками регулируются нормами гражданского права, рекомендуется для работы с правовой информацией использовать справочную компьютерную систему «Гарант». Справочная база данных системы «Гарант» постоянно пополняется новыми нормативными актами, что позволяет не заниматься утомительной работой по сбору необходимой им информации. Информационный Банк поддерживается в актуализированном виде, в нём отражаются все изменения в нормативных актах (как непосредственно их текстов, так и реквизитов). Это позволяет пользователю при необходимости работать только с последними редакциями всех документов.

В ООО «Ласточка» также необходимо установить программный комплекс «Онлайн — Банк» КБ. Программа позволяет контролировать расчётный счёт в целом, а также расчёты с поставщиками и подрядчиками в частности, передавать любые объёмы документов в банк, осуществлять удалённо операции с расчётным счётом.

При учёте дебиторских и кредиторских задолженностей полезным является аналитический учёт поступления и выбытия товаров по каждому поставщику и покупателю, причём даже в разрезе отдельных договоров по каждому контрагенту. В целом можно сказать, что поначалу кажется, что чем больше субсчетов, чем больше разрезов ведения аналитики, тем более трудоёмким является ведение бухгалтерского учета. Однако практика показывает, что чем более подробным и разноплановым является аналитический учёт поступления, хранения и выбытия товаров, тем более лёгкими и наглядными окажутся в дальнейшем, практически все аспекты ведения бухгалтерского учёта, в том числе и расчёты с поставщиками и подрядчиками. Следует также добавить, что подробный аналитический учёт способствует и оперативному выявлению допущенных в бухгалтерском учёте ошибок, от которых не застрахован даже самый опытный и аккуратный бухгалтер. Поэтому, разрабатывая учётную политику предприятия, нужно по возможности точно представить себе, какие именно разрезы аналитического учёта будут необходимы в работе, какие аналитические субсчета будут задействованы.

Поскольку в ООО «Ласточка имеются проблемы с аналитическим учётом расчётов с поставщиками и подрядчиками, то для их решения можно порекомендовать автоматизацию учёта.

Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет повысить степень аналитичности, точности, обеспечит своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах.

В настоящее время в ООО «Ласточка» при ведении учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками не отслеживают даты возникновения обязательства о дебиторской и кредиторской задолженности, а также сроки погашения задолженности. Оперативная автоматизированная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Для устранения недостатков в учёте расчётов с поставщиками и подрядчиками рекомендуется внедрить программный продукт фирмы «1С» и провести мероприятия по настройке программного комплекса «1С: Бухгалтерия». Чтобы иметь информацию о сроках погашения обязательств с учётом условий договоров, необходимо в структуру справочника «Договоры» программного комплекса «1С: Бухгалтерия» ввести реквизит «Дата возникновения обязательства» типа «дата».

В «1С: Бухгалтерия» субсчет 60. 01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о задолженности за полученные товарно-материальные ценности.

Аналитический учёт ведётся по поставщикам и подрядчикам (субконто «Контрагенты»), основанию расчётов (субконто «Договоры»), а также по документам расчётов (субконто «Документы расчётов с контрагентом»). Каждый поставщик и подрядчик — элемент справочника «Контрагенты». Каждое основание расчётов — элемент справочника «Договоры контрагентов».

В «1С: Бухгалтерия» можно сформировать стандартные отчёты по субсчёту 60. 01 за любой временной промежуток. Например, один из стандартных отчётов оборотно-сальдовую ведомость можно сформировать по расчётам с поставщиками и подрядчиками не только за нужный период времени, но и сделать отбор отдельных поставщиков, договоров.

На основании произведённых в течение месяца (квартала, года) операций в журналах хозяйственных операций по субсчёту 60. 01 программа также способна выводить исходные итоговые отчеты по счетам, субсчетам, группам счетов, датам и другим требуемым признакам, обеспечивая достаточен уровень вывода аналитической информации. Таким образом, бухгалтер освобождается от составления «выборок».

Высвободившееся время можно использовать для анализа расчётов с поставщиками и подрядчиками.

Бухгалтер, чтобы не допустить просроченной задолженности должен проводить определённую работу: направлять письма, проводить телефонные переговоры, персональные визиты, продажу задолженности специальным организациям, проверять реальность суммы дебиторской задолженности, принимать меры к инкассации дебиторской задолженности.

Проводя эту работу, бухгалтер должен исходить из того, что дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию собственных оборотных средств предприятия. В результате этого предприятие несёт потери по следующим причинам:

• 1. в условиях инфляции возвращённые должниками денежные средства обесцениваются;
• 2. чем длительнее период погашения дебиторской задолженности, тем меньше отдача от средств, вложенных в дебиторскую задолженность.

Автоматизация учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками обеспечит предоставление качественной информации для анализа. Однако, чтобы полноценно использовать её, нужно овладеть методикой анализа расчётов с поставщиками и подрядчиками. В результате расчётов с поставщиками и подрядчиками вследствие не совпадения времени поставки и оплаты возникает дебиторская и кредиторская задолженности. Бухгалтеру ООО «Ласточка» необходимо изучать динамику дебиторской и кредиторской задолженности, выявлять тенденции развития, оценивать состояние дебиторской задолженности, выявлять и принимать меры к ликвидации сомнительной задолженности, проводить сравнительный анализ дебиторской и кредиторской задолженности, рассчитывать показатели оборачиваемости и периода погашения, устанавливать факторы, повлиявшие на изменение показателей.

Директору ООО «Ласточка» следует обратить внимание на состояние исполнительской дисциплины: повысить ответственность продавцов за несвоевременность предоставления продавцами товарных отчётов, так как это связано с расчётами с поставщиками; усилить контроль за качеством и своевременностью представления поставщиками товарных накладных, счетов-фактур.

Совместными усилиями директора и бухгалтера необходимо сформировать рациональную политику расчётов с поставщиками и подрядчиками, уменьшив тем самым риск образования дебиторской задолженности.