Особенности государственных закупок продукции и их влияние на организацию бухгалтерского учета

Переход к конкурсному размещению государственного заказа привел к появлению новых хозяйственных операций как у государственных заказчиков, так и у организаций-поставщиков, что потребовало разработки методического обеспечения бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных с проведением конкурсных процедур и участием в них.

Под конкурсом понимаются торги, победителем которых признается лицо, которое предложило лучшие условия исполнения контракта и заявке на участие в конкурсе которого присвоен первый номер.

Конкурс может быть открытым или закрытым. Заказчик вправе размещать заказ путем проведения закрытого конкурса исключительно в случае размещения заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, сведения о которых составляют государственную тайну и в случаях размещения заказов на оказание услуг по страхованию, транспортировке и охране музейных предметов и музейных коллекций, редких и ценных изданий, рукописей, архивных документов, имеющих историческое, художественное или иное культурное значение и передаваемых заказчиками во временное владение и пользование либо во временное пользование физическим и юридическим лицам, в том числе в связи с проведением выставок на территории Российской Федерации и (или) территориях иностранных государств.

Извещение о проведении открытого конкурса размещается заказчиком на официальном сайте не менее чем за тридцать дней до дня вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе.

Заказчик, разместивший на официальном сайте извещения о проведении открытого конкурса, вправе отказаться от его проведения не позднее чем за пятнадцать дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в конкурсе.

Конкурсная документация разрабатывается заказчиком и должна содержать требования, установленные заказчиком, к качеству, техническим характеристикам товара, работ, услуг, требования к их безопасности, требования к функциональным характеристикам товара, требования к размерам, упаковке, отгрузке товара, требования к результатам работ и иные показатели, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг потребностям заказчика.

В конкурсную документацию включаются требования к производителю товара, к участнику размещения заказа, а также требования к его деловой репутации, требования о наличии у участника размещения заказа производственных мощностей, технологического оборудования, трудовых, финансовых и других ресурсов, необходимых для производства товара, поставка которого является предметом контракта, выполнения работ, оказания услуг, являющихся предметом контракта.

• 4. Конкурсная документация должна содержать:
• 1) требования к содержанию, форме, оформлению и составу заявки на участие в конкурсе;
• 2) требования к описанию участниками размещения заказа поставляемого товара, который является предметом конкурса, его функциональных характеристик (потребительских свойств), а также его количественных и качественных характеристик, требования к описанию участниками размещения заказа выполняемых работ, оказываемых услуг, которые являются предметом конкурса, их количественных и качественных характеристик;
• 3) требования к гарантийному сроку и (или) объему предоставления гарантий качества товара, работы, услуги, к обслуживанию товара, к расходам на эксплуатацию товара, об обязательности осуществления монтажа и наладки товара, к обучению лиц, осуществляющих использование и обслуживание товара;
• 4) место, условия и сроки (периоды) поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;
• 5) порядок формирования цены контракта (цены лота) (с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей);
• 6) сведения о валюте, используемой для формирования цены контракта и расчетов с поставщиками (исполнителями, подрядчиками);
• 7) порядок применения официального курса иностранной валюты к рублю Российской Федерации, установленного Центральным банком Российской Федерации и используемого при оплате заключенного контракта;
• 8) сведения о возможности заказчика изменить предусмотренные контрактом количество товаров, объем работ, услуг;
• 9) порядок, место, дату начала и дату окончания срока подачи заявок на участие в конкурсе;
• 10) требования к участникам размещения заказа;
• 11) порядок и срок отзыва заявок на участие в конкурсе, порядок внесения изменений в такие заявки;
• 12) формы, порядок, даты начала и окончания срока предоставления участникам размещения заказа разъяснений положений конкурсной документации;
• 13) место, порядок, даты и время вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе;
• 14) критерии оценки заявок на участие в конкурсе;
• 15) порядок оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе;
• 16) срок со дня размещения на официальном сайте протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе, в течение которого победитель конкурса должен подписать проект контракта. Указанный срок должен составлять не менее чем десять дней.

В случаях, если конкурс признан несостоявшимся и контракт не заключен с единственным участником конкурса или с участником размещения заказа, который подал единственную заявку на участие в конкурсе (при наличии таких участников), заказчик в праве объявить о проведении повторного конкурса либо направить документы о проведении конкурса и признании его несостоявшимся в уполномоченные на осуществление контроля в сфере размещения заказов федеральный орган исполнительной власти, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации. По согласованию с указанным органом заказчик может принять решение о размещении заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика). При этом контракт должен быть заключен с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) на условиях, предусмотренных конкурсной документацией, цена заключенного контракта не должна превышать начальную (максимальную) цену контракта (цену лота), указанную в извещении о проведении открытого конкурса или приглашении принять участие в закрытом конкурсе.

В случае объявления о проведении повторного конкурса заказчик, уполномоченный орган вправе изменить условия конкурса.

В конкурсах на закупку продукции для государственных нужд участвуют две стороны: заказчик и поставщик, возникает необходимость совершенствования методического обеспечения учета затрат как для заказчика, так и для поставщика. При этом необходимо учитывать, что, как правило, заказчик — это бюджетная организация, а поставщик — коммерческая.

Основным документом государственного заказчика, определяющим размер финансирования и расходования средств при проведении конкурсов на закупку продукции для государственных нужд, должна является смета затрат.

Можно выделить следующие факторы, влияющие на структуру и состав затрат государственного заказчика:

• * вид конкурса;
• * количество участников.

Таким образом, особенности и специфика проводимых заказчиком конкурсов оказывают существенное влияние на состав и структуру статей сметы, что необходимо учитывать при планировании и организации конкурсных процедур.

Заказчику при проведении конкурса целесообразно использовать позаказный метод учета. Объектом учета и калькулирования в данном случае будет являться один конкурс. Позаказный метод учета позволит в течение и по окончании конкурса осуществлять контроль за фактическим исполнением сметы, вести постатейный анализ использования средств и выявлять отклонения от сметы по статьям затрат.

Затраты, которые несет заказчик по организации конкурсов, должны формироваться по двум категориям:

затраты, возмещаемые поставщиком-претендентом;

затраты, невозмещаемые поставщиком-претендентом .

К возмещаемым затратам необходимо отнести затраты на издание (или размножение) и доставку квалификационной и конкурсной документации.

Учитывая необходимость обособления возмещаемых и невозмещаемых затрат, государственному заказчику рекомендуется на счете расходов выделить субсчета «Возмещаемые расходы по организации конкурсов» и «Невозмещаемые расходы по организации конкурсов» с организацией аналитического учета по статьям затрат.

Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» цена за предлагаемую претендентам квалификационную или конкурсную документацию не должна превышать затраты на издание (или размножение) и доставку квалификационной и конкурсной документации.

В случае проведения открытых конкурсов количество поставщиков, претендующих на получение государственного заказа, заранее неизвестно, поэтому подготовленных госзаказчиком комплектов документации может оказаться меньше или больше. В случае если продано меньше комплектов квалификационной или конкурсной документации, чем изначально было заготовлено, заказчик или организатор конкурса не до конца возмещает свои затраты. Однако, если претендентов, желающих приобрести конкурсную документацию, будет больше, чем прогнозировалось, заказчик соответственно должен допечатать или размножить дополнительный объем документации.

В стоимость дополнительного объема документации не включаются постоянные затраты, такие, как затраты на набор текста. Поэтому фактическая себестоимость издания (или размножения) дополнительного тиража будет ниже стоимости основного, так как будет включать только переменные расходы (например, стоимость бумаги). Если цена конкурсной документации остается неизменной, то заказчик получает прибыль, которую указанный выше закон не допускает.

Специалисты, занимающиеся вопросами учета в сфере государственных закупок, рекомендуют после издания дополнительного тиража конкурсной документации сделать перерасчет причитающейся с поставщика суммы за комплект. При этом составляется бухгалтерская справка о перерасчете стоимости комплекта конкурсной документации (внутренний документ бухгалтерии). Поставщикам, внесшим за издание и доставку и конкурсной документации суммы, большие, чем показал перерасчет, производится возврат излишне уплаченных средств.

Поставщику, как и государственному заказчику, неоднократно на разных стадиях учетного процесса приходится решать ряд задач, связанных с отражением затрат по участию в конкурсе.

К затратам поставщика относят:

• • оплату стоимости комплектов квалификационной и конкурсной документации;
• • оплату труда специалистов, занятых подготовкой конкурсной заявки и
• • отчисления на их социальное страхование;
• • оплату командировочных расходов специалистов, направленных на участие в конкурсных процедурах и предварительную встречу с заказчиком;
• • оплату банковских услуг по получению обеспечения (банковской гарантии)
• • конкурсной заявки и, в случае победы в конкурсе, получению обеспечения
• • контракта;
• • привлечение консультантов по подготовке и оформлению конкурсной
• • заявки;
• • канцелярские, представительские, почтовые расходы,
• • интернет, телефонная связь.

Указанные затраты должны быть отражены по дебету счета 2 109 80 211 «Общехозяйственные расходы».

Для раздельного учета затрат, связанных с участием в конкурсах, затраты рекомендуется группировать в специально для этого предназначенном сводном учетном регистре, содержащем информацию о затратах на участие в отдельно взятом конкурсе.

Таким регистром может служить предлагаемая нами ведомость «Затраты на участие в конкурсе».

В хронологическом порядке в ведомость должны включаются все затратные операции поставщика по участию в конкурсе с момента начала конкурса и до момента его завершения (подписание государственного контракта или выбытие поставщика из конкурса). Ведомость открывается на основании решения руководителя организации-поставщика об участии в конкретном конкурсе.

По данным ведомости представляется возможным не только упорядочить учет хозяйственных операций по участию в конкурсе. Необходимость ведения подобного регистра обусловлена тем, что его содержание отвечает задачам управления, то есть обеспечивает информацией для поддержки управленческих решений.

Участие организации-поставщика в конкурсных процедурах требует от управленческого аппарата поставщика высокой оперативности в принятии управленческих решений, поскольку конкурсные процедуры достаточно непродолжительны, а условия участия в конкурсах, как правило, не дают поставщику возможности корректировки уже принятых решений. Большинство отечественных специалистов склонны считать, что управленческий учет — это, прежде всего производственный учет. В сферу управленческого учета, кроме затрат на производство и сбыт продукции, необходимо включить все расходы предприятия, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью. В этой связи мы рекомендуем использовать приемы управленческого учета при анализе затрат на участие в конкурсных процедурах у организаций-поставщиков.