Синтетический и аналитический учет товаров и готовой продукции

Документальное оформление движения готовой продукции и товаров

Движение готовой продукции в организации состоит из двух основных стадий:

• — поступление готовой продукции на склад;
• — отгрузки (отпуска) готовой продукции покупателям (заказчикам) в порядке реализации (продажи) или при ином ее выбытии.

Прием готовой продукции из производственных подразделений на склад оформляется приемосдаточными накладными, актами, маршрутными листами и другими документами, которые подписываются руководителем подразделения, сдающего продукцию, и материально ответственным лицом склад. Крупногабаритные изделия и продукция, как правило, принимаются заказчиками в местах изготовления, комплектации и сборки. Сведения о выпуске готовой продукции и ее поступлении на склад кладовщик отражает в карточке учета готовой продукции, форма и содержание которой аналогичны карточке учета материалов (форма № М-17).

Количественный учет готовой продукции ведется в единицах измерения исходя из ее физических свойств (объем, вес, площадь, линейные единицы) или поштучно. Однородная продукция может учитываться в условно — натуральных измерителях. Аналитический учет готовой продукции осуществляется не только в количественном, но и в стоимостном выражении.

Отпуск готовой продукции покупателям осуществляется на основании накладной. Типовой может служить форма № М — 15 «Накладная на отпуск материалов на сторону». Организация различных отраслей производства применяют для оформления отпуска готовой продукции специализированные формы (модификации) накладных и других первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, а также основные характеристики отгружаемой продукции (товара), наименование структурного подразделения организации, отпускающего готовую продукцию, наименование покупателя и основание для отпуска. Накладная на отпуск готовой продукции оформляется на основании распоряжения руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договора с покупателем (заказчиком) [1,7].

Для контроля за отгрузкой и вывозом готовой продукции в крупных и средних организациях рекомендуется следующая схема движения первичных учетных документов:

• — на складе готовой продукции или в отделе сбыта выписывается четыре экземпляра накладной на отпуск готовой продукции, которые передаются в бухгалтерию для регистрации в журнале и подписываются главным бухгалтером либо другим уполномоченным лицом [1,7];
• — подписанные накладные возвращаются бухгалтерской службой в отдел сбыта: один экземпляр остается у материально ответственного лица (кладовщика) как оправдательный документ на отпуск готовой продукции со склада; второй — служит основанием для выписки счета — фактуры; третий и четвертый — передаются получателю (покупателю) готовой продукции, который обязан поставить в документах подпись, удостоверяющую факт передачи ему продукции;
• — при вывозе готовой продукции через пропускной пункт (проходную) один экземпляр накладной остается в службе охраны, второй — у получателя в качестве сопроводительного документа на груз;
• — служба охраны регистрирует накладные на вывозимую готовую продукцию в журнале регистрации грузов и передает их в бухгалтерию по описи;
• — бухгалтерская служба совместно с другими подразделениями организации (отдел сбыта, служба охраны) синтетически осуществляет сверку данных об отпущенных со склада и фактически вывезенных материальных ценностях путем сопоставления накладных на отпуск готовой продукции с журналом их регистрации.

Если продукция и товары сдаются транспортной организации, то экспедитор, сопровождающий груз, получает квитанцию о приеме материальных ценностей, возвращает накладную и квитанцию в бухгалтерию организации — поставщика для выписки покупателю расчетно-платежных документов и счета — фактуры.

Первичные учетные документы о поступлении готовой продукции на склад, ее отгрузке потребителю аналогично документам о движении материалов принимаются бухгалтером от кладовщика, контролируются, используются для формирования регистров аналитического учета и синтетического учета готовой продукции.

Кладовщик на основании оставшегося у него экземпляра приказа — накладной заполняет карточку учета готовой продукции, ведомость остатков готовой продукции на складах в сортовом выражении (по номенклатурным номерам). Названная ведомость используется для контроля учетных показателей наличия и движения готовой продукции, сформированных на складе и в бухгалтерии.

Для отражения в бухгалтерском учете продукции в качестве проданной, на которую право собственности приобретено покупателем, используются накладные, квитанция транспортной организации о приеме груза, транспортные накладные, акты выполненных работ, иные документы.

Для учета товарных операций используются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомитетом РФ по статистике (25 декабря 1998 г. № 132). К основным документам этой группы относятся:

• — акт о приемке товаров (форма № ТОРГ — 1);
• — акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ — 2); при приемке импортных грузов (форма № ТОРГ — 3);
• — акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ — 4) [1,7];
• — журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары (форма № ТОРГ — 7); журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ — 18);
• — упаковочный ярлык (форма № ТОРГ — 9);
• — специфика (форма № ТОРГ — 10); расходный отвес (специфика) (форма № ТОРГ — 19);
• — товарный ярлык (форма № ТОРГ — 11);
• — товарная накладная (форма № ТОРГ — 12); расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) (форма № ТОРГ — 14);
• — накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ — 13);
• — акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ — 15); акт о списании товаров (форма № ТОРГ — 16);
• — акт о подработке, подсортировке, переваривание товаров (форма № ТОРГ — 20);
• — журнал учета выполнения заказов покупателей (форма № ТОРГ — 27);
• — карточка количественно — стоимостного учета (форма № ТОРГ — 28);
• — товарный отчет (форма № ТОРГ — 29);
• — сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ — 31);

Для учета торговых операций при продаже товаров в кредит применяются:

• — справка для покупки товаров в кредит (форма № КР — 1);
• — поручение обязательство (обязательство) (форма № КР — 2), ведомость — опись поручений — обязательств, оформленных покупателями за товары, проданные в кредит (форма № КР — 3);
• — справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит (форма № КР — 3);
• — справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит (форма № КР -7), и др.

Для получения товаров непосредственно в организациях поставщиков требуется доверенность типовой формы (формы № М-2 и М-2а).

Унифицированные формы первичной учетной документации используются для оформления операций в комиссионной торговле, учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин.

Аналитический учет товаров бухгалтерской службы ведется в натурально-стоимостном выражении по наименованиям товаров, характеризующим их отличительные признаки (марка, артикул, сорт). При этом применяются два различных метода учета товаров: сортовой и партионный [1,7].

В первом случае товары учитываются в карточках сортового учета, во втором — учет товаров ведется в таком же порядке, как и при сортовом методе, но отдельно по каждой партии товаров. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному либо по нескольким документам.

Результат инвентаризации готовой продукции и товаров фиксируется в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ — 3), товаров отгруженных (форма № ИНВ — 4), предметов, сданных (принятых) на ответственное хранение (форма № ИНВ — 5), в сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно — материальных ценностей (форма № ИНВ — 19).

Содержание первичной учетной документации должно обеспечить формирование сведений о наличии и движении продукции и товаров по видам, характеризующим технико — эксплуатационные параметры продуктов труда, по укрупненным группам (например, изделия, изготовленные из отходов, запасные части), по местам хранения и материально ответственным лицам [1,7].

• 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
• 2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
• 3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве организации определен согласно решению центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссией Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года (см. с. 137−140).

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера [5,7].

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации [5,7].