Учет численности, рабочего времени и выработки работников

Учет количественного и качественного состава работающих (численности персонала) ведется по профессиям, специалистам, разрядам, полу, возрасту и другим показателям.

Для планирования в учете численности персонала различают:

• — Списочную численность — численность всех работников, состоящих в списках организации на определенную дату;
• — Явочную численность;
• — Среднесписочную численность — численность персонала организации, определяемые в среднем за соответствующий период (месяц, квартал, полугодие, год и др.).

Движение личного состава работников оформляется типовыми формами первичных документов приказами (распоряжениями) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудового договора, о предоставлении отпуска или запиской о предоставлении отпуска, списком на предоставление отпуска и др.

На каждого принятого работника в отделе кадров организации заполняется личный листок учета кадров. Впервые принятому работнику оформляют трудовые книжки, которые хранятся в организации (в личном деле) и выдаются на руки работникам в день их увольнения. Каждому принимаемому в организацию работнику присваивается табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени и во всех документах по заработной плате.

Бухгалтерия каждому работнику открывает его лицевой счет для учета расчетов по заработной плате.

Оперативный учет использования рабочего времени ведется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ф № Т-12 или табеле учета использования рабочего времени ф. № Т-13 (см приложение 4). Табели могут вести табельщики, начальники цехов, мастера, бригадиры и др. В табелях работники группируются по их категориям (рабочие, руководители, специалисты), а внутри категорий — по алфавиту или в порядке табельных номеров.

В табелях ведется наблюдение за приходом на работу и уходу с нее, фиксируются опоздания и неявки, получаются данные о фактически отработанном времени. По каждому работнику ежедневно отмечают количество фактически отработанных часов, в том числе ночных, сверхурочных, простоев, неявок (по причинам). Табель может заполнятся методом сплошной регистрации или же путем фиксации в нем отклонений (неявок, сверхурочных, надбавок и т. п.). В конце табеля приводятся условные обозначения видов рабочего времени для заполнения табеля. Коды использования рабочего времени являются типовыми, они приведены в Инструкции по статистике численности работников и заработной платы. По истечении месяца табеля закрываются, т. е. в них по каждому работнику (и в целом по табелю) подсчитываются: отработанные дни или часы (в том числе сверхурочные, ночные и др.), дни неявок по причинам и другие показатели. Табель подписывают: лицо, его составившее, и начальник цеха (отдела, участка). После этого его передают в бухгалтерию. По данным табелей работникам начисляют заработную плату, проводят анализ использования рабочего времени в организации, составляют установленную отчетность по труду, исчисляют ряд показателей, отражаемых в отчетности по труду.

Документальное оформление и учет выработки рабочих: наряд на сдельные работы (ф. № Т-40, Т-41, Т-41а), маршрутный лист (ф. № Т-23), рапорт о выработке (накопительный) (ф. № Т-28), рапорт о выработке бригады (ф. № Т-17, Т-18), список лиц, работавших сверхурочно (ф. № Т-15), листок учета простоев (ф. Т-16), листок на доплату (ф. № Т-48) и др.

Наряды (см приложение 5) оформляют в зависимости от характера работы на одного рабочего или на бригаду, одну смену или на срок до одного месяца и используют обычно в индивидуальных и мелкосерийный производствах при выполнении различных неповторяющихся работ (операций). На оборотной стороне наряда или же табеле-расчете производится распределение заработка между работниками бригады, если наряд оформлен на бригаду. Наряды выписывают мастера, производители работ и другие должностные лица до начала работы на основании технологических карт. Эти же лица вместе с контролером ОТК принимают выполненные работы, отмечают в наряде количество годных и бракованных деталей и другие данные, подписывают его при закрытии.

Маршрутный лист применяется в серийных производствах при обработке деталей отдельными партиями. На каждую партию оформляют маршрутный лист с указанием в нем наименования детали, количества штук в партии, наименования операций (в последовательности обработки деталей), фамилия и табельный номер рабочих, количества деталей, выданных в работу по каждой операции и принятых, в том числе годных, бракованных, сумм заработка по сдельным расценкам и других данных. Если к концу месяца обработка деталей на операциях, указанных в маршрутном листе, не закончена, то на дальнейшую их обработку в следующем месяце открывают дополнительный маршрутный лист, о чем делается отметка в основном маршрутном листе. При обработке партии деталей в одном расчетном периоде маршрутный лист использоваться в качестве первичного документа для начисления заработной платы. В случае обработки партии деталей в двух и более расчетных периодах применяются маршрутные листы в сочетании с отрывными талонами к ним или со сменными рапортами о выработке и начислении заработной платы.

Рапорт о выработке (накопительный) применяют для обобщения выработки и начисления заработной платы рабочему или бригаде рабочих в массовых и крупносерийных производствах при выполнении различных периодически повторяющихся операций. В рапорте ежедневно отмечают выработку годных и бракованных деталей по каждой операции, а в конце месяца подсчитывают общее их количество и по сдельной расценке начисляют заработок. На оборотной стороне рапорта приводятся необходимые данные для расчета бригадного заработка — об отработанных часах каждым рабочим, его разряде и другие.

Рапорт о выработке бригады применяется в организациях с массово-поточным характером производства при бригадной организации труда. В рапорте ежедневно отмечают количество выданных в работу и принятых годных и забракованных изделий, производится расчет бригадного заработка и заработка каждого члена бригады и т. п. Рапорт о выработке бригады также используется, когда за каждым рабочим закреплена определенная операция, а заработок рабочего определяется исходя из количества изделий (деталей, узлов), принятых на конечной операции, и сдельной расценке по соответствующей операции.

Листок на доплату оформляют на каждый вид доплат к соответствующему рапорту, наряду в связи с отступлением от нормальных условий работы — несоответствием размера обработанных заготовок, инструментов, материалов и т. п., предусмотренным технологическим процессом.

Листок учета простоев предназначен для начисления заработной платы рабочему за время простоя не по его вине. В нем отмечают время начала, окончание и продолжительность простоя, сумму к оплате, шифр затрат и другие показатели.

Список лиц, работавших сверхурочно, оформляют на тех работников, которые привлекаются для сверхурочных работ. В нем указывают количество сверхурочно отработанных часов каждым работником, сумму доплаты и другие данные.

Дополнительные операции, не предусмотренные технологическим процессом, оформляют нарядом на сдельную работу с красной полосой по диагонали или же со штампом «Дополнительные операции». На исправление допущенного брака по вине рабочего выписывают наряд с проставлением штампа «Исправление брака».

Первичные документы по учету выручки от реализации товаров (товарооборота) — учет фактической выработки торговых работников ведут по каждому объекту (магазину, бригаде или работнику) на основании ПД в регистрах бухгалтерского учета — журналах-ордерах и ведомостях (или в машинограммах) — по кредиту счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности». При установлении сдельных расценок за реализацию отдельных товаров, сдачу стеклотары сведения о выработке получают оперативным путем на основании первичных документов по движению этих товаров (ТТН и др.).

Наряды-заказы на выпуск готовой продукции (полуфабрикатов) — для учета выработки работников кондитерских цехов, цехов полуфабрикатов. И др.

Бухгалтерские справки — составляются с целью обобщения сведений о выработке торговых работников, работников организаций общественного питания. В них указывают плановый и основной объем товарооборота, процент выполнения плана товарооборота и другие показатели выработки, для которых установлены сдельные расценки.

Все оформленные первичные документы по учету рабочего времени, выработки, по начислению заработной платы к установленному сроку представляются в бухгалтерию, где они проверяются (устанавливается полнота заполнения реквизитов документов, наличие подписей всех должностных лиц, которым поручено их оформление, правильность применения тарифных ставок, окладов, сдельных расценок, надбавок, доплат и т. п.).