Компьютерное программирование в ресторане

Цель автоматизации ресторана - осуществление контроля товародвижения. Товар в ресторане проходит несколько этапов, начиная с получения его от поставщиков и заканчивая подачей в качестве блюда клиенту. Для эффективной работы ресторана каждый из таких этапов нуждается в наблюдении и анализе, а также в продуманной организации схемы работы подразделений.

В настоящее время на рынке представлено несколько программ для предприятий питания, более или менее успешно выполняющих задачи по рационализации работы ресторана на каждом участке, и предлагающие различные системы организации бизнес-схемы управления рестораном. В качестве примера рассмотрим систему автоматизации ресторанного бизнеса, разработанную компанией «Рейд». Специалисты компании учли опыт работы по автоматизации ресторанов, и создали собственную версию комплексной системы, принимая во внимание все нюансы, возникающие при использовании подобных программ, и реальные пожелания хозяев по организации работы заведения. Одной из отличительных особенностей системы является высокая масштабируемость, позволяющая с равным успехом поддерживать работу как небольшого кафе, так и большого концептуального ресторана со многими залами или сеть ресторанов.

В системах ресторанного бизнеса принято выделять две части: управление залом («Сервис») и управление складом («Учет»). Отметим, что подобное разделение для современных программных комплексов, реализующих идею корпоративной информационной системы (КИС), выглядит условно.

Основные принципы работы части «Сервис», предназначенной для четкой организации взаимодействия подразделений, обслуживающих клиента (зал, кухня, бар, буфет и т. п.), можно проиллюстрировать следующей схемой.

• 1. Прием заказа у клиента.
• 2. Создание заказа в системе.
• 3. Заказ приготовления блюд в горячем, холодном цехе, в баре.
• 4. Отметка готовности блюд и передача их официанту.
• 5. Закрытие заказа (отправка на кассу).
• 6. Передача счета клиенту, получение денег.

Такая система помимо очевидного упорядочения работы персонала способствует:

• — экономии времени за счет автоматизации обмена данными между подразделениями;
• — сводится к минимуму вероятность ошибок в работе персонала (например, заказ блюд, отсутствующих на кухне, путаница при обмене блюдами между кухней и залом и т. д.);
• — становится возможным жестко контролировать работу подразделений с помощью данных, предоставляемых в отчетах: марочного (отчета выхода блюд из кухни), отчета по продажам, отчета по выручке, отчета по всем действиям пользователей системы, аналитические отчеты по лучшим (худшим) продавцам, блюдам, столам;
• — программа дает возможность оперативной подготовки и быстрой замены электронного меню (например, замена дневного меню на вечернее);
• — интегрированная дисконтно - кредитная система позволяет ввести гибкую систему скидок с поддержкой для каждого клиента индивидуального бюджета;
• — легко организуются специальные виды обслуживания (предоплата, бизнес-ланч, банкет и т. д.).

Система настраивается на желания пользователя как конструктор и позволяет не только построить жесткие схемы последовательности действий работников ресторана, но и оперативно менять их в соответствии с требованиями руководства.

Вторая сторона комплекса управления — программа учета товародвижения на складе. Для четкого понимания успешности работы необходимо отслеживать не только прибыль, но и убытки. Программа предназначена для организации работы внутренних подразделений и позволяет проследить следующие действия.

• 1. Весь путь движения товара от прихода на склад до продажи клиенту готового блюда, через все стадии. Информация о продаже автоматически поступает с интеллектуальной кассы.
• 2. Состояние любого подразделения (склада, горячего цеха и т. п.). Какое количество товаров, и в каком виде находится на складе.
• 3. Вовремя информировать о необходимости пополнять запас товаров и многое другое.

Такая система позволяет в любой момент иметь подробную информацию о наличии в любом из подразделений того или иного товара или блюда (включая полуфабрикаты).

Рис. 2. — Управление складом («Учет»)

Грамотное использование системы позволит наладить организацию труда таким образом, чтобы избежать множества просчетов и ошибок при ведении заказов товаров, узнать о наличии товара на складе на основании сообщений компьютера, исключить ошибки в ценах и ассортиментном перечне, комплексно подойти к анализу закупок и привести анализ работы предприятия на основании сводных отчетов и других данных в наглядной форме. Такая система служит хранилищем данных, на основании которых руководитель может четко понять в каком состоянии у него каждая точка учета и почему.

Существует немало интересных программных и технических средств, каждое из которых является дополнением к комплексной системе контроля и учета. Например, электронные весы, передающие в компьютер информацию о каждом взвешивании (можно использовать при взвешивании дорогостоящих продуктов). Отдельного подробного разговора заслуживают системы контроля и дозирования пролива крепких алкогольных напитков и пива (с возможностями калибровки, передачей данных на компьютер в реальном времени и т. д.), а также кофейные аппараты, подключаемые к системе таким образом, что компьютер разрешает разлив после оформления заказа.

Необходимо заметить, что собираясь использовать у себя в ресторане комплексную систему автоматизации, нужно четко представлять, что внедрение подобной системы подразумевает не только технические, но и организационные мероприятия, связанные с изменением сложившегося стиля работы персонала и может потребовать дополнительных усилий.

Компьютерные системы в ресторане можно использовать для следующих целей:

• 1. Учета продаж готовых блюд («кассовая программа»), контроля действий персонала («программа менеджера»).
• 2. Калькуляции блюд, расчет остатков на складах ресторана («программа «Калькуляция и склад»).
• 3. Бухгалтерии («бухгалтерская программа»).
• 4. Планирования закупок, контроль отклонений («программа управления рестораном»).
• 5. Видеонаблюдения, охраны («система безопасности»).
• 6. Безопасного и надежного хранения данных («программа ограничения доступа»).
• 7. Управления световыми и иными электрическими приборами («генератор световых сцен»).

Компьютерные системы производства различных фирм выполняют практически одинаковые функции. Рассмотрим работу систем подробнее.

1. Учет продаж готовых блюд («кассовая программа»), контроль действий персонала («программа менеджера»).

Работа на кассовой программе для ресторана обычно выглядит так.

Официант на кассовом терминале формирует заказ для клиента, вводит через клавиатуру или сенсорный экран заказанные блюда. На кухонных принтерах (например, в горячем цехе и в баре) автоматически печатается чек заказа с указанием столика заказа, официанта, который сделал заказ блюд. По этому чеку официант получает блюда из цеха и из бара. Марочник в цехе и бармен в баре проверяют отпуск блюд. Таким образом, ограничивается недокументированное получение блюд и одновременно увеличивается скорость обслуживания.

Одновременно на одном терминале работают до 8 официантов, и обслуживают они сотни столов.

Для расчета с клиентом официант печатает счет. Если у клиента имеется дисконтная или расчетная карта, официант регистрирует ее, клиенту автоматически даются скидки. Кассир принимает деньги у официанта и выдает фискальный чек.

Менеджер ресторана имеет возможность наблюдать все заказы. Обычно только менеджер подтверждает отказы, возвраты, переносы блюд между столами, продажу по свободной цене, дает скидки.

Существуют модификации данной схемы работы — с мобильными терминалами (электронной записной книжкой) официанта, с кухонным дисплеем (вместо принтера) и т. д.

По отзывам владельцев ресторанов, установивших подобные системы, улучшение контроля за продажей блюд увеличило кассовую выручку на десятки процентов.

Но установка одной лишь кассовой программы не позволяет обеспечить полный контроль за работой кухни. Для этого требуется организовать количественный учет на кухне.

2. Программа «Калькуляция и склад» обеспечивает ведение продуктовых складов и учет расходов на производстве.

Все проданные через кассу товары автоматически раскладываются на составляющие их ингредиенты, которые списываются со складов бара и производственных цехов. Таким образом, сравнением реальных и расчетных количественных остатков можно обнаружить пути утечки продукции предприятия. Кроме этого, становится видна реальная доходность ресторана.

• 3. Бухгалтерская программа в ресторане обычно используется та, на которой уже умеет работать главный бухгалтер. Часто программа бухгалтерии даже не связана с программой «Калькуляция и склад» в связи с малым объемом передаваемых между ними данных.
• 4. Дополнительная программа планирования закупок («Программа управ-ления рестораном») обычно вводится на уже давно работающем объекте для уменьшения требуемых оборотных средств. Программа позволяет производить планирование закупок для поддержания минимальных запасов, анализировать данные о работе ресторана для принятия решений об установке оптимального уровня цен.
• 5. Видеонаблюдение, охрана («Система безопасности»). Современная компьютерная техника позволяет сделать то, что недоступно традиционным системам безопасности. Компьютерная система безопасности может вести запись фотографий всех входящих (выходящих), регистрировать приход на работу персонала, пропускать в подсобные помещения только допущенных лиц, наблюдать за работой персонала с экрана компьютера, подсоединившегося по телефону или по компьютерной сети, регистрировать телефонные звонки, выполнять функции охранной сигнализации с управлением по телефону.
• 6. Безопасное и надежное хранение данных («Программа ограничения доступа»).

Для защиты конфиденциальной информации используются специальные программы, не разрешающие доступ к данным посторонним лицам.

7. Управление световыми и иными электрическими приборами («Генератор световых сцен»).

Правильно подобранные световые эффекты на дискотеке, в зале ресторана, на сцене улучшают восприятие шоу-программ и создают качественный имидж ресторана. Генератор световых сцен позволяет записать все световые, звуковые и иные эффекты один раз, а затем управлять ими одним нажатием клавиши компьютера.

В зависимости от ваших требований можно использовать все или только часть систем.