Сущность, состав и классификация расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации.

Выдача денег под отчет на хозяйственные расходы, а также на расходы связанные со служебными командировками производится в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь. Подотчетное лицо — работник организации, который согласно внутренним организационно-распорядительным документам имеет право получать целевые авансы, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Рассмотрим несколько вариантов определения понятия подотчетных лиц (таблица 1.2).

Таблица 1.2 — Подходы к определению сущности понятий «Подотчетные лица».

Примечание: собственная разработка на основе изучения специальной экономической литературы Подотчетному лицу могут выдать средства на покупку билетов для проезда в командировку, на приобретение канцтоваров или на множество других нужд. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам [9, с. 3].

Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные и операционные расходы [8, с. 135].

Выдача средств в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Наличные денежные средства выдаются под отчет на следующие цели:

• 1) служебные командировки;
• 2) хозяйственно-операционные расходы.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. В ходе проверки осуществляется контроль документального оформления командировочных расходов на всех ее этапах [8, с. 135].

Командировочные расходы включают:

• — расходы на проезд до места назначения и обратно;
• — расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
• — расходы на провоз багажа;
• — расходы по найму жилого помещения;
• — расходы по оплате услуг связи;
• — расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз;
• — расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
• — суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм;
• — сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Хозяйственно-операционные расходы в свою очередь включают:

• — ОС и МПЗ;
• — канцелярские расходы;
• — почтовые расходы;
• — проездные документы и т. д.

Ответственность за правильность расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер, который осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью расходов по командировке, достоверностью оправдательных документов по командировке, своевременностью составления авансовых отчетов и возвратом неизрасходованных сумм аванса.

К расчетам с персоналом по прочим операциям относятся расчеты с работниками по предоставленным им займам, расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака и по возмещению других видов ущерба и т. д.

Расчеты с персоналом по прочим операциям включают:

• — расчеты по предоставленным займам;
• — расчеты по возмещению материального ущерба;
• — прочие расчеты с персоналом и др.

В. А. Пипко [15, с. 55] отмечает, что бухгалтерский учет с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов по подотчетным суммам, осуществляется на активно-пассивном счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К таким расходам относятся:

• — расчеты по предоставленным работниками займам на приобретение или строительство жилья, садовых домиков, обзаведение хозяйством, на другие цели и нужды;
• — расчеты по взысканию с работников причиненного ими материального ущерба;
• — расчеты по продукции или товарам, приобретаемым работниками с рассрочкой платежа, в том числе и в случае покупки данных товаров у сторонних организаций, если предприятие полностью оплачивает их стоимость с последующим удержанием соответствующих сумм из заработной платы работника;
• — расчеты с работниками за выдаваемую форменную одежду.

Согласно трудовому законодательству работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб — реальное уменьшение наличного имущества или ухудшение состояния имущества (в т.ч. имущества третьих лиц), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. В случае если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, он обязан возмещать причиненный ущерб в полном размере.

Полная материальная ответственность в соответствии с законодательством возлагается на сотрудника в случаях:

• — когда на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
• — недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
• — умышленного причинения ущерба;
• — причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• — причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
• — причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
• — разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
• — причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Полная материальная ответственность может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером. Размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета. Ущерб может быть погашен путем: внесения денежных средств в кассу или на расчетный счет организации удержания из заработной платы по распоряжению руководителя исполнения судебных документов.

Согласно Гражданского кодекса Республики Беларусь выданная сотруднику ссуда признается договором займа, по которой займодавец передает заемщику в собственность денежные средства, а заемщик обязуется вернуть эту сумму и уплатить проценты за пользование ей.

В соответствии с действующим законодательством, сотрудник может обратиться в свою организацию с заявлением о предоставлении денежного займа для оплаты строительных материалов или подвода к новому дому инженерных коммуникаций — электросети, водоснабжения, или иных расходов, связанных со строительством. Займы, предоставленные сотрудникам оформляются соответствующим договором, существенным отличием которого от прочих договоров займа следует считать раздел, в котором оговариваются условия погашения задолженности в случае увольнения сотрудника. Нанесение ущерба организации оформляется актом комиссии уполномоченных представителей организации, в котором должна быть определена сумма ущерба и установлено виновное лицо.

Выдача займа производится из кассы организации или путем перечисления на расчетный счет сотрудника в банке. Погашение займа по согласованию работника и работодателя осуществляется одним из способов: путем удержания из заработной платы сотрудника; путем внесения наличных денег в кассу организации; путем перечисления денежных средств на расчетный счет организации.