Автоматизация учёта затрат и исчисления себестоимости выполненных работ автомобильным транспортом

Основные цели комплекса автоматизированного учета:

• — учет затрат и результатов деятельности по центрам ответственности (структурным подразделениям);
• — исчисление показателей, характеризующих нерациональное использование и потерю финансовых ресурсов;
• — учет затрат по видам и статьям в соответствии с общепринятой классификацией, а также в разрезе структурных подразделений;
• — обобщение данных синтетического учета расходов и финансовых результатов;
• — обеспечение правильного и своевременного отражения всех изменений, происходящих на счетах;
• — обработка и оформление необходимой бухгалтерской документации по движению средств на счетах;
• — сокращение затрат времени на обработку данных и др.

Информация по учету затрат содержится в различных по своей форме и содержанию документах и регистрах:

путевых листах;

отчетах материально-ответственных лиц;

ведомостях начислений амортизации основных средств;

ведомостях расчетов, отчислений в спецфонды и т. д.

В различных проектах автоматизация бухгалтерского учёта (далее АБУ), предусмотрен различный перечень выходных машинограмм, разнообразных по своему составу. Обязательным для всех видов проектов АБУ является следующий перечень выходных сообщений:

• — ведомость учета затрат по структурным подразделениям;
• — ведомость учета расходов по статьям затрат;
• — ведомость учета производственных расходов по статьям;
• — оборотная ведомость по счетам расходов и затрат;
• — автоматизация сводного синтетического учета и составление отчетности на предприятиях автотранспорта и т. д.

Для решения этих задач могут применять различные программные средства.

Наиболее приемлемым средством автоматизации учета расходов является в настоящее время программа 1С: Бухгалтерия. Эффективность использования этой программы состоит в том, что автоматизированный учет расходов организуется параллельно с решением других учетных задач, и обработка бухгалтерской информации производится по всему комплексу счетов с выходом на баланс.

На автобазе учет автоматизирован. Однако на предприятии нет комплексной автоматизации. Необходимо выбрать универсальное программное средство, которое бы позволяло вести комплексный автоматизированный учет на предприятии. Предпочтение отдается программе 1С: Бухгалтерия.

Программа 1С: Бухгалтерия (версия 7.7) работает под управлением операционной системы Windows и является универсальным инструментом, использование которого помогает бухгалтеру организовать не только простой, но и сложный учет по различным разделам.

Особенностью программы 1С: Бухгалтерия является ее универсальность, т. е. полная независимость от разработчика и способность работать при любых изменениях законодательства.

Универсальность программы достигается еще и тем, что вся информация в ней представляется и обрабатывается одинаково. Например, список объектов аналитического учета можно привязать к любому счету или субсчету. Ввод информации, т. е. привязка суммы проводки к объекту аналитики всегда будет осуществляться одинаковым образом, но интерпретация экономического смысла носимой информации зависит от бухгалтера. Бухгалтер предприятия по своему усмотрению может использовать программу 1С: Бухгалтерия совместно с электронными таблицами для анализа итогов и построения диаграмм.

Запуск программы осуществляется из меню «Пуск», раздела «Программы». Выбирается папка «1С: Предприятие», в которой имеются несколько режимов работы. Пользователь по своему усмотрению может начать работу в любом из них либо задать новый режим.

Комплект поставки программы включает предварительную настройку различных режимов работы для того, чтобы облегчить освоение программы. Стандартная настройка программы включает в себя план счетов Российской Федерации, содержит образцы типовых операций, документов и расчетов, произвольных форм, форм первичных документов, выходных машинограмм и комплект документов для налоговой инспекции.

В качестве ввода исходной информации в данной программе используются: журнал документов; журнал операций; журнал проводок.

Любая хозяйственная операция, внесенная через какой-либо из журналов, автоматически отражается в двух других журналах в том периоде, в котором она была внесена. То есть программа настроена таким образом, что операции вносятся бухгалтером один раз любым способом, но могут быть просмотрены в любом из режимов работы. Журнал документов позволяет формировать на экране и выводить на печать формы различных первичных документов, например накладную, доверенность. Причем сумма проводки по каждому сформированному первичному документу может быть записана в данном журнале.

В журнале операций и журнале проводок все хозяйственные операции отражаются в виде бухгалтерских проводок без формирования первичного документа. При вводе операций делается только ссылка на дату и номер первичных документов. Каждая проводка, внесенная бухгалтером, автоматически принимает участие в формировании различных видов отчетов.

Для всех журналов устанавливается интервал видимости операций, также возможен отбор операций по какому-либо значению (признаку), например, группировка операций по номеру счета (по дебету или кредиту), по дате и т. д. это позволяет осуществлять быстрее проверку внесенных операций, избежать ошибок, повторного ввода (дублирования) операций, ускорить время обработки данных.

Важной характеристикой программы 1С: Бухгалтерия является то, что пользователю предоставляется возможность настроить программу на ведение аналитического учета на конкретном предприятии, т. е. практическая работа пользователя сводится к определению, каким образом будут детализированы данные на том или ином счете. Также пользователь может наладить ведение количественно-суммового учета средствами программы 1С: Бухгалтерия по тем счетам (объектам), по которым на данном предприятии в соответствии с учетной политикой предприятия должен вестись количественно-суммовой учет.

В программе 1С: Бухгалтерия для оформления документов, их ввода используются значения показателей, которые не являются учетными данными (например, наименование предприятия, № расчетного счета в банке, МФО банка, ФИО руководителя предприятия и главного бухгалтера и т. д.).

В случае списания расходов на управление важно правильно выбрать метод распределения косвенных расходов. Значение, используемое для автоподстановки («по умолчанию»), может быть задано в системе с помощью константы «Вид распределения общепроизводственных расходов». Это значение можно уточнить непосредственно при проведении распределения.

Следует выполнить команду: «Документы» > «Распределение затрат, закрытие месяца» > «Закрытие счёта 23». Экранная форма и работа документа зависит от выбранного счёта и метода распределения. В случае наличия нескольких видов производства (структурных подразделений), для которых предусмотрены различные методы списания затрат, придётся составлять несколько документовотдельный на каждый метод списания.

Для рассматриваемого КСУП «Брилёво» установлен метод списания общепроизводственных затрат пропорционально израсходованным материальным ценностям. При этом в системе автоматически анализируются обороты счёта 20 по элементу «Расход материалов» субконто «Элементы затрат» по каждому виду деятельности. Если по некоторым видам деятельности в отчётном периоде не были использованы материалы, то, соответственно, косвенные расходы на них автоматически не распределяются. При необходимости можно вручную выбрать нужные виды деятельности и поставить процент распределения.

При выборе в поле «Счёт» значения 23 документ принимает название «Закрытие вспомогательного производства» и при проведении формирует записи по кредиту счёта 23.

Табличная часть документа формируется с помощью кнопки «Заполнить».

В случае распределения затрат вспомогательных производств, используются индивидуальные методы распределения (расходы на содержание и эксплуатацию грузового автотранспорта списываются на соответствующие объекты учёта пропорционально отработанным машино — дням). Такие виды распределения рассчитываются в системе следующим образом: в документах устанавливается из списка метод «По приказу». В шапке документа задаётся соотношение затрат, относимое на производство и услуги. По кнопке формируются записи по видам деятельности в табличной части документа. Затем по каждому виду деятельности в столбце «Производство», «% или Услуги»,% вручную устанавливается доля затрат, собранных на счёте 23 и относимых на данный вид деятельности счёта 20 на затраты по выпуску данного вида продукции или оказания услуг. Итоговая сумма установленных процентов указывается справочно в нижней строке экрана и должна быть в точности равна 100%.